Der Mandanteninfobrief: unklare Belege geschickt abklären!

Zeitersparnis und Komfort mit dem hmd.infobrief

Ungeklärte Buchungsbelege, die erst noch mit dem Mandanten oder Unternehmen abgeklärt werden müssen, bevor der Beleg in der Buchhaltung komplett verbucht werden kann, kommen immer wieder vor. Fragen zu Buchhaltungsthemen wie „angeschaffte Wirtschaftsgüter“, „Private Ausgaben“, „fehlende Belege“, „Zuordnung der Kostenstelle“ usw. können nur zwischen dem Mandanten und dem Sachbearbeiter direkt geklärt werden.

Ist nun der Ansprechpartner beim Mandanten nicht erreichbar, beginnen die Mitarbeiter in den Steuerkanzleien, Buchhaltungsservices, etc. ihr eigenes Aufzeichnungssystem zu erstellen. Angefangen von gelben Zetteln am Bildschirm, eigenen Exceltabellen oder das Konto „durchlaufende Posten“ werden für diese Zwecke verwandt. Diese Art der Bearbeitung erfordert bei der später erhaltenen Information zur Buchung immer sehr viel manuelle Arbeit. Kommt die Information Wochen oder Monate später, muss der Buchungsvorfall komplett neu aufgerollt werden. Dies kostet unnötig viel Zeit und Ärger. Ist auch noch die Umsatzsteuer oder das Anlagevermögen mit im Spiel, müssen diese Punkte erst wieder neu abgestimmt werden. 

Kann das die Basis für eine hochwertige Finanzbuchhaltung sein?

Natürlich nicht, hierfür gibt es unsere Softwarelösung hmd.infobrief. Mal ganz abgesehen davon, wie viel Zeit verloren geht, während Ihre Mitarbeiter ständig versuchen, Ihre Mandanten wegen unklarer Belege zu erreichen.

Der Mandanteninfobrief schafft Abhilfe, und zwar auf verblüffend einfache Art und Weise. Wenn der Steuerberater oder Sachbearbieter in der Steuerkanzlei eine Erfassung verbucht, zu der noch Rückfragen bestehen, setzt er einfach das Zeichen „#” an den Beginn des Erfassungstextes. Dieses Zeichen lesen wir aus und erstellen automatisch eine Auflistung aller betroffenen Auswertungen. Im zweiten Schritt können Sie dann alle ungeklärten Erfassungen auswerten und dem Mandanten in Form von Brief, Fax, hmd.dts usw. digital zur Verfügung stellen.

In frei definierbaren Vorlagen, für Ihr Anschreiben und die zweite Seite mit den unklaren Erfassungen, bekommt der Mandant alle Information zur Nachfrage des Beleges. Datum, Konto, Gegenkonto sowie Fragen zum Beleg versetzen den Mandanten in die Lage, eine Antwort direkt auf den Brief zu verfassen und diesen zurückzuschicken.

Kommen die Informationen in die Steuerkanzlei zurück, wird die Erfassung entsprechend korrigiert, die Markierung "#" aus dem Text entfernt und korrekt verbucht.

Mit der automatischen Rücklaufüberwachung werden Papieraufzeichungen überflüssig

Durch den Postein- und Postausgang und der darin enthaltenen Rücklaufüberwachung für Termine und Belege lassen sich alle Vorgänge und Erinnerungen direkt überwachen und verarbeiten. Damit ist die Papieraufzeichnung mit gelben Zetteln oder Exceltabellen nicht mehr nötig und ein weiterer Schritt Ihrer Steuerkanzlei oder Ihres Buchhaltungsbüros in Richtung Digitalisierung ist eingeläutet.

Mit dem hmd.infobrief können

• sämtliche Erfassungen mit der Raute „#“ als ungeklärt gekennzeichnet werden.
• Briefvorlagen für Anschreiben/ungeklärte Erfassung individuell angepasst werden.
• Mandanten digital informiert werden.
• ungeklärte Buchungen nach Erhalt der Informationen korrigiert werden.
• Buchungen im Korrekturverlauf laut GoBD nachverfolgt werden.
• Sie das Postbuch zur Kontrolle und Sicherheit des Informationseingangs herangezogen werden.
• Sie einen bestimmten Zeitraum für die Auswertung auswählen.
• Sie wirtschaftsjahresübergreifend auf die ungeklärten Erfassungen zugreifen.

Vorteile mit dem hmd.infobrief

• Benutzung von gelben Zetteln oder Excel-Tabellen entfällt
• Informationen auch von Heimarbeitern und Außenstellen nutzbar
• Die Informationen zum Buchungsatz zeitraumsbezogen zu verwalten
• Schriftarten, Farben und vorlagen Kanzleiindividuell zu gestalten
• Stoppfelder und individuelle Funktionen hervorzuheben
• Informationen und Kommentare verwalten
• Auswahl der Buchungssätze für den Mandanteninfobrief
• keine Verbuchung unklarer Vorgänge auf Sonderkonten oder durchlaufende Posten
• Nachverfolgung der Belege durch das hmd.postbuch
• Erinnerung und Anzeige in der hmd.rücklaufüberwachung
• Suche der Dokumente über hmd.search, die Volltextsuche

Produktinfo hmd.infobrief »