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Importtool

Das vollautomatische Importtool

Importdaten spielend einlesen.

Das vollautomatische Importtool

Datenbestände spielend leicht einlesen

Effizienz und Sicherheit spielen in der täglichen Bearbeitung von Belegen und Buchhaltungen eine große Rolle. Mit dem hmd.importtool sind alle Mitarbeiter der Steuerkanzlei in der Lage, Datenbestände des Mandanten automatisch in die Buchhaltung einzulesen.

Die zunehmende Automatisierung und Digitalisierung soll den Steuerkanzleien und Unternehmen den Weg für den Datenaustausch auf allen Ebenen vereinfachen. Heute ist dieser Weg immer noch sehr aufwändig, vor allem für den Sachbearbeiter beim Steuerberater, der die meisten Dateien von seinem Mandanten per E-Mail bekommt.

Sehen wir uns diesen Fall doch einmal etwas genauer an, bzw. die Prozessschritte die hier erst vom Mandanten und dann vom Sachbearbeiter korrekt ausgeführt werden müssen. Zuerst erstellt der Mandant die entsprechende Schnittstellendatei und speichert die Datei lokal auf seinem System. Dann versendet der Mandant die Datei, als Anhang per Mail, an den zuständigen Sachbearbeiter in der Steuerkanzlei. So weit so gut.

Folgende Fragen stellen sich beim beim Versand von Belegbildern oder Dateien per Email vom Mandanten:

  1. Hat der Mandant in der Email die korrekten Importdateien eingefügt?
    Hier werden meisten die faschen Dateien oder Belegbilder angehängt, was zu Unvollständigkeiten oder permanenten Nachfragen führt.
  2. Kann der Anhang wg. der Größe, überhaupt per Email verschickt werden?
    Die Email kommt in der Steuerkanzlei beim Sachbearbeiter nicht an. Das kommt immer wieder vor. In aller Regel ist der Dateianhang zu groß und wird vom Provider abgelehnt.
  3. Kommt die Email beim Sachbearbeiter überhaupt an (Sicherheit, Firewall, Mailanhänge usw.)?
    Die Suche nach Emails ist sehr aufwändig und zeitintensiv und sollte im Transfer von Dateien oder Belegbildern vermieden werden.
  4. Können hier überhaupt Dokumente und/oder Belegbilder mit übertragen werden?
    Der Aufwand Dokumente oder Belegbilder incl. Importdateien per Email zu versenden und dann wieder vom Sachbearbeiter in der Steuerkanzlei sauber für den Import zu trennen ist unsicher und aufwändig.

Nehmen wir einmal an, die Datei kommt trotz der Hürden bis zum Server der Steuerkanzlei, bzw. die E-Mail wird vom Provider oder dem lokalen Mailsystem abgerufen und der Sachbearbeiter erhält die Datei in seinem E-Mail Client. Dann sind folgende Schritte nötig: Die Anhänge müssen wieder lokal zwischengespeichert werden, ZIP-Dateien entpackt, die Ergebnisse zwischengespeichert und sich (hoffentlich) der Pfad wo das alles liegt, gemerkt werden. Ein unsäglicher Prozess, der vor lauter Problemen und Fehlern einfach nur so darum bittet, etwas falsch zu machen.

Jetzt muss der Sachbearbeiter auch noch das Programm in der Steuerkanzlei starten, hoffentlich den richtigen Importpfad und die richtigen Dateien und Belege auswählen und importieren. Und das alles heute. Die EDV sollte die Prozesse vereinfachen und helfen und nicht so kompliziert machen. Von der Sicherheit einmal ganz abgesehen. Denn die besteht in diesem Prozess, dem Versand der Daten per Email überhaupt nicht. Gespannt sein darf man auch, ob der Ablauf im Rahmen der Darstellung in der Verfahrensdokumentation überhaupt zulässig ist.

Folgende Fragen stellen sich beim Import/Entpacken von Belegbildern oder Dateien per Email vom Mandanten:

 

  1. Kommt der Email-Anhang überhaupt beim Sachbearbeiter direkt korrekt an?
    Ist die Sicherheit in der Steuerkanzlei so eingestellt, dass alle Anhänge, Formate und Belegbilder vom Mandanten korrekt und ohne Einschränkungen ankommen. Hier entstehen absolute Sicherheitslücken.
  2. Was passiert mit den Emails vom Mandanten, wenn der Empfänger nicht da ist?
    Urlaub, Krankheit, usw. behindern immer wieder die zeitnahe Verarbeitung der Dateien, Belegbildern, usw. vom Mandanten. Eine zentrale Verwaltung ohne Emal vom Mandanten in der Steuerkanzlei ist hier deutlich sicherer und einfacher.
  3. Ist das ZIP Format korrekt, um es beim Sachbearbeiter zu öffnen?
    Sind alle ZIP Formate bekannt, die vom Mandanten verwendet werden. Auch die Kennwörter für ZIP Dateien müssen aufwändig gespeichert werden.
  4. Werden Emailanhänge auf dem lokalen PC des Sachbearbeiters gespeichert?
    Dies ist nicht anders machbar und führt zu einem hohen Sicherheitsrisiko bzw. Medienbruch und zur unsicheren manuellen Verarbeitung von Belegbildern oder Importdateien.
  5. Was passiert mit gefälschten Email Anhänge oder Viren und Trojaner?
    In aller Regel werden die Anhänge oder Emails gelöscht. Hat der Mandant oder Sachbearbeiter in der Steuerkanzlei Kenntnis darüber und ist der Prozess bekannt, was zu tun ist. Es fehlen Buchungsbelege oder Daten für die Finanzbuchhaltung.
  6. Kennt der Sachbearbeiter in der Steuerkanzlei die vielen technische Prozesse?
    Dateianhänge oder Belegbilder aus Emails für den Import vorzubereiten erfordert viele technische Kenntnisse, ist unsicher und zeitaufwändig, bis die Daten endlich in der Finanzbuchhaltung angekommen sind. Vom Medienbruch ganz abgesehen.
  7. Sind Ihnen in der Steuerkanzlei die Medienbrüche bekannt?
    Sie sollten alle möglichen Prozesse und Abläufe kennen, die zu Medienbrüchen beim Import von Dateien oder Belegbildern führen. Dies müssen dokumentiert werden. Am Besten werden alle Emails und Anhänge in einem DMS archiviert und mit der Finanzbuchhaltung bzw. der Buchungserfassung verbunden.
  8. Ist Ihnen die GoBD für diese Medienbrüche geläufig?
    Sie die Maßnahmen und Prozesse so in der Steuerkanzlei aufgenommen, dass die Dokumentation der GoBD entspricht und im Falle einer Betriebsprüfung alles nachvollzogen weden kann. Hier ist eine Verfahrensdokumentation mit Smartdocu der richtige Weg.

Sie glauben, das muss so sein. hmd Kunden haben dafür jedoch das hmd.importtool und kommunizieren so mit Ihren Mandanten komplett verschlüsselt und ohne E-Mail über das hmd.portal bzw. das hmd.netarchiv der Steuerkanzlei. Ein unschätzbarer Vorteil, sowohl in punkto Sicherheit, Transparenz, Bedienung und Effizienz. Und vor allem wieder ein Punkt, bei dem die Mandantenbindung eine Rolle spielt. E-Mail nutzen wir nur, um den Sachbearbeiter bzw. die Steuerkanzlei zu informieren, selbstverständlich ohne wichtige Daten.

Mit dem hmd.importtool werden aus festgelegten und hinterlegten Verzeichnissen aus der lokalen EDV oder Cloud-Speichern die Daten direkt in die Anwendung importiert. Der Sachbearbeiter, der den Mandant öffnet, wird sofort informiert, dass Datenbestände zum Import bereitstehen und kann diese auf Knopfdruck importieren. Das System erkennt das Format der Datei oder der Belege und stellt diese sofort bereit. Sehr viel einfacher und effektiver kann es nicht sein. Kein Speichern von Dateien in Verzeichnissen, kein Auswählen der falschen Importdateien usw. Alles wird auch GoBD sicher im integrierten Dokumentenmanagementsystem von hmd gespeichert und vor allem dokumentiert.

Mit dem hmd.importtool können

  • bereitgestellte Importdateien automatisch in die Mandantenbuchhaltung importiert werden.
  • Lohnbuchungsjournale, die z. B. aus dem edlohn, DATEV-Lohn, SBS-Lohn usw. bereitgestellt werden, automatisch  importiert werden.
  • DATEV-Format V 1.4 oder FBASC.HIA-Dateien, die vom Mandanten übertragen werden, automatisch in die Buchhaltung importiert werden.
  • FBASC.HIA-Stammdatendateien aus einem Warenwirtschaftssystem des Mandanten eingelesen werden.

Vorteile mit dem hmd.importtool

  • Ihr Zeitaufwand für den manuellen Import wird reduziert
  • das Tool erhöht die Sicherheit, keine falschen Dateien zu importieren
  • es fallen die Kopierarbeiten der Importdateien für den Benutzer weg
  • für den Import können keine Dateien mehr vergessen werden
  • erleichterte Bedienung für die Verwaltung von Importdateien
  • zentrale Steuerung der Importverzeichnisse
  • keine doppelten Importdaten mehr

Produktinfo hmd.importtool »

Die Module der hmd.fibu: