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Einen Geschäftsprozess in der digitalten Buchhaltung in einer Steuerkanzlei für die Mandanten zu automatisieren geht an vielen Stellen erst, wenn auch die Digitalisierung der Finanbuchhaltung konsequent und schnell umgesetzt worden ist. Digitales Belegbuchen, Import von Fremdaten für den Rechnungsausgang und Rechnungseingang, Verbuchen digitaler Kontoumsätze, u.v.m. in der Finanzbuchhaltung beim Steuerberater, in der kleinen oder großen Steuerkanzlei wird die digitale Buchhaltung erleichtern und eine große Zeitersparnis bringen.
Schnell, flexibel und adhoc die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen in ECHTZEIT vorantreiben.
Papierbelege oder Papierrechnungen lassen sich immer besser digitalisieren. Über viele Wege kommen heute Belegbilder in der Finanzbuchhaltung an. Belegbilder scannen, Belegbilder über Portale direkt abrufen - wie mit GetMyInvoices, PDF als ZUGFeRD Dateien oder XML Inhalte sind heute Standard. Dazu noch digitale Kassenbücher und Kontoauszugsdateien der Banken komplettieren die Menge an digitalen Informationen für die Finanzbuchhaltung.
In der heutigen schnelllebigen Zeit, muss eine digitale Buchhaltung von der Steuerkanzlei adhoc und schnell erstellt werden können. Digitale Steuererklärungen und digitale Auswertungen, Online bereitgestellt sind genau das Ziel, was sich Mandanten heute wünschen. Dies geht aber nur, wenn auch der Mandant seine Unterlagen zur digitalen Finanzbuchhaltung ebenso zeitnah, digital und sicher bereitstellt.
Die Digitalisierung ist Fortschritt, Zukunftsicherung und Erfolg in einem Atemzug. Wir möchten nur darauf hinweisen, dass die Umsetzung der Digitalisierung der gesamten Steuerkanzlei im Vorfeld ein sehr wichtiger Schritt ist. Hier finden Sie mehr Informationen.
Je nach Stand der digitalen Finanzbuchhaltung des Mandanten und natürlich der Stand in der Steuerkanzlei, kann eine schrittweise Vorgehensweise sehr sinnvoll sein. Prüfen Sie zuerst die heutigen manuellen Prozesse und binden dann digitale Kontoauszüge, digitale Belegbilder, den Import des Rechnungsausganges und die digitale Prüfung des Rechnungseingangs ein.
Unterstützend sollten die Vorschriften der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) konforme Verarbeitung vom 01.01.2015 geprüft sein. Ebenso ein integriertes Dokumentenmanagment zur digitalen Ablage der Belegbilder.
Integrierte Systeme und Programmlösungen, besonders das Dokumentenmanagement incl. Volltextindex, helfen die Digitalisierung der Finanzbuchhaltung in ECHTZEIT umzusetzen und alle Vorteile daraus zu nutzen.
Welche digitalen Nutzdaten vom Mandanten bereitgestellt und welche Daten und Auswertungen dem Mandanten digital in der Cloud zur Verfügung gestellt werden, ist sehr individuell zu behandeln. Berufsgruppen, Branchen, Franchise oder Unternehmesgruppen bzw. Unternehmensverwaltungen sind sicher zu vereinheitlichen, da meistens die digitalen Datenquellen und Datenziele identisch sind. Wir haben hier die meist genutzen digitalen Nutzdaten aufgezählt.
Die Beschaffung, Bereitstellung, der sichere Transport und die Ausgabe von digitalen Datenbestände von Mandanten, Softwarelösungen, Kassensystemen, Rechenzentren, Globalen Dienstleistern, Zahlungssystemen, u.v.m. sind mit Abstand die größte Aufgabe im Bereich der Digitalisierung der Finanzbuchhaltung oder des gesamten Rechnungswesens für eine Verarbeitung in ECHTZEIT.
Gespräche mit Mandanten, Kenntnisse der Softwarelösungen, Sicherer Transport der digitalen Daten über das Internet, Verarbeitung in der internen Softwarelösung, Freigabe der Datenbestände, Qualitätsprüfung und Bereitstellung der digitalen Datenbestände für Mandanten oder Dritte, wie Steuerprüfer, Finanzamt, Behörden, usw. stellen Steuerkanzleien in aller Regel vor große Problem, die aber gelöst werden müssen. Hier können eine digitale Fachkraft, ein CDO (Chief Digital Officer) oder technisch versierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sehr gut unterstützen und die Prozesse verkürzen.
Digitale Kontobewegungen und Kontoumsätze
Hinweis: Nicht vollständige Übersicht der Möglichkeiten, die aber die meist genutzten digitalen Daten darstellen.Zahlungsdienstleister Onlinehandel | Standardtextformat mit unterschiedlichen Inhalten
Onlinehandel und Dienstleister im Onlinehandel | Bereiten digitale Nutzdaten von Amazon und Co. auf
Automatische Verbuchung | Verbuchung mit oder ohne Freigabe durch den Benutzer je nach Relevanz und Qualität
Zahlungsdienstleister AMAZON, PayPal, usw. | Freigabeprozess durch einfache Freigabe in der Cloud durch Mandant
Schnittstellendaten digitaler Rechnungsausgang ERP- oder Fakturalösungen
Heute ist es aus fast jeder ERP- oder Fakturalösung möglich, eine brauchbare Schnittstellendatei, entXweder mit oder ohne Personenstammdaten bzw. mit oder ohne Belegbilder zu exportieren.
X-Rechnung | Alternativ und Nachfolge für das ZUGFeRD Format in XML Form
Softwarelösung Mandant API-Zugriff | Zugriff in Echtzeit aus ERP-Systeme die in der Cloud gehostet sind
Transport digitaler Nutzdaten aus Rechnungsausgang
E-Mail Anhang | Manuelles Speichern Anhang und manueller Import über Standardprogramm
USB Stick | Manuelles Speichern im Filesystem und manueller Import über Standardprogramm
File Transfer Internet | Manuelles Speichern im Filesystem und manueller Import über Standardprogramm
API-Funktionen | Interne Softwarefunktionen für den sicheren und schneller Datenaustausch in Echtzeit
Interne Softwarelösung | Automatischer Transfer und Import über Autoimportfunktion
Andere Importe | Text, ZUGFeRD, X-Rechnung über individuelle Importprogramme von hmd
Technische Schnittstellen für ERP- und FakturalösungenDigitale Nutzdaten API | Stammdaten, Rechnungsausgangsbuch, Belegbilder, Bereitstellung OPOS mit Cloudanbindung
Heute wird das Exportformat DATEV EXTF oder CSV-Format für die digitale Verarbeitung bzw. Verbuchung des Rechnungsausgangsbuches am meisten genutzt. Belegbilder und Stammdaten können je nach Anforderung als Option mit genutzt werden. Der Transport per Email, USB-Stick usw. unterbricht die digitale Kette und setzt manuelles Eingreifen voraus.
Schnittstellendaten digitale Rechnungseingangsprüfung - Workflow
Die Digitalisierung des Rechnungseinganges mit der dazu gehörigen Prüfung der Rechnung durch die Einkaufsabteilung kann über mehrere digitale Wege umgesetzt werden.
X-Rechnung | Digitale Standardschnittstelle für den Austausch von Rechnungsdaten in XML Format
Interne Cloud Lösung Workflow | Mandant arbeitet auf der Basis der digitalen Finanzbuchhaltung in Echtzeit
Direkter API Zugriff | Die digitalen Nutzdaten werden über eine Echtzeit API Schnittstelle ausgetauscht
Die Rechnungseingangsprüfung incl. Bezahlung sollte der Mandant selbst durchführen. Die digitalisierten Eingangsrechnungen prüfen, bezahlen und freigeben. Die direkte Echtzeit Schnittstelle mit Verbuchung in der Finanzbuchhaltung incl. der Belegbilder ist eine Pflichtfunktion.
Schnittstellendaten aus Kassenprogrammen oder Kassensysteme
Aus allen gängigen und aktuellen Kassenprogrammen oder Kassensystemen können heute digitale Nutzdaten exportiert werden. Der Import erfolgt über Standardschnittstellen in jede Softwarelösung.
TEXT | Jegliche Text oder ASCII Formate für den individuelle Import in hmd
Wer liefert mir die digitalen Nutzdaten aus den Kassensystemen?
Lokale Softwarelösung Mandant | Alle Kassenlösungen Mandant die digitale Nutzdaten ausgeben
Cloud Softwarelösung Mandant | Alle Cloud Kassenlösungen Mandant die digitale Nutzdaten ausgeben
Lokale Kassensysteme | Alle Kassenlösungen Mandant die digitale Nutzdaten ausgeben
Interne Cloud Softwarelösung | Mandant arbeitet auf der Basis der digitalen Finanzbuchhaltung in Echtzeit
API Schnittstellen | Die digitalen Nutzdaten werden über eine API Schnittstelle ausgetauscht
Echtzeit Schnittstelle | Die digitalen Nutzdaten stehen der Finanzbuchhaltung in Echtzeit zur Verfügung
Interne Softwarelösung | Automatischer Transfer und Import über Autoimportfunktion
Das führen einen manuellen Kassenbuches muss ebenso abgeschafft werden, wie das manuelle Eingeben oder die Verbuchen der Kasse. Jedes Mandat mit einem gewissen Umfang an Kassenbuchungen muss digitalisiert werden.
Bereitstellung der digitalen Auswertungen für den Mandanten
Jeder Mandant sollte seine Auswertungen immer nur noch als digitale Auswertungen zur Verfügung bekommen. Egal bei welchem Umfang oder aus welchem Zeitraum. Egal ob Cloud, Webseite, Portal oder APP.
Andere Formate | Es dürfen auf alle keine manipulierbaren Formate darunter sein
Handy APP | Sichere Möglichkeit dem Mandanten digitale Auswertungen zur Verfügung zu stellen
Drittanbieter Portal und Cloud Speicherdienste | Eher nicht zu empfehlen, wenn dann nur mit Verschlüsselung der PDF
Bereitstellung von digitalen Schnittstellen für offene Posten - Rückschnittstelle OPOS
Die Bereitstellung der aktuellen offenen Posten aus der digitalen Finanzbuchhaltung ist bzw. wird für angeschlossene ERP-Systeme immer wichtiger. Damit können aus den Liefer- und Bestellsystemen sofort und aktuelle die Echten Salden und offenen Posten des Kunden visualsiert werden.
EXCEL | Jegliche strukturierte Excel Schnittstelle
Finanzbuchhaltung Echtzeit | Hier können die Werte permanent der ERP-Anwendung zur Verfügung gestellt werden
API - Schnittstelle | Direkte Echtzeit Anbindung der Cloud ERP-Lösung an eine Echtzeit Finanzbuchhaltung
Weitere schnelle und einfache Schritte bei der Digitalisierung und Automatisierung der Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen, die Sie perfekt mit Ihrem Mandanten abstimmen können, finden Sie hier bei unseren Mandantenlösungen.
Wir helfen Ihnen sofort mit dem Onboarding für Mandanten. Hier finden Sie einige Beispiele für Mandantenlösungen und voll integrierte Softwarelösung für Ihre Mandanten, aus jeder Branche und mit jedem Umfang.
Die adhoc und zeitnahe Digitalisierung der Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen ist einer der Unternehmensprozesse, vorallem in Steuerkanzleien, die umgesetzt werden muss. Wichtig dabei ist immer die gesamte Durchgängigkeit der eingesetzten Softwarelösung für digitale Steuerkanzleien der Zukunft. Sonst gehen Informationen verloren, die aber in der Folge oder Zukunft wichtig wären. Zum Beispiel bei einer späteren Betriebsprüfung, die in der Zukunft wahrscheinlich vom Betriebsprüfer nur digital durchgeführt wird. Fehlen hier digitale Informationen wie die Verfahrensdokumentation oder der Zugriff auf Dokumente und Belege, können sehr schnell Ungereimtheiten auftreten, die die Betriebsprüfung negativ belasten.
Details und mehr Hinweise dazu finden Sie beim Thema Digitalisierung und beim Digitalpaket.
Digitalisierung Belegtransfer in der Finanzbuchhaltung mit dem Mandanten?
Innerhalb der Softwarelösung für die digitale Finanzbuchhaltung finden wir sehr viele Verbindungen, bei denen digitale Dokumente automatisiert verarbeitet werden können. Angefangen von Schnittstellen und Belegen, die vom Mandanten an die Steuerkanzlei übertragen werden oder innerhalb des Unternehmens digital vorhanden sind.
Über die OCR Erkennung der digitalen Rechnungsbelege, inkl. des Vorschlages für einen zu übernehmenden Buchungsatz, sind gute Rationalisierungsergebnisse möglich. Oder aber einfach nur, dass Ihnen Ihr Mandant die Rechnungen digital zur Verfügung stellt und diese an die Finanzbuchhaltung angebunden werden. Mit der voll integrierten Lösung in der Finanzbuchhaltung ist ein erster Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung geschafft.
Die komplette Digitalisierung der Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen ist das Ziel. Alle digitalen Prozesse, sowohl die gesamte Echtzeitverarbeitung imRechnungswesen, aber auch die volle Digitalisierung der Finanzbuchhaltung bis zum Controlling sind gesetzt. Die Anbindung von digitalen Belegbildern, OCR-Erkennung, ERP-, BI-Anbindungen gehören bei uns auch zum digitalen Rechnungswesen. Diese Vorteile sind sofort sichtbar und unschlagbar. Ein Echtzeit Rechnungswesen mit der kompletten Digitalisierung ist Ihr Schritt in die richtige Richtung.
Sichergestellt muss einfach sein, dass die Belegbilder nicht per E-Mail transportiert werden. Dies ist zu unsicher und viel zu aufwändig, erst für den Mandanten und dann für den Mitarbeiter in der Steuerkanzlei. Der Aufwand, die Belege in einer kleinen oder großen Steuerkanzlei sind in beiden gleich. In einer großen Steuerkanzlei wahrscheinlich noch höher, da dort die Sicherheitseinstellung für das Internet und Email meistens größer eund eingeschränkter sind. Erst werden die Belege beim Mandanten gescannt, auf die lokalen Festplatte gespeichert, per ZIP gepackt und an den Empfänger der Steuerkanzlei verschickt. Der Sachbearbeiter in der Steuerkanzlei muss die Email hoffentlich abrufen können, speichern, den Anhang zwischenspeichern und die Belege aus dem ZIP Container wieder entpacken. Dann die entsprechende Softwarelösung öffnen und dieser Anwendung die Belege zuführen. Dafür müssen die Belege aber überhaupt erstmal in seinem Mailprogramm ankommen. Hoffentlich war der ZIP Container oder die Einzelbelegdateien nicht zu groß für den E-Mailversand.
Was für eine reine Verschwendung an Ressourcen von Zeit, Mensch und Maschine. Dabei gibt es doch Softwarelösungen, die genau diesen Prozess mit dem Mandanten perfekt abbilden und auch GoBD konform durchführen. Mit unserem hmd.aspclient ist dies genau so möglich. Hier kommen die Belege für die Finanzbuchhaltung direkt in der Fibuerfassung beim Sachbearbeiter an. Und er musste nicht einen Mausklick dafür tun.
Bei der Digitalisierung im Rechnungswesen in der Finanzbuchhaltung geht es aber nicht nur um die gescannten Belege, sondern auch um das ELSTER Verfahren für die Umsatzsteuervoranmeldung, das 1/11, das MOSS und OSS Verfahren, die elektronische Abfrage und Prüfung der UST-ID Nummer für Personenkonten, der Import von Schnittstellen, die digitale Bereitstellung von Auswertungen usw.
Unsere Digitalisierung und Automatisierung des Rechnungswesen für steuerberatende Berufe und deren Mandanten.
