Automatisierung Finanzbuchhaltung in ECHTZEIT
Automatisierung Prozesse
In einer digitalen und automatisierten Finanzbuchhaltung, spielt es keine Rolle, ob die Finanzbuchhaltung beim Steuerberater oder in Teilen im Unternehmen als Sebstbucher erstellt wird. Wichtig ist, dass die zu automatisierenden Abläufe sicher, schnell und GoBD konform vonstatten gehen. Dafür muss das Unternehmen die Zahlenbestände digital anliefern und auf Papier weitestgehend verzichten.
Adhoc und schnell - Automatisierung in digitalen Buchhaltung im Rechnungswesen in ECHTZEIT umsetzen.
Bestimmte Prozesse und Aufgaben zu automatisieren gibt es je nach Umfang und Bedarf viele. In unserem digitalen Finanzbuchhaltungprogramm können Importroutinen für Fremddaten, Kontodaten bzw. Kontobewegungen oder die automatisierte OCR-Erkennung und Verbuchung von Fibu-Belegen. Schnittstellendateien für den Rechnungseingang oder Rechnungsausgang oder die automatisierte Auswertungen von digitalen Auswertungen für die Bereitstellung in der Cloud für den Mandanten.
Inhaltsverzeichnis Automatisierung Finanzbuchhaltung in Steuerkanzleien
Schrittweise nachhaltige Automatisierung der Finanzbuchhaltung?
Einzelne Aufgaben und Prozesse schrittweise zu automatisieren, dies zu prüfen und zu optimieren kann durchaus sinnvoll sein. Die digitalen Finanzbuchhaltung wird damit den Gegebenheiten der Steuerkanzlei und des Mandanten angepasst.
Integration der digitalen Kontobewegungen der Bankkonten, Buchungsvorschläge, Automatische Verbuchung von Importschnittstellen vom Rechnungsausgang oder Kassenbüchern. Die Integration des Dokumentenmanagement ist Pflicht.
Automatisierung heißt auch, digitale Kontoauszüge, Bankbelege, Stammdaten, Debitoren, Kreditoren sowie Belege usw. zu verarbeiten. Es muss nicht sein, dass Sachbearbeiterinnen oder Sachbearbeiter der Finanzbuchhaltung immer wieder diese stupiden und gleichen Arbeitsschritte manuell ausführen. Automatisierung ist immer bezogen auf den Mandanten oder die Mandantendaten.
Prozessautomatisierung im Rechnungswesen in der Steuerkanzlei
Vorgaben, Aufgaben und Prozesse folgen immer dem gleichen Aufbau. Je nach Mandant oder den digitalen Datenbestände. Hier werden die Prüfroutinen erweitert und durch maschinelles Lernen unterstützt.
- Automatische Erzeugung und Anlieferungen der digitalen Daten der Mandanten
- Automatische Prüfung von Kontoauszügen, OCR-Daten, usw. und Erzeugung von Buchungsvorschlägen
- Präsentation der Kontiervorschläge bei Start der digitalen Finanzbuchhaltung
- Bereitstellung der Buchungsvorschläge nach der automatische Kontierung
- Die automatische Kontierung wird durch Maschinelles Lernen unterstützt und speichert Lerndaten
- Qualitätskontrolle der digitalen Auswertungen und Bereitstellung Ergebnisse in der Cloud für den Mandanten
- Ablage von digitalen Dokumenten, Verträgen oder Auswertungen im integrierten Dokumentenmanagement
- Fertigstellung Prozess Finanzbuchhaltung und Dokumentenmanagement - Rechnungsstellung - Überwachung Steuercontrol
Zehn Standard Prozessautomatisierungen der digitalen Finanzbuchhaltung in der Steuerkanzlei
Übersicht der Standardprozesse, die am besten automatisiert im Rahmen der Vereinbarung mit dem Mandanten und dessen digitaler Datenbestände automatisiert werden können. Das integrierte revisionssichere Dokumentenmanagement ist ein Bestandteil der Automatisierung, damit die rechtlichen Grundlagen für die GoBD bzw. das ersetzende Scannen erfüllt werden.
- Digitale Kontobewegungen und digitale Kontoumsätze
MT940, camt.52, camt.53, PayPal, Kreditkarten, Text- und Excelformaten
- Digitale Exportdaten aus Kassenbuchprogrammen oder Kassensystemen
Datev EXTF und CSV incl. mit und ohne Belegbilder und alle Text und XML Formate
- Digitale Exportdaten aus Faktura- oder Rechnungsprogrammen
Excel, CSV, Text, XML-Formate mit und ohne Belegbilder
- OCR-Erkennung und Unterstützung für digitale Belegbilder
Digitale Belegbilder vom Mandanten, Rechnungsportalen wie GetMyInvoices, Faktura Lösungen per API-Schnittstelle. Die Übertragung dieser Daten per Email ist sinnfrei, da hier Medienbrüche entstehen.
- Rechnungsabgrenzung, Dauerbuchungen, Automatische Buchungen, Abstimmungen, Korrekturen und Auflösungen
Abschreibung, Kontoabstimmungen, Kontoauflösungen, Wertberichtigungen, Aktive Rechnungsabgrenzung, Passive Rechnungsabgrenzung, Steuerverbuchungen, Rückstellungen, Private Nutzung, Eigenverbrauch, Bewirtungsaufwand, Abgrenzung Versicherungen, Dauerbuchungen, Ergebnisverbuchung, Gesellschafterverrechnung, Zinsen, Kapitalkontenverrechnung, Verrechnung Konsolidierung, usw.
- OPOS Daten für externe für ERP-Systeme des Mandanten | Rückkanal API
Bereitstellung OPOS für die externen ERP-Systeme beim Mandanten als API oder Schnittstllendatei. Ziel ist die adhoc Darstellung und bessere Kundenanzeige der offenen Posten beim Mandanten.
- Offene Posten, Mahnwesen und Zahlungsverkehr
Bereitstellung der digitalen Auswertungen für offenen Posten, die Durchführung des Mahnwesens und des Zahlungsverkehrs für den Mandanten incl. der Belegbilder.
- Rechnungsarchiv für den Mandanten und dessen digitale Belegbilder
Archiv und Suche nach allen relevanten Informationen auf allen digitalen Belegbilder wie, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Lieferanschriften, Seriennummer, usw.. Indizierung aller Belegbilder des Rechnungsein- bzw. Rechnungsausgang und alle Buchungssätze als Verweise zum Konto und Gegenkonto.
- Digitale Bereitstellung von Auswertungen und Dokumenten incl. Freizeichnung
Bereitstellung der Auswertungen oder Dokumente in der Cloud oder per APP. Ebenso ist der Direktzugriff auf die Auswertungen vom Mandanten denkbar.
- Zusammenfassung zur Automatisierung der Prozesse in der Finanzbuchhaltung
Bessere, schneller und genauere Adhoc-Auswertungen für die Möglichkeit der permanenten Verbuchung, die sonst nur einmal im Monat erfolgen kann. Große Zeitersparnis und Sicherheit im gesamten Verarbeitungsprozess.
Sieben Hinweise Prozessautomatisierung in der digitalen Finanzbuchhaltung in der Steuerkanzlei
- Prozessautomatisierung Steuerkanzlei | Import Rechnungsausgänge Mandant
- Permanente oder aufgabenbasierte automatisierte Bereitstellung von Schnittstellendaten
- Basis sind ERP-Systeme per Datei oder API-Anbindung - mit oder ohne Belegbilder
- Fachliche und technische Prüfung der Dateninhalte
- Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungs- und Belegvorgänge mit Buchungsvorschlägen
- Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
- Prüfung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
- Verbuchung Personenkonten, Stammdaten und offene Posten
- Zuordnung der digitalen Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz mit maschinellem Lernen
- Abschluss des Prozesses mit Ablage der Schnittstellendateien und Belegbilder im Dokumentenmanagement
- Verarbeitung Volltextindex der Belegbilder in der Volltextsuche
Hinweis | Es macht keinen Sinn diese digitalen Daten per Email von Ihrem Mandanten zu empfangen, weil damit Manipulation und manuelles Eingreifen durch den Bediener für den Import nötig ist, was zu Fehlern und manuellen Tätigkeiten führt.
- Prozessautomatisierung Steuerkanzlei | Import Rechnungseingang Mandant
- Bereitstellung digitale Cloud oder Online Softwarelösung Workflow Eingangsrechnungen
- Mandant digitalisiert seine Eingangsrechnungen in der Softwarelösung
- Unterstützung oder OCR und maschinellem Lernen bei der Belegerkennung
- Verarbeitung der Lerndaten für Personenkonten, Offene Posten, Belegnummern, usw.
- Fachliche Prüfung und Freigabe der Lieferantenrechnung
- Mögliche Bezahlung der Rechnung Adhoc im Workflow
- Freigabe der Rechnungen zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung
- Verbuchung des Rechnungsvorschlages incl. Zahlungsdaten und offene Posten
- Zuordnung der Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
- Abschluss des Prozesses mit Ablage der digitalen Belegbilder im Dokumentenmanagement
- Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche und Volltextindes
Hinweis | Es müssen keine Übergabeläufe, Importläufe oder Festschreibungen von Vorläufen durchgeführt werden. In der Echtzeit Finanzbuchhaltung ist das nur contra produktiv und ein manueller Prozess.
- Prozessautomatisierung Steuerkanzlei | Kontobewegungen & Kontosalden & Kontoumsätze
- Permanente oder aufgabenbasierte automatisierte Bereitstellung von Kontoauszügen und Kontobewegungen
- Bereitstellung der Kontobewegungen über Rechenzentrum oder digitale Servicedienste von Banken und Sparkassen
- Fachliche und technische Prüfung der Dateninhalte und Kontoinformationen
- Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungsvorschläge
- Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
- Prüfung, Bearbeitung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
- Verarbeitung der Lerndaten für Konto und Kontoauszüge, Personenkonten, Offene Posten, usw.
- Vollautomatische Verbuchungen der Kontoauszüge mit offenen Posten Ausgleich, Belegbilder, usw.
- Verwendung von allen Bankformaten, Kreditkarten, PayPal und sonstigen Zahlungssystemen
- Prüfung Kontosalden und Abschlusswerten
- Zuordnung der Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
- Abschluss des Prozesses mit Ablage der Schnittstellendateien und digitalen Belegbilder im Dokumentenmanagement
- Verarbeitung der digitalen Belegbilder in der Volltextsuche
Hinweis | Das manuelle tägliche Abrufen von Kontowegungen über Fremdprogramme ist zu vermeiden, da hier immer wieder manuelle Tätigkeiten und Eingriffe im Prozess notwenig sind. z.B. die Zwei Faktor Authentifizierung (2FA), usw. Der Abruf der Kontoumsätze über oder durch ein Rechenzentrum ist hier sinnvoller.
- Prozessautomatisierung Steuerkanzlei | Kassenbücher oder Kassensysteme
- Bereitstellung Schnittstellen Dateien aus Kassenbuchprogrammen oder Kassensystemen
- Übermittlungen über Cloudportale oder direkte API-Schnittstellen
- Fachliche und technische Prüfung der Dateninhalte
- Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungs- und Belegvorgänge mit Buchungsvorschlägen
- Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
- Prüfung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
- Verbuchung Sachkonten, Personenkonten, Stammdaten und offene Posten
- Zuordnung der digitalen Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
- Abschluss des Prozesses mit Ablage der Schnittstellendaten und Belegbildern im Dokumentenmanagement
- Verarbeitung digitaler Belegbilder im Volltextindex
Hinweis | Jede modere Kassenlösung bzw. jedes Kassensystem kann heute die Datenbestände in ein lesbares Datenformat exportieren und speichern. Am besten natürlich mit den Belegbildern und Kassendokumenten bzw. Kassenberichten. Der Transport der Daten per Email sollte möglichst eingeschränkt werden.
- Prozessautomatisierung Steuerkanzlei | Digitale Belegbilder Rechnungseingang und Ausgang
- Bereitstellung digitaler Belegbilder aus Scan, Rechnungsportalen oder API-Schnittstellen
- Zwischenspeichern digitaler Belegbilder im Portal bis zur Verarbeitung der Steuerkanzlei
- Automatische Verarbeitung Belegbilder über eine OCR-Erkennung
- Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungs- und Belegvorgänge mit Buchungsvorschlägen
- Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
- Prüfung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
- Verbuchung Sachkonten, Personenkonten, Stammdaten und offene Posten
- Zuordnung der digitalen Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
- Abschluss des Prozesses mit Ablage der Belegbildern im Dokumentenmanagement
Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche
Hinweis | Die Verarbeitung von digitalen Belegbildern mit Rechnungsdaten sollte für Mandanten umgesetzt werden, bei denen die Rechnungsdaten einer gewissen Wiedererkennung unterliegen. Für Mandanten mit vielen Einzelrechnungen aus Barverkäufen sollten anderen Möglichkeiten genutzt werden. Zumindest derzeit, bis sich ZUGFeRD oder die XRechnung komplett durchgesetzt haben.
- Prozessautomatisierung Steuerkanzlei | Digitale Auswertungen in der Cloud
- Freigabe der Tages, Wochen, Monats- Quartals oder Jahresauswertungen durch die Steuerkanzlei
- Vollautomatische Erstellung der Auswertungen durch hinterlegte Auswertungs Job
- Vollautomatische Ablage der Auswertungen im Dokumentenmanagementsystem in der Ablage
- Auf Wunsch Freigabe des Prozesse durch das Personal für die Auswertungen
- Automatische Bereitstellung der Auswertungen im Cloudarchiv für den Mandanten
- Automatische Erstellung eines Postbuchausganges zur Dokumentation des Versandes
- Automatischer Versand einer Email an den Mandanten über neue Dokumente
- Automatisches Setzen eines Lesekennzeichens, wenn der Mandant die Auswertungen gelesen hat
- Abschluss des Prozesses mit Eintrag im Steuercontrol und Abschluss des Auftrages
Hinweis | Somit geben Sie dem Mandanten die Möglichkeit, seinen Auswertungen auf jedem technischen Endgerät, zu jeder Zeit, an jedem Ort zu lesen. Ohne Speicherung der Email und des Anhangs auf einem Endgerät.
- Prozessautomatisierung Steuerkanzlei | Freizeichnung Verträge und Steuerabgaben
- Freigabe des Prozesses für Dokumente, Verträge oder Steuerabgaben im Dokumentenmanagement
- Automatische Bereitstellung der Dokumente im Cloudarchiv für den Mandanten
- Automatische Erstellung eines Postbuchausganges und Rücklaufüberwachung zur Dokumentation des Versandes
- Automatischer Eintrag im Steuercontrol zur Überwachung der Steuerabgaben und Aufträge
- Automatischer Versand einer Email an den Mandanten über neue Freizeichnungen
- Freizeichnung Dokumente im Cloudarchiv durch den Mandanten
- Automatsiche Rückmeldung und Postbucheingang incl. Auflösung Rücklaufüberwachnung der Freizeichnung
- Abschluss des Prozesses und Speicherung im Dokumentenmanagement
- Abschluss des Prozesses mit Eintrag im Steuercontrol und Abschluss des Auftrages
Hinweis | Einfache Freizeichnung oder Freigabe für Steuerabgaben, Verträge und Dokumente mit jedem mobilen Endgerät auch per SMS.
Zielstellung ist die komplette Digitalisierung mit anschließender Automatisierung der Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen. Alle digitalen Prozesse zur Automatisierung, sowohl die gesamte Echtzeitverarbeitung im Rechnungswesen, aber auch die volle Digitalisierung der Finanzbuchhaltung bis zum Controlling sind künftig nicht mehr wegzudenken. Die Anbindung in Echtezit von digitalen Belegbildern, OCR-Erkennung, ERP-, BI-Anbindungen gehören bei uns auch zum digitalen Rechnungswesen. Diese Vorteile sind sofort sichtbar und unschlagbar. Ein Echtzeit Rechnungswesen mit der kompletten Digitalisierung ist Ihr Schritt in die richtige Richtung.
Die Rationalisierung der digitalen Buchhaltung in der Steuerkanzlei bzw. im Unternehmen sollte mit den heute technischen Möglichkeiten auf alle Fälle die treibende Kraft sein. Jeder nicht manuelle Schritt in der Finanzbuchhaltung heißt mehr Sicherheit und Vereinfachung. Das muss vom einzelnen Beleg bis zur digitalen Auswertung des Mandanten das Ziel sein. Nur so wird es der Steuerkanzlei der Zukunft gelingen, sich am Markt zu behaupten und die Leistungen, die das Mandat an die Steuerkanzlei bindet, zu realisieren.
Die Größe der zu buchenden Unternehmen in der Steuerkanzlei spielt eine untergeordnete Rolle. Egal ob für Kleinbetriebe, Mittelständler oder Großunternehmen. Arbeitsteilung für die verschiedenen Prozesse oder Prozessschritte kann im Vorfeld abgesprochen werden. Im Rahmen der Vereinfachung müssen alle technisch sinnvollen und machbaren Szenarien herangezogen werden. Die Anforderungen an die Mitarbeiter müssen von der Automatik vereinfacht und reduziert werden. Nur dann ist der Weg frei, um zusätzliche Leistungen, wie betriebswirtschaftliche Beratung, Controlling, Planung usw. wieder einzuführen.
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Unsere Automatisierung der digitalen Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen für steuerberatende Berufe und deren Mandanten.