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Automatisierung Finanzbuchhaltung

Finanzbuchhaltung in Echtzeit - Automatisierung

Schnell, direkt und sicher.

Automatisierung Rechnungswesen & Finanzbuchhaltung in Echtzeit

Die digitale und automatische Finanzbuchhaltung

Dabei spielt es keine Rolle ob die digitale Finanzbuchhaltung beim Steuerberater oder im Unternehmen erstellt wird. Wichtig ist, dass die zu automatisierenden Abläufe sicher, schnell und GoBD konform vonstatten gehen.

Automatisierung im Rechnungswesen - mit einer digitalen Finanzbuchhaltung

In unserem digitalen Finanzbuchhaltungprogramm gibt es viele Möglichkeiten, bestimmte Arbeitsabläufe zu automatisieren. Das beginnt bei Importroutinen und endet bei der automatisierten Erkennung und Verbuchung von Fibu-Belegen. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie nur eine Schnittstellendatei für den Rechnungseingang oder Rechnungsausgang verarbeiten möchten oder die gesamte Buchhaltung per Schnittstelle von einem anderen Mandanten importieren.

Schrittweise nachhaltige Automatisierung der Finanzbuchhaltung?

Das kann je nach Stand der digitalen Finanzbuchhaltung durchaus sinnvoll sein einzelne Aufgaben und Prozesse schrittweise zu automatisieren. Prozesse wie die Integration der digitalen Kontoauszüge aus den Bankkonten, Erzeugen von Buchungsvorschlägen, Automatische Verbuchung von Importschnittstellen vom Rechnungsausgang oder Kassenbüchern. Ein integriertes Dokumentenmanagement und eine GoBD konforme Durchführung ist Pflicht.

Automatisierung heißt auch, digitale Kontoauszüge, Bankbelege, Stammdaten, Debitoren, Kreditoren sowie Belege usw. zu verarbeiten. Es muss nicht sein, dass Sachbearbeiterinnen oder Sachbearbeiter der Finanzbuchhaltung immer wieder diese stupiden und gleichen Arbeitsschritte manuell ausführen. Immer bezogen auf den Mandanten oder die Mandantendaten.

Prozessautomatisierung Rechnungswesen in der  Steuerkanzlei

Die Automatisierung folgt immer den gleichen Vorgaben und Prozessen. Die digitalen Daten werden nur durch andere Prüfroutinen erweitert. Dort wo es notwendig ist, wird mit maschinellem Lernen die Automatisierung unterstützt.

  • Automatische Beschaffung der digitalen Datenbestände
  • Automatische Verarbeitung und Prüfung der Vorschläge zur Verarbeitung
  • Präsentation der Vorschläge bei Start der Finanzbuchhaltung
  • Prüfung und Verarbeitung der Vorschläge und automatische Verbuchung
  • Maschinelles Lernen unterstützt und lernt bei den automatischen Prozessen
  • Freigabe und Bereitstellung der digitalen Auswertungen und Dokumente
  • Weiterverarbeitung von digitalen Dokumenten, Verträgen oder Auswertungen
  • Unterstützung durch das integrierte Dokumentenmanagement
Prozesseautomatisierung Finanzbuchhaltung in der Steuerkanzlei

Ein Auszug aus den Standardprozessen, die am besten automatisiert werden können. Das integrierte revisionssichere Dokumentenmanagement ist ein Bestandteil der Automatisierung, damit die rechtlichen Grundlagen für die GoBD bzw. das ersetzende Scannen  erfüllt werden.

  • Verarbeitung von digitalen Kontoauszügen und Kontobewegungen

    MT940, camt.52, camt.53, PayPal, Kreditkarten, Text- und Excelformaten

  • Verarbeitung von digitalen Exportdaten aus Kassenbuchprogrammen oder Kassensystemen

    Excel, CSV, Text, XML-Formate mit und ohne Belegbilder

  • Verarbeitung von digitalen Exportdaten aus ERP- oder Faktura Lösungen

    Excel, CSV, Text, XML-Formate mit und ohne Belegbilder

  • Digitale Belegbilder mit OCR-Erkennung und Unterstützung von maschinellem Lernen

    Digitale Belegbilder vom Mandanten, Rechnungsportalen wie GetMyInvoices, ERP-Systemen und Faktura Lösungen per API-Schnittstelle. Die Übertragung dieser Daten per Email ist sinnfrei, da hier Medienbrüche entstehen

  • Automatische Buchungen, Abstimmungen, Korrekturen und Auflösungen

    Verbuchung der Afa, Kontoabstimmungen, Kontoauflösungen, Wertberichtigungen, Aktive Rechnungsabgrenzung, Passive Rechnungsabgrenzung, Steuerverbuchungen, Rückstellungen, Private Nutzung, Eigenverbrauch, Bewirtungsaufwand, Abgrenzung Versicherungen, Dauerbuchungen, Ergebnisverbuchung, Gesellschafterverrechnung, Zinsen, Kapitalkontenverrechnung, Verrechnung Konsolidierung, usw.

  • Bereitstellung Offene Posten für ERP-Systeme | Rückkanal API

    Per API können ERP-Systeme adhoc die offenen Posten für die bessere Kundenanzeige nutzen

  • Offene Posten, Mahnwesen und Zahlungsverkehr

    Bereitstellung der digitalen Auswertungen für offenen Posten, die Durchführung des Mahnwesens und des Zahlungsverkehrs für den Mandanten incl. der Belegbilder.

  • Rechnungsarchiv für digitale Belegbilder in Volltextsuche

    Bereitstellung aller Belegbilder für den gesamten Rechnungsein- bzw. Rechnungsausgang mit einer Volltextsuche, damit digitale Belegbilder nach allen Informationen durchsucht werden können. z.B. nach Bestellnummer, Seriennummer oder Garantiedaten.

  • Digitale Bereitstellung von Auswertungen und Dokumenten incl. Freizeichnung

    Bereitstellung der Auswertungen oder Dokumente in der Cloud oder per APP. Ebenso ist der Direktzugriff auf die Auswertungen vom Mandanten denkbar.

  • Fazit aus der Automatisierung der Prozesse in der Finanzbuchhaltung
    Bessere, schneller und genauere Adhoc-Auswertungen für die Möglichkeit der permanenten Verbuchung, die sonst nur einmal im Monat erfolgen kann. Große Zeitersparnis und Sicherheit im gesamten Verarbeitungsprozess.
Übersicht automatischer Prozesse Finanzbuchhaltung in der Steuerkanzlei

Prozess-Automatisierung in der Steuerkanzlei | Import Rechnungsausgangsbuch

  • Permanente oder aufgabenbasierte automatisierte Bereitstellung von Schnittstellendaten
  • Basis sind ERP-Systeme per Datei oder API-Anbindung - mit oder ohne Belegbilder
  • Fachliche und technische Prüfung der Dateninhalte
  • Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungs- und Belegvorgänge mit Buchungsvorschlägen
  • Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
  • Prüfung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
  • Verbuchung Debitoren, Stammdaten und offene Posten
  • Zuordnung der digitalen Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
  • Abschluss des Prozesses mit Ablage der Schnittstellendateien und Belegbilder im Dokumentenmanagement
  • Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche
  • Fazit
    Es macht keinen Sinn diese Daten per Email zu empfangen, weil damit Manipulation und manuelles Eingreifen durch den Bediener für den Import nötig ist, was zu Fehlern und manuellen Tätigkeiten führt. Dies ist zu vermeiden.

Prozess-Automatisierung in der Steuerkanzlei | Import Rechnungseingangsbelege

  • Bereitstellung digitale Cloud oder Online Softwarelösung Workflow Eingangsrechnungen
  • Mandant digitalisiert seine Eingangsrechnungen in der Softwarelösung
  • Unterstützung oder OCR und maschinellem Lernen bei der Belegerkennung
  • Verarbeitung der Lerndaten für Personenkonten, Offene Posten, Belegnummern, usw.
  • Fachliche Prüfung und Freigabe der Lieferantenrechnung
  • Mögliche Bezahlung der Rechnung Adhoc im Workflow
  • Freigabe der Rechnungen zur Verbuchung in der Finanzbuchhaltung
  • Verbuchung des Rechnungsvorschlages incl. Zahlungsdaten und offene Posten
  • Zuordnung der Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
  • Abschluss des Prozesses mit Ablage der digitalen Belegbilder im Dokumentenmanagement
  • Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche
  • Fazit
    Es müssen keine Übergabeläufe, Importläufe oder Festschreibungen von Vorläufen durchgeführt werden. In der Echtzeit Finanzbuchhaltung ist nur contra produktiv und ein manueller Prozess.

Prozess-Automatisierung in der Steuerkanzlei | Kontobewegungen - Kontoauszüge

  • Permanente oder aufgabenbasierte automatisierte Bereitstellung von Kontoauszügen und Kontobewegungen
  • Bereitstellung der Kontobewegungen über Rechenzentrum oder digitale Servicedienste von Banken und Sparkassen
  • Fachliche und technische Prüfung der Dateninhalte und Kontoinformationen
  • Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungsvorschläge
  • Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
  • Prüfung, Bearbeitung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
  • Verarbeitung der Lerndaten für Konto und Kontoauszüge, Personenkonten, Offene Posten, usw.
  • Vollautomatische Verbuchungen der Kontoauszüge mit offenen Posten Ausgleich, Belegbilder, usw.
  • Verwendung von allen Bankformaten, Kreditkarten, PayPal und sonstigen Zahlungssystemen
  • Prüfung Kontosalden und Abschlusswerten
  • Zuordnung der Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
  • Abschluss des Prozesses mit Ablage der Schnittstellendateien und digitalen Belegbilder im Dokumentenmanagement
  • Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche
  • Fazit
    Das manuelle tägliche Abrufen von Kontowegungen über Fremdprogramme ist zu vermeiden, da hier immer wieder manuelle Tätigkeiten und Eingriffe im Prozess notwenig sind. z.B. die Zwei Faktor Authentifizierung (2FA), usw.

Prozess-Automatisierung in der Steuerkanzlei | Kassenbücher oder Kassensysteme

  • Bereitstellung Schnittstellen Dateien aus Kassenbuchprogrammen oder Kassensystemen
  • Übermittlungen über Cloudportale oder direkte API-Schnittstellen
  • Fachliche und technische Prüfung der Dateninhalte
  • Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungs- und Belegvorgänge mit Buchungsvorschlägen
  • Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
  • Prüfung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
  • Verbuchung Sachkonten, Personenkonten, Stammdaten und offene Posten
  • Zuordnung der digitalen Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
  • Abschluss des Prozesses mit Ablage der Schnittstellendaten und Belegbildern im Dokumentenmanagement
  • Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche
  • Fazit
    Jede modere Kassenlösung bzw. jedes Kassensystem kann heute die Datenbestände in ein lesbares Datenformat exportieren und speichern. Am besten natürlich mit den Belegbildern und Kassendokumenten bzw. Kassenberichten.  Der Transport der Daten per Email sollte möglichst eingeschränkt werden.

Prozess-Automatisierung in der Steuerkanzlei | Digitale Belegbilder

  • Bereitstellung digitaler Belegbilder aus Scan, Rechnungsportalen oder API-Schnittstellen
  • Zwischenspeichern digitaler Belegbilder im Portal bis zur Verarbeitung der Steuerkanzlei
  • Automatische Verarbeitung Belegbilder über eine OCR-Erkennung
  • Vollautomatischer Import und Prüfung der Buchungs- und Belegvorgänge mit Buchungsvorschlägen
  • Unterstützung durch maschinelles Lernen bei unklaren Buchungsvorschläge
  • Prüfung und Freigabe zur Verbuchung von unklaren und nicht vollständigen Buchungskonstellationen
  • Verbuchung Sachkonten, Personenkonten, Stammdaten und offene Posten
  • Zuordnung der digitalen Belegbilder zum verbuchten Buchungssatz
  • Abschluss des Prozesses mit Ablage der Belegbildern im Dokumentenmanagement
  • Verarbeitung der Belegbilder in der Volltextsuche

  • Fazit
    Die Verarbeitung von digitalen Belegbildern mit Rechnungsdaten sollte für Mandanten umgesetzt werden, bei denen die Rechnungsdaten einer gewissen Wiedererkennung unterliegen. Für Mandanten mit vielen Einzelrechnungen aus Barverkäufen sollten anderen Möglichkeiten genutzt werden. Zumindest derzeit, bis sich ZUGFeRD oder die X-Rechnung besser durchsetzen wird.

Prozess-Automatisierung in der Steuerkanzlei | Digitale Auswertungen

  • Freigabe der Tages, Wochen, Monats- Quartals oder Jahresauswertungen durch die Steuerkanzlei
  • Vollautomatische Erstellung der Auswertungen durch hinterlegte Auswertungs Job
  • Vollautomatische Ablage der Auswertungen im Dokumentenmanagementsystem in der Ablage
  • Auf Wunsch Freigabe des Prozesse durch das Personal für die Auswertungen
  • Automatische Bereitstellung der Auswertungen im Cloudarchiv für den Mandanten
  • Automatische Erstellung eines Postbuchausganges zur Dokumentation des Versandes
  • Automatischer Versand einer Email an den Mandanten über neue Dokumente
  • Automatisches Setzen eines Lesekennzeichens, wenn der Mandant die Auswertungen gelesen hat
  • Abschluss des Prozesses mit Eintrag im Steuercontrol und Abschluss des Auftrages
  • Fazit
    Somit geben Sie dem Mandanten die Möglichkeit, seinen Auswertungen auf jedem technischen Endgerät, zu jeder Zeit, an jedem Ort zu lesen. Ohne Speicherung der Email und des Anhangs auf einem Endgerät.

Prozess-Automatisierung in der Steuerkanzlei | Freizeichnung Verträge, Steuerabgaben und Dokumente

  • Freigabe des Prozesses für Dokumente, Verträge oder Steuerabgaben im Dokumentenmanagement
  • Automatische Bereitstellung der Dokumente im Cloudarchiv für den Mandanten
  • Automatische Erstellung eines Postbuchausganges und Rücklaufüberwachung zur Dokumentation des Versandes
  • Automatischer Eintrag im Steuercontrol zur Überwachung der Steuerabgaben und Aufträge
  • Automatischer Versand einer Email an den Mandanten über neue Freizeichnungen
  • Freizeichnung Dokumente im Cloudarchiv durch den Mandanten
  • Automatsiche Rückmeldung und Postbucheingang incl. Auflösung Rücklaufüberwachnung der Freizeichnung
  • Abschluss des Prozesses und Speicherung im Dokumentenmanagement
  • Abschluss des Prozesses mit Eintrag im Steuercontrol und Abschluss des Auftrages
  • Fazit
    Einfache Freizeichnung oder Freigabe für Steuerabgaben und Dokumente mit jedem mobilen Endgerät auch per SMS.

Die komplette Digitalisierung mit anschließender Automatisierung der Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen ist das Ziel. Alle digitalen Prozesse zur Automatisierung, sowohl die gesamte Echtzeitverarbeitung Rechnungswesen, aber auch die volle Digitalisierung im Rechnungswesen von der Finanzbuchhaltung bis zum Controlling sind gesetzt. Die Anbindung von digitalen Belegbildern, OCR-Erkennung, ERP-, BI-Anbindungen gehören bei uns auch zum digitalen Rechnungswesen. Diese Vorteile sind sofort sichtbar und unschlagbar. Ein Echtzeit Rechnungswesen mit der kompletten Digitalisierung ist Ihr Schritt in die richtige Richtung.

Die Rationalisierung der digitalen Buchhaltung in der Steuerkanzlei bzw. im Unternehmen sollte mit den heute technischen Möglichkeiten auf alle Fälle die treibende Kraft sein. Jeder nicht manuelle Schritt in der Finanzbuchhaltung heißt mehr Sicherheit und Vereinfachung. Das muss vom einzelnen Beleg bis zur digitalen Auswertung des Mandanten das Ziel sein. Nur so wird es der Steuerkanzlei der Zukunft gelingen, sich am Markt zu behaupten und die Leistungen, die das Mandat an die Steuerkanzlei bindet, zu realisieren.

Die Größe der zu buchenden Unternehmen in der Steuerkanzlei spielt eine untergeordnete Rolle. Egal ob für Kleinbetriebe, Mittelständler oder Großunternehmen. Im Rahmen der Vereinfachung müssen alle technisch sinnvollen und machbaren Szenarien herangezogen werden. Die Anforderungen an die Mitarbeiter müssen von der Automatik abgelöst werden. Nur dann ist der Weg frei, um zusätzliche Leistungen, wie betriebswirtschaftliche Beratung, Controlling, Planung usw. einzuführen.

Finden Sie einfach heraus, was wir in diesem Bereich zu bieten haben:

In dieser OnlineDemo zeigen wir Ihnen, welche Funktionen und Vorteile die nachfolgenden Programme zu bieten haben und wie Sie damit mehr Sicherheit und Komfort in Ihre tägliche Arbeit bringen:

Unsere Automatisierung der Finanzbuchhaltung im Rechnungswesen für steuerberatende Berufe und deren Mandanten.

Die Module der hmd.fibu: