E-Rechnung Steuerberater mit ZUGFeRD und xRechnung

Einstieg und Umstieg mit digitalen Rechnungsformaten

Mit der Einführung der digitalen Rechnungsformate ZUGFeRD und xRechnung wird für Unternehmen und öffentliche Organisationen der Umgang mit digitalen Rechnungen sehr erleichtert. Bis zum 31.12.2027 müssen Unternehmen (B2B) den gesamten digitalen Rechnungsworkflow umgesetzt haben, öffentliche Organisationen (B2G) sind schon seit November 2020 dazu verpflichtet. Wichtig ist einfach zu wissen, dass es sich hier um zwei unterschiedliche Herangehensweisen handelt. Das Erstellen einer E-Rechnung im Format ZUGFeRD oder xRechnung und die spätere Verarbeitung.

Eine Überblick zum Thema E-Rechnung, den Fristen, den Produkten und der Umsetzung erhalten Sie hier.

Einführung elektronische Rechnungspflicht - E-Rechnung - ZUGFeRD und xRechnung

Die Wichtigkeit und Dringlichkeit des Themas eRechnung im E-Government ist absolut hervorzuheben. Aber auch die Umsetzung muss und darf nicht in einem technischen Wahnsinn enden, der am Ende des Tages niemand weiter bringt. Wer Digitalisierung und Automatisierung für sein Unternehmen bzw. seine Mandanten ein Stück weit einfacher und standardisierter haben möchte, muss rechtzeitig mit auf diesen Zug aufspringen. Die Grundlage dieser Verordnung ist das Wachstumschancengesetz, das am 14.07.2023 verabschiedet worden ist.

1. Historisches zum Thema eRechnung

   Vor fast 10 Jahren wurde mit dem ZUGFeRD Format V1 beschlossen, ein einheitliches, einfaches, strukturiertes, lesbares eRechnungsformat, auf Basis von einer PDF-Datei einzuführen, um die digitale Rechnungserstellung bzw. den Versand einzuläuten. Dieser sollte die Flut an Papierrechnungen ablösen. Zur Wahrheit gehört auch, dass dies nicht so recht in Gang gekommen ist. Jetzt startet der zweite Versuch mit gesetzlich verbindlichen Vorgaben und Terminen.

2. Der Hype um das Thema E-Rechnung mit ZUGFeRD und xRechnung ab dem 01.01.2025

   JA, das Thema ist sehr wichtig und die Ingangsetzung hat jetzt lange genug gedauert (über 10 Jahre)
   JA, es werden Veränderungen auf der Rechnungsersteller- und auf der Rechnungsempfängerseite notwendig sein
   JA, es wird neue Prozesse beim Thema Digitalisierung und Automatisierung von Rechnungen geben müssen
   JA, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen sich auf neue Prozesse, Dokumentensichten und Prüfmethoden einstellen
   
   NEIN, am 02.01.2025 wird die Papierrechnung nicht abgeschafft, aber im B2B Umfeld eingeschränkt
   NEIN, am 02.01.2025 wird die Welt wegen der Einführung der eRechnung nicht untergehen
   NEIN, ab dem 02.01.2025 müssen Sie nicht zwingend eine eRechnung erstellen und versenden können
   
   JA, ab dem 01.01.2027 sind Unternehmen (B2B) verpflichtet, eine eRechnung im Format ZUGFeRD V2 oder xRechnung zu erstellen, wenn der Vorjahresumsatz 800.000 € beim Rechnungsersteller übersteigt.
   
   JA, ab dem 01.01.2028 sind alle Unternehmen (B2B) verpflichtet, eine eRechnung im Format ZUGFeRD V2 oder xRechnung zu erstellen. (Es gibt keine Übergangsregelung mehr)
   
   JA, ab 11/2020 sind alle Rechnungsersteller, die an (B2G) Kunden eine Rechnung über 1.000 € erstellen, diese im ZUGFeRD V2- oder xRechnungsformat zu erstellen und übersenden.
   
   NEIN, für die Gruppe B2C (Business to Consumer - Privatkunden) besteht weder eine Verpflichtung eine eRechnung zu erstellen, noch müssen B2C Partner eRechnungen verarbeiten können. Die bestehende Verpflichtung zum Thema Datenschutz (DSGVO), das B2C Kunden vorab über den Kontakt per eMail zustimmen müssen, ändert sich nicht.
   
   

3. Zeitplan und Übersicht zur Einführung und Umsetzung der E-Rechnung im B2B und B2G Bereich

   27.11.2020 | Erstellung - Übersenden von eRechnungen (ZUGFeRD V2 und xRechnung) an B2G Partner (Betrag über 1.000€)
   14.07.2023 | Beschluss im Rahmen des Wachstumschancengesetz über die Einführung der E-Rechnung
   01.01.2025 | Pflicht für Dienstleister und Unternehmen eine eRechnung verarbeiten* zu können
   01.01.2025 | Pflicht Erstellung und Übersenden von eRechnungen an B2B Partner (Ausnahmeregelung Sonstige Rechnung)
   01.01.2027 | Pflicht Erstellung und Übersenden von eRechnungen an B2B Partner (RE-Ersteller über 800.000 € VJ Umsatz)
   01.01.2028 | Pflicht Erstellung und Übersenden von eRechnungen an alle B2B Partner

   
   *Verarbeiten bedeutet: Lesen, Erkennen, Lernen, Auswerten, Prüfen, Anzeigen, Verarbeiten, Verbuchen und Archivieren.

4. Rechtliche Informationen zur Umsetzung (Auszug)

   Wir haben hier nur die wichtigsten Informationen aufgeführt. Den gesamten Kontext bzw. Ablauf und die Einführung finden Sie auf den zentralen Seiten des BSI zum Thema eRechnung. Ab dem 01.01.2025 wird die eRechnung schrittweise für die Gruppe B2B eingeführt. Für das B2G Umfeld besteht die Pflicht schon seit dem 27.11.2020. Die Verpflichtung dazu beruht auf dem Hinweisschreibem vom BMF an den DStV. BMF Text v. 2.10.2023, III C 2 – S 7287-a/23/10001 :007, Quelle beim DStV. Die Grundlage für dieses eGovernment Gesetz ist der §4a Absatz 3 vom 04.April 2017.
   
   Was passiert am 02.01.2025 beim Thema E-Rechnung für Rechnungsempfänger?
   Sind Sie ein Unternehmen oder Dienstleister für Unternehmen (Steuerberater, Buchhaltungsbüro, usw.) müssen Sie sicherstellen, dass Ihre Softwarelösung aus dem Rechnungswesen oder der Finanzbuchhaltung die eRechnungsformate ZUGFeRD V2 und xRechnung einlesen, prüfen, identifizieren, verarbeiten, darstellen, verbuchen und archivieren können muss.
   
   Was passiert am 02.01.2025 beim Thema E-Rechnung für Rechnungsersteller?
   Sie können eRechnungen in den Formaten ZUGFeRD V1 und V2 und xRechnung erstellen, dies ist aber keine Pflicht. Zur Pflicht wird es erst ab dem 01.01.2027 im B2B Umfeld ab 800.000€ Vorjahresumsatz und ab dem 01.01.2028 für alle Unternehmen. Denken an die Zustimmung des Rechnungsempfängers, falls Sie weiter Papier- oder PDF-Rechnungen erstellen.
   
   Was ist ab dem 27.11.2020 beim Thema E-Rechnung für das B2G Umfeld passiert?
   Sowohl Rechnungsersteller, als auch Rechnungsempfänger (Öffentlicher Raum - Öffentliche Auftraggeber), haben die Verpflichtung Rechnungen im xRechnungsformat abzugeben bzw. zu vearbeiten.
   
   Ab dem 01.01.2025 bis zum 31.12.2026 können weiter Papier-, sonstige Rechnungen bzw. eRechnungen im Format ZUGFeRD V1 ausgestellt werden, aber nur mit Zustimmung des Rechnungsempfängers.
   
   Ab dem 01.01.2027 müssen Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000€ im B2B Bereich eRechnungen in den Formaten ZUGFeRD V2 oder xRechnung erstellen können. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers bleibt.
   
   Ab dem 01.01.2028 müssen alle Unternehmen im B2B Bereich eRechnungen in den Formaten ZUGFeRD V2 oder xRechnung erstellen können. Die Zustimmung des Rechnungsempfängers entfällt.

5. Praxishinweis zur eRechnung - § 9 Abs. 1 StBVV Unterschrift auf einer Honorarrechnung ist Pflicht?

   Mit der Anpassung von § 9 Abs. 1 StBVV, wird die elektronische Rechnungsstellung in Steuerkanzleien für die eRechnung künftig ohne Unterschrift ermöglicht. Der Versand per eMail oder über ein Portal, wie hmd.netarchiv, wird damit rechtssicher dargestellt.
   
   Was können Sie bis zur Änderung von § 9 Abs. 1 StBVV tun?
   Mit Zustimmung des Mandanten (schriftlich, mündlich oder konkludent), per eMail ist ebenfalls ausreichend und es muss keine Unterschrift vom Mandant vorliegen, steht der E-Rechnung und dem digitalen Versand ohne Unterschrift auf der Honorarrechnung nichts mehr im Wege.
   
   Noch ein Hinweis, zum Thema Unterschrift auf der Honorarrechnung. Sollte es wirklich zum Rechtsstreit mit dem Mandanten kommen, drucken Sie die gespeicherte Rechnung einfach aus und unterschreiben die Rechnung. Danach versenden Sie die ausgedruckte Rechnung an den Mandanten per Post. Die Frage, die Sie sich stellen sollten ist, wie oft ist das in den letzten Jahren vorgekommen, dass Sie mit dem Mandanten vor dem "Kadi" gelandet sind.
   
   Seit Jahrzehnten kennt die Steuerberaterkammer, bzw. der Steuerberaterverband das Problem und tut sich unendlich schwer, hier diese antiquierte Regelung endgültig abzuschaffen, nur weil keine Einigkeit erzielt werden kann. Damit wird ein solcher Aufwand bei der Einführung der eRechnung erzeugt, der heute in keinem Fall mehr gerechtfertig ist.

6. Derzeit noch rechtliche bekannte Grauzonen (Stand 04/2024)

   Wer fällt eigentlich unter den B2B Bereich als Unternehmer. Hier gibt es noch ein paar Fragen zu klären, die heute noch nicht endgültig sind.
   
   Bin ich als privater Vermieter von Wohnraum, nur weil ich Rechnungen an einen privaten oder gewerblichen Mieter stelle, auch ein B2B Unternehmer?
   
   Bin ich als Vermieter von Wohnraum an gewerbliche Mieter, nur weil ich Rechnungen (MIetvertrag) ohne Umsatzsteuer erstelle, auch ein B2B Unternehmer?

7. Transportwege für elektronische Rechnungen mit ZUGFeRD und xRechnung

   Je nach Rechnungsempfänger (B2B, B2C und B2G) gibt es unterschiedliche Transportwege eine eRechnung zu übermitteln. Dafür stehen eMail, Upload-Portale, API-Schnittstellen, PEPPOL oder andere Webdienste zur Verfügung. Im Umfeld der Industrie werden digitale Rechnungen im Format EDI bzw. EDIFACT und die dazugehörigen Transportwege heute schon bevorzugt. PEPPOL kann hier ggf. unterstützen.
   
   Im B2B Umfeld werden eMail Übertragungen, API-Schnittstellen und Upload-Portale meist genutzt werden
   Im B2G Umfeld eher Tools wie PEPPOL, xRechnung BUND oder andere Uploadseiten von öffentlichen Einrichtungen
   Im B2B Umfeld der Industrie werden EDI bzw. EDIFACT-Transportwege und PEPPOL verwendet
   Im B2C Umfeld sind derzeit keine eRechnungen geplant oder vorgesehen
   
   

8. Begrifflichkeiten und Verständnis in Verbindung mit E-Rechnungen

   Für die unterschiedlichen Partner und Einführungszeiträume, die für die eRechnung gelten, sind die Zielgruppen ein wichtiger Hinweis für die Umsetzung.
   
   B2B = Business to Business (Geschäftskunden)
   B2C = Business to Consumer (Privatkunden)
   B2G = Business to Government (Öffentlicher Raum - Öffentliche Auftraggeber)
   

    

   Rechnungstypen		Veränderungen im Sprachgebrauch
   Sonstige Rechnungen		Ab dem 01.01.2025 werden alle unstrukturieren Rechnungen, wie Papier- oder PDF-Rechnungen so genannt.
   E-Rechnungen		Ab dem 01.01.2025 sind Rechnungen die per eMail bzw. im eMailanhang verschickt worden sind, keine E-Rechnungen mehr, sondern sonstige Rechnungen.
   		Ab dem 01.01.2025 dürfen nur noch strukturierte elektronische Rechnung als E-Rechnung bezeichnet werden. (ZUGFeRD v1 / V2 und xRechnung)
   		Andere eRechnungsformate wie EDI, EDIFact, usw. die heute schon in der Industrie im Einsatz sind, werden auch als eRechnungsformate anerkannt.
   Papierrechnung		Werden jetzt "sonstige Rechnungen" genannt, nicht mehr E-Rechnung und können mit Zustimmung vom Rechnungsempfänger bis zum 31.12.2026 erstellt werden.
   PDF-Datei		Werden jetzt "sonstige Rechnungen" genannt, nicht mehr E-Rechnung und können mit Zustimmung vom Rechnungsempfänger bis zum 31.12.2026 erstellt werden.
   ZUGFeRD V1		Diese Version ist noch bis zum 31.12.2026 im B2B gültig. Danach fällt diese Version unter die "sonstige Rechnungen" und nicht mehr unter E-Rechnung.
   ZUGFeRD V2		Diese Version ist ab dem 01.01.2025 im B2B Bereich gültig und muss von allen System verarbeitet werden können.
   xRechnung		Ist ab dem 27.11.2020 Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern. Hier kann auch ZUGFeRD V2 als Alternative eingesetzt werden.

    

9. Welche Formate beeinhalten eine E-Rechnung (e-invoice) nach dem Wachstumschancengesetz

   Als elektronische Rechnung werden mit der neuen Verordnung aus dem Wachstumschancengesetz vom 14.07.2023 für das Erstellen von E-Rechnungen das ZUGFeRD v1 und V2 und xRechnung-Format vorgeschrieben. Bis zum 31.12.2026 gilt das Format ZUGFeRD V1 noch. Ab dem 01.01.2027 nur noch das Format ZUGFeRD V2 und xRechnung als eRechnung im B2B Umfeld.
   
   

10. Unterschied elektronische Rechnung im ZUGFeRD V1 - V2 oder xRechnung Format

    ZUGFeRD
    Beim ZUGFeRD Format wird eine PDF-Datei als Rechnung erstellt und eine XML-Datei mit den Rechnungsinhalten als strukturierter lesbarer Container innerhalb der PDF-Datei hinzugefügt.
    
    xRechnung
    Die xRechnung besteht nur aus einer strukturierten lesbaren XML-Datei, die aber keine Darstellungsformate kennt. Diese müssen von den Herstellern der Softwarelösung entwickelt werden. In aller Regel werden xRechnungen im Browser oder als PDF-Datei dargestellt. Es gibt aber auch andere Sichtweisen in Cloud-Portalen. Die Darstellung und Darstellungsformate bleiben jedem Anbieter, der eine xRechnung anzeigen möchte, selbst überlassen.
    
    

11. Erstellen eRechnungen in hmd Applikation

    In der hmd.orga sind die Honorar-, Pauschal-, Vorschussrechnung, Gutschrift bzw. die hmd.faktura - hmd.onlinefaktura betroffen. Alle Rechnungserstellungsprogramme der hmd-Software können eRechnungen in den derzeit noch gültigen Formaten erstellen. PDF Rechnung und ZUGFeRD Format V1. Die ZUGFeRD Version 1 ist noch bis 31.12.2026 im B2B Einsatz gültig.
    
    Wir werden bis zum Q1/2025 alle Rechnungserstellungsprogramme mit dem gültigen eRechnungsformat ZUGFeRD V2 ausstatten. xRechnungen können daraus sehr einfach über diverse Portale und Dienstleister bzw. Drittanbieter erstellt werden. Eine Liste von Partnern werden wir noch veröffentlichen.
    
    

12. Einlesen und Verarbeiten von eRechnungen in hmd.rewe bzw. hmd.fibu

    Bis Ende 2024 werden wir sicherstellen, dass die hmd.fibu alle gültigen eRechnungsformate wie ZUGFeRD V2 bzw. xRechnungen verarbeiten kann.
    
    Verarbeiten heißt: lesen, erkennen, lernen, auswerten, prüfen, anzeigen, verbuchen und archivieren.
    PDF, Bilddateien, OCR und ZUGFeRD V1 sind heute schon möglich.
    
    Ab dem 01.01.2025 wird die Behandlung bzw. der Einleseprozess für ZUGFeRD eRechnungen V1 und V2 geändert. Ab diesem Datum werden nur noch die Inhalte der eingebetteten XML-Dateien eingelesen und validiert. Die Inhalte in der PDF-Datei in der Ansicht sind dann nicht mehr relevant und werden nicht mehr geprüft.
    
    Zu diesem Zeitpunkt ändert sich dann auch die Ansicht der eRechnung. Hier wird dann nicht mehr der Inhalt der PDF-Datei angezeigt, sondern nur noch der Inhalt der XML-Datei.
    

13. Automatisierte Prozesse bei hmd für E-Rechnungen

    Der Rechnungsprozess, sowohl für die Rechnungsverarbeitung, als auch die Rechnungserstellung, kann schon seit ganz vielen Jahren voll digital ohne Papier umgesetzt werden. Nutzen Sie dazu unsere Erfahrung, unsere ONLINE Produkte, unser digitales Mandantenonboarding als Unterstützung für Ihren digitalen Kanzleialltag.

14. Sieben praxisbezogene pragmatische Schritte - Einführung der E-Rechnung in der Steuerkanzlei

    In sieben pragmatischen Schritten aus der Praxis, möchten wir Ihnen helfen, wie die Einführung der E-Rechnung beim Steuerberater erfolgreich umgesetzt werden kann. Diese Schritte stellen die wichtigsten Eckpunkte dar.
    
    
    1. Versenden Sie eine Rundmail oder Rundschreiben, an alle Mandanten vom Typ „Unternehmen“ zur Zustimmung von „sonstigen Rechnungen“. Kommt nichts bis zu einer Frist vom Mandant zurück, versenden Sie eRechnungen im Format ZUGFeRD oder xRechnung.
    2. Klären Sie den Versandweg mit dem Mandanten, wie er künftig seine Rechnung erhalten soll. (eMail oder hmd.netarchiv). Dies können Sie auch in der Rundmail sofort mit angeben und klären. Keine Rückmeldung bedeutet Versand ins Portal, bzw. in das hmd.netarchiv.
    3. Versenden Sie eine Rundmail oder Rundschreiben, an alle Mandanten zur Zustimmung, das eRechnungen nicht mehr unterzeichnet werden. Kommt nichts bis zu einer Frist vom Mandant zurück, versenden Sie eRechnungen im Format ZUGFeRD oder xRechnung ohne Unterschrift. Hinweis - unterschreiben geht eh nicht.
    4. Sie benötigen eine digitale Rechnungsvorlage mit Logo, die mit Ihrer Papierrechnung vom CI bzw. Erscheinungsbild übereinstimmt.  Damit lassen sich dann in den Programmen Honorar, Vorschuss, Pauschalen und Gutschriften eRechnungen erstellen.
    5. Hinterlegen Sie beim Mandanten in den hmd.stammdaten, welche Rechnungsart (Papier oder eRechnung) bzw. welcher Versandweg (eMail oder hmd.netarchiv) verwendet werden soll. Das Postbuch für den Postausgang der eRechnung ist aus Dokumentationszwecken sowieso dabei.
    6. Stellen Sie im hmd.dms bzw. hmd.mandant einen Speicherort (Registerzeile) zur Verfügung, wo die eRechnungen abgelegt und archiviert werden sollen. Je nach Versandweg werden die eRechnungen dort voll automatisch abgelegt.
    7. Jetzt können Sie beruhigt dem 01.01.2025 entgegen sehen.

15. Hinweise und Schulungen zur Organisation und Umsetzung

    Planen Sie Ihre Rechnungsverarbeitungsprozesse in diesem Zuge anzupassen bzw. zu verändern, raten wir Ihnen, sich umgehend um Termine, Schulungen und Prozessbegleitungen zu kümmern. Trennen Sie dabei den Rechnungserstellungs- vom Rechnungsverarbeitungsprozess.
    
    Rechnungserstellungs- und Versandprozess
    Der Rechnungserstellungs- und Versandprozess geht von der korrekten Rechungsvorlage, dem Erstellungsprozess in den Anwendungen, über den Versandprozess (eMail oder hmd.netarchiv), dem Ablage- und Archivierungsprozess. Hier gehört auch die Ablagestruktur und der spätere Such- bzw. Findeprozess dazu. Die Weitergabe der eRechnung direkt an den Mandanten und an die Mandantenbuchhaltung schließt alle Verarbeitungsmöglichkeiten damit ein.
    
    Rechnungsverarbeitungsprozess
    Der Rechnungsverarbeitungsprozess spielt sich nicht nur in der hmd.fibu beim Verarbeiten (Lesen, Erkennen, Lernen, Auswerten, Prüfen, Anzeigen, Verbuchen und Archivieren) ab. Er umfasst ebenfalls die Vorprogramme beim Mandanten, die Übertragsungswege per Schnittstellen, hmd.dts oder externer Dienstleister. Dazu gehören auch unsere ONLINE Programme wie hmd.onlinefaktura oder hmd.onlineworkflow.
    
    Beide Prozesse können nicht im Rahmen von Hotlineanrufen oder Hotlinetickets umgesetzt oder in Gang gesetzt werden.
    
    

16. Weitere Informationen zur E-Rechnung mit ZUGFeRD und xRechnung (externe Links)

    Das Thema ist weitreichend und kann ziemlich viele Ressourcen in der Anfangsphase binden. Warten Sie nicht bis zum Schluss, sondern starten Sie einzelne Umsetzungsprozesse umgehend.
    
    - Erläuterungen der eRechnung im BSI
    - Einreichung und Validierung von xRechnung (B2G) beim BUND
    - Was bedeutet ZUGFeRD in der E-Rechnung?
    - Industrieanwendungen in Verbindung mit EDI oder EDIFACT und PEPPOL
    - Kostenlose Validierung und Darstellung von xRechnungen