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E-Government - Digitale Zusammenarbeit Finanzverwaltung und Steuerkanzlei

E-Government Finanzverwaltung

Die digitale Zusammenarbeit mit Finanzverwaltung, Vollmachtsdatenbank, beSt, Bundesanzeiger, DiFin und eRechnung im Überblick.

E-Government und KONSENS in Finanzverwaltung und Steuerkanzlei

Die digitale Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung, der Vollmachtsdatenbank, dem Bundesanzeiger, dem beSt Postfach DiFIN und eRechnung

Verbesserung der Digitalisierung und Automatisierung und die digitale Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung sind das Ziel. Mit der Anbindung der Vollmachtsdatenbank, des Bundesanzeiger Verlag, dem beSt Postfach (besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach), des DiFIN (Digitaler Finanzbericht) und der eRechnung (ZUGFeRD und xREchnung) bietet die hmd-software AG einen sehr großen direkten digitalen Kommunikationsbereich an.  Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die die hmd-software nutzen, soll die Arbeit erleichtert und Prozesse zu vereinfacht werden. Damit wird mehr Sicherheit, Transparenz und Übersicht erreicht. Alle Produkte sind im gesamten Portfolio der hmd-software AG, von hmd.rewe, hmd.orga, hmd.steuern, hmd.lohn und hmd.online Lösungen verfügbar. Eine Überblick erhalten Sie hier.

Allgemeines zum Thema KONSENS in der Finanzverwaltung und weiteren digitalen Diensten

Unter dem Begriff KONSENS (KOordinierte Neue Software-ENtwicklung für die Steuerverwaltung) verbergen sich sehr viele Bereiche und Produkte, die in der Steuerkanzlei oder im Unternehmen sinnvoll eingesetzt werden können oder müssen. Dies beschreibt die heutige und künftige Digitalisierung und Automatisierung von Finanzdaten, Finanzabläufen und Zugriffsmöglichkeiten. Wir haben nicht den Anspruch, alle digitalen Bereiche und Produkte darzustellen, aber zumindest die Wichtigsten. Wir haben versucht die einzelnen Produkte den Bereichen zuzuordnen, in der auch die Freischaltungen oder Authentifizierungen vorab umgesetzt werden müssen. Ansonsten sind keine Datenbestände abrufbar. Mehr zum Verfahren KONSENS beim BMF und der Finanzverwaltung und die Hintergründe erfahren Sie hier.

  • ELSTER (ELektronische STeuerERklärung)

    ELSTER ist wohl die bekannteste Marke in diesem Bereich. Darunter verbergen sich die meisten Produkte und digitalen Helfer. Der gesamte Versand von Steuererklärungen, ELMA5, Zentrale Meldungen (ZM) nach Saarlouis, Herabsetzungsanträge, Bescheiddatenabholung, NACHDIGAL, Elektronischer Einspruch, Besondere Nachrichten, ELStAM, RaBe, Steuerkontoabfrage, Vorausgefüllte Steuererklärung VaSt und die E-Bilanz gehören auch dazu. Denn kompletten Überblick über alle ELSTER-Verfahren, finden Sie auf der Homepage von ELSTER.

  • Vollmachtsdatenbank VDB

    Die Vollmachtsdatenbank VBD der BStBK verwaltet weitere Zugriffe für Steuerkanzleien auf die digitalen Steuerdaten der Mandanten, die nicht über ELSTER oder andere Dienste verfügbar sind. Die Freischaltung der Steuerkontoabfrage und vorausgefüllte Steuererklärung VaSt kann auch über die VDB Vollmachtsdatenbank eingesehen und freigeschalten werden. Für DIVA2, die erweitere Version von DIVA die für 2023 angekündigt ist, ist die Freischaltung der digitalen Bescheide (statt Papierbescheid) nur noch über die Vollmachtsdatenbank möglich. Nicht zu verwechseln mit dem Bescheiddatenabruf.

  • beSt (besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach)

    beSt steht seit Anfang 2023 in der Umsetzung von der BStBK Bundessteuerberaterkammer. Neben beA für die Rechtsanwälte haben nun auch die Steuerberater ein verschlüsseltes digitales Postfach, mit dem ein gesicherter rechtssicherer Nachrichtenverkehr mit Ende zu Ende Verschlüsselung gewährleistet ist. Teilnehmer sind Behörden, Finanzämter, Gerichte, steuerberatende Berufe, die nach und nach freigeschalten werden.

  • Bundesanzeiger E-Bundesanzeiger Verlag

    Der Vierte im Bunde, an den die Jahresabschlüsse übertragen werden müssen, wenn die Mandantenbedingungen (Rechtsform, Umsatz, usw.) erfüllt sind, ist der E-Bundesanzeiger beim Bundesanzeiger Verlag in Bonn. Auch hier ist das Unternehmen oder der Steuerberater verpflichtet, den Jahresabschluss innerhalb eines Jahres nach Beendigung des Wirtschaftsjahres zu veröffentlichen. Mehr Infos zum Bundesanzeiger bei hmd-software finden Sie hier.

  • Digitaler Finanzbericht DiFin

    So wie an die Finanzbehörden der Jahresabschluss per E-Bilanz übertragen wird, ist dies im Kreditwesen DiFin. Dort wird ebenfalls der Jahresabschluss in struktiverer Form in einer ähnlichen Taxonomie an die Bank des Mandanten übertragen. Voraussetzung ist, der Mandant stimmt der Teilnahme zu und die Bank nimmt am DiFinVerfahren teil. Mehr Infos zu DiFin bei hmd-software finden Sie hier.

  • eRechnung mit ZUGFeRD und xRechnung

    Ab dem 01.01.2025 wird schrittweise die eRechnung mit den digitalen Formaten ZUGFeRD V2 und xRechnung im B2B Umfeld für Unternehmen eingeführt. Übergangsfristen erleichtern den Umstieg der endgültig am 31.12.2027 abgeschlossen sein soll. Ab dem 01.01.2028 gilt dann für alle Unternehmen die eRechnungspflicht im B2B Bereich. Mehr Infos zur eRechnung bei der hmd-software finden Sie hier.

Übersicht und Inhaltsverzeichnis zu KONSENS, E-Government, ELSTER, eRechnung und Co.

Zusammenstellung und Produkte für ELSTER, Vollmachtsdaten, beSt, Bundesanzeiger und DiFIN

Hier finden Sie übersichtlich die wichtigsten Produkte mit Grundlagen, Gesetzesgrundlagen, Erläuterungen, Hinweisen, Erklärungen, Vorteile in der Umsetzung in Prozessen, Digitalisierung und Automatisierung, Integrationsprodukte der hmd-software AG und Praxisbeispiele für die Umsetzung.

  1. ELSTER (ELektronische STeuerERklärung) in den Produkten hmd.rewe, hmd.orga, hmd.steuern und hmd.lohn

    1. ELSTER Pflichtanforderungen, Grundlage oder Gesetz
      In der digitalen Steuerverwaltung gilt ELSTER als gesetzter Standard. Die Abgabenordnung und deren Grundlage nach §87a bis §87d gelten für den automatisierten Abruf von Steuerdaten. Diese Möglichkeiten erlaubt es mit Bürgern, Unternehmern und Finanzverwaltungen digital und automatisch zu kommunizieren und digitale Datenbestände auszutauschen.
    2. ELSTER Erläuterungen und Erklärungen
      Ein sehr großer Teil der in ELSTER zur Verfügung stehenden Schnittstellen, werden in den jeweiligen Produkten bei hmd, in hmd.rewe, hmd.steuern, hmd.orga und hmd.lohn ein- und umgesetzt. ELSTER stellt die komplette digitale Schnittstelle zu allen Finanz- und Verwaltungsbehörden dar.
    3. ELSTER Vorteile in der Umsetzung in allen hmd.prozessen
      Durch die komplette Integration in die Verarbeitungs- und Fertigstellungsprozesse in allen Programmteilen, sind die Arbeitsschritte sofort vom Benutzer umsetzbar. Die Fertigstellung oder die Merkmale beim späteren Versand werden in im hmd.elsterpool, im hmd.steuercontrol für alle Benutzer übersichtlich und in Echtzeit visualisiert.
    4. ELSTER Digitalisierung und Automatisierung
      Der Ausdruck von Protokollen oder manuelle Kontrollfunktionen entfallen, da alle Prozesse digital ablaufen und entsprechend im hmd.elsterpool, hmd.steuercontrol, Postbuch, hmd.freizeichnung oder im hmd.netarchiv bis zum Mandanten transparent dargestellt werden. Natürlich wieder in Echtzeit.
    5. Produkte in denen ELSTER im E-Government bei hmd-software integriert ist
      Die Features von ELSTER werden heute in allen Produkten bei hmd.rewe, hmd.orga, hmd.steuern und hmd.lohn bei hmd eingesetzt.
    6. ELSTER Praxisbeispiele im E-Government in der hmd-software
      Seit über 20 Jahren werden nun Umsatzsteuervoranmeldungen, ZM-Meldungen, 1 /11 Herabsetzungsanträge, Massenschnittstellen ELMA5, Abgabe Steuerklärungen, Bescheiddatenrückübertragung, NACHDIGAL, Elektronischer Einspruch, Besondere Nachrichten, Lohnschnittstellen wie ELStAM, u.v.m. zum Standard ELSTER-Verfahren.
  2. DIVA (Digitaler Verwaltungsakt) in den Produkten hmd.orga und hmd.steuern

    1. DIVA Pflichtanforderungen, Grundlage oder Gesetz
      Für die Umsetzung der Meldung per E-Mail wurde die Änderung des §122 AO notwendig. Das Thema ist die Zulässigkeit der elektronischen Bekanntgabe von Verwaltungsakten durch Bereitstellung zum Datenabruf, genannt auch Bescheiddatenrückübermittlung oder Bescheidrückübermittlung, sowie die Änderung des Fristbeginnes nach Versand der Bekanntgabe-E-Mail. Versand von E-Mails erfolgt in der Regel nur, sofern eine schriftlich erteilte Einwilligung (§ 30 AO) vorliegt. Diese ist für die DIVA2 in der Vollmachtsdatenbank bereitzustellen.

    2. DIVA Erläuterungen und Erklärungen
      Die DIVA, als DIgitaler VerwaltungsAkt hat im Jahr 2020 mit der digitalen Bereitstellung der Einkommensteuerbescheide begonnen und wird mit der DIVA2 den nächsten Schritt machen. Der Abruf bzw. die Bereitstellung von digitalen Bescheiddaten in Form einer Bekanntgabe-E-Mail und dem Download der PDF-Datei, in der der Steuerbescheid vorhanden sein wird. Achten Sie bitte auf die geänderten Fristen nach der Bekanntgabe der E-Mail für den Bescheid. Auch können Sie für DIVA2 die Freigabe nur noch in der Vollmachtsdatenbank durchführen.

    3. DIVA Vorteile in der Umsetzung in allen hmd.prozessen
      Mit der Übermittlung der Bekanntgabe-E-Mail und dem Download der PDF-Datei als Bescheid, wird die digitale Aufbewahrung, Dokumentation und Bearbeitung weiter nach vorne getrieben. In hmd.maileingang, Postbuch, Fristen und Bescheide und hmd.mandant können der gesamte Prozess digital abgebildet werden und ebenso rechtlich absichert im revisionssicheren Postbuch gespeichert werden.

    4. DIVA Digitalisierung und Automatisierung
      Die Ablösung der Papierbescheide bzw. den manuellen Prozess der Digitalisierung der Papierbescheide im Scanverfahren wird damit eingeläutet und in den Hintergrund gedrängt. Damit ist eine Erleichterung der Verwaltungsarbeiten in Sicht und verbessert an dieser Stelle auch die Durchgängigkeit der Datenbestände.

    5. Produkte in denen DIVA im E-Government bei hmd-software integriert ist
      Die Features von DIVA1 und DIVA2 werden heute in den Produktpaket der hmd.orga und dort im Postbuch, Fristen und Bescheide, hmd.elsterpool, Dokumentenmanagement, Korrespondenz und Emailverwaltung genutzt.

    6. DIVA Praxisbeispiele E-Government in der hmd-software
      Im Standardprozess werden die Bescheide heute entweder in einen digitalen Postbuch, mit Fristen und Bescheide verbunden und eingetragen bzw. vorab digitalisiert und mit dem DMS System vereint. Dies sind derzeit gängige Praxisprozesse und der Bescheid, der von DIVA bereitgestellt bzw. abgerufen werden kann, übernimmt hier kleine Vereinfachungen im Prozess, der das Digitalisieren des Papierbescheides obsolet macht, bzw. die Einträge im Postbuch automatisiert. In wieweit die Bescheiddaten digital weiterverarbeitet werden, hängt von der Steuerkanzlei ab.

  3. Steuerkontoabfrage oder Steuerkontenabfrage in den Produkten hmd.rewe, hmd.orga und hmd.steuern

    1. Steuerkontoabfrage Pflichtanforderungen, Grundlage oder Gesetz
      Mit in Kraft treten des KONSENS-Verfahren und des KONSENZ-Gesetzes am 01.Januar 2019 war die Steuerkontoabfrage eine der ersten Erleichterungen und digitalen Möglichkeiten über ELSTER diese Datenbestände digital bereitgestellt zu bekommen.

    2. Steuerkontoabfrage Erläuterungen und Erklärungen
      Mit der zunehmenden Informationsflut bzw. Änderungen der Steuerakten und Werte können die Daten aus dem Steuerkonto, incl. Vorauszahlungen, Umbuchungen oder Verrechnungen nicht mehr manuell weitergeben werden. Dies erledigt die Steuerkontoabfrage im Rahmen des Zugriffs über die Vollmachtsdatenbank und ELSTER auf das Steuerkonto des Mandanten.

    3. Steuerkontoabfrage Vorteile in der Umsetzung in allen hmd.prozessen
      Durch das Pooling der Abfragen im hmd.steuercontrol können schon früh im Prozess die Informationen bereitgestellt werden. Der komplette digitale Prozess, incl. Dokumentenmanagement und Ablage der abgerufenen Werte steht allen Benutzern im hmd.steuercontrol jederzeit zur Verfügung.

    4. Steuerkontoabfrage Digitalisierung und Automatisierung
      Vor der digitalen Abfrage, wurde noch im Finanzamt direkt angerufen, man hat die Steuernummer des Mandanten durchgegeben und Auskunft erhalten. Dies ist heute mit der Masse an Daten und der schnellen Anpassung nicht mehr möglich und zeitgemäß. Heute geht das auf Knopfdruck aus der Software heraus incl. Dokumentation und Speicherungen der Abfragewerte für alle Benutzer.

    5. Produkte in denen die Steuerkontoabfrage im E-Government bei hmd-software integriert ist
      Im hmd.steuercontrol werden für jeden Mandanten abfragen durchgeführt und gespeichert. Mit einer Smart-Card und dem Zugriff bzw. Freischaltung über die Vollmachtsdatenbank können alle Benutzer auch eine Pool-Abfrage durchführen, die dann abgerufen wird, wenn der Smart-Card Inhaber die Abfragen freigibt.

    6. Steuerkontoabfrage Hinweis Freischaltung
      Die Freischaltung für den Mandanten zur Steuerkontoabfrage muss in der Vollmachtsdatenbank oder in ELSTER hinterlegt sein.

    7. Steuerkontoabfrage praxisbeispiele E-Government
      Hier ist ganz viel Einsparpotenzial vorhanden. Kein Anrufen beim Finanzamt, keine Wartezeiten, keine Rückrufe. Freigabe der Steuerkontoabfrage oder ELSTER in der Vollmachtsdatenbank und Abruf rund um die Uhr auf Knopfdruck aller gespeicherter Werte beim Finanzamt. Im hmd.steuercontrol werden alle Werte und Abrufe gespeichert. Damit haben alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Zugriff auf die Werte.

  4. VaSt (Vorausgefüllte STeuererklärung) in den Produkten hmd.steuern

    1. VaSt Pflichtanforderungen, Grundlage oder Gesetz
      Für die VaSt besteht keine Pflicht zum Abruf. Eine freiwillige Steuererklärung lohnt häufig. Für wen genau eine Abgabepflicht gilt, kann im Paragraf 46 des Einkommensteuergesetzes (EStG) nachlesen werden.
    2. VaSt Erläuterungen und Erklärungen
      Die VaSt, die seit 2014 zur Verfügung steht, also die vorausgefüllte Steuererklärung ist ein Service der Finanzverwaltung, um das Ausfüllen der Steuererklärung zu erleichtern und die Wertebasis für die Berechnung der Steuer zu verbessern.
    3. VaSt Vorteile in der Umsetzung in allen hmd.prozessen
      Gerade bei neuen Mandaten im Bereich Einkommensteuer dient die VaSt zum schnellen Erstellender Steuererklärung, da alle Daten dem Pool der Finanzverwaltung bzw. aller Beteiligter wie Versicherungen, Arbeitsämter, Krankenkassen, Riester, Rentenversicherungen, Arbeitgeber, usw. übertragen und bereitgestellt werden.
    4. VaSt Digitalisierung und Automatisierung
      Ebenso kann die VaSt dazu genutzt werden, die vom Mandanten bereitgestellten Daten aus den Unterlagen mit den digitalen VaSt Daten abzugleichen. Dies kann u.U. im Vorfeld helfen große Unterschiede bei der Berechnung und dem späteren Bescheid abzumildern.
    5. Produkte in denen VaSt im E-Government bei der hmd-software integriert ist
      Die vorausgefüllte Steuerklärung kann in der hmd.est bzw. Einkommensteuer verwendet werden. Eine Anbindung an ELSTER zum Abruf der Belegdaten ist Voraussetzung.
    6. VaSt Hinweis Freischaltung
      Die Freischaltung für den Mandanten zur VaSt muss in der Vollmachtsdatenbank oder in ELSTER hinterlegt sein.
    7. VaSt Praxisbeispiele E-Government
      Der § 25 Absatz 3 des Einkommensteuergesetzes regelt wer eine Einkommensteuererklärung erstellen muss. Innerhalb der Anwendung der hmd.est kann die vorausgefüllte Steuererklärung VaSt digital abgerufen und die Werte komfortabel abgeglichen und in unser Einkommensteuerprogramm übernommen werden.

  5. Bescheiddatenabholung in den Produkten hmd.orga und hmd.steuern

    1. Bescheiddatenabholung Pflichtanforderungen, Grundlage oder Gesetz
      Bescheiddaten stehen 180 Tage nach Bekanntgabe zum Abruf zur Verfügung. Nicht abgeholte Bescheiddaten werden nach 180 Tagen, abgeholte Bescheiddaten nur 60 Tage nach Abholung gelöscht. Wichtig ist auch, dass Bescheiddaten nur mit dem Zertifikat von ELSTER abgeholt werden können, mit dem die Steuererklärung abgeben worden ist. Ausnahme ist die rechtzeitige Verlängerung des Zertifikates für die Abgabe der Steuererklärungen bei ELSTER. Auch muss der Haken zur Bereitstellung der Bescheiddaten bei der Übermittlung gesetzt worden sein.
    2. Bescheiddatenabholung Erläuterungen und Erklärungen
      Vorab und zusätzlich kann der Service „Bescheiddatenabholung“ die Kennzahlen und Werte aus dem Bescheid elektronisch bereitstellen und übermitteln. Die abgerufenen Bescheiddaten sind rechtlich nicht bindend. Nur der offizielle Bescheid (DIVA) in elektronischer oder Papierform hat eine rechtliche Bindungswirkung.
    3. Bescheiddatenabholung Vorteile in der Umsetzung in allen Prozessen
      Die gesamten Prozessdaten der Steuererklärung sind digitale vorhanden und abrufbar. Für die Beratung oder die Korrespondenz stehen die Werte zur Verfügung.
    4. Bescheiddatenabholung Digitalisierung und Automatisierung
      Mit der Abholung der Bescheiddaten können in der Bescheidprüfung in Fristen und Bescheide sofort die Werte aus der Berechnung und dem Bescheid geprüft werden. Damit sind eine schnelle Vorschau und Entscheidung möglich, ob ggf. Einspruch eingelegt werden soll oder der Bescheid als geprüft verarbeitet wird.
    5. Produkte in denen Bescheiddatenabholung im E-Government integriert ist
      Die Bescheiddatenabholung kann über den hmd.elsterpool, die hmd.est Steuererklärungen, das Postbuch und Fristen und Bescheide, incl. der hmd.korrespondenz genutzt werden.
    6. Bescheiddatenabholung Praxisbeispiele E-Government
      Sie haben nach der Erstellung der Steuererklärung den Haken gesetzt, dass Sie die Bescheiddaten, sobald diese für die Steuererklärung digital zur Verfügung stehen, abgerufen möchten. Diese E-Mail hat Sie nun erreicht und Sie können bequem über unseren hmd.elsterpool die Bescheiddaten im Block abrufen. Diese stehen Ihnen dann in Fristen und Bescheide zur Verprobung mit der Berechnung zur Verfügung und Sie können entscheiden, ob der spätere Steuerbescheid in Ordnung ist.

  6. beSt (Besonderes elektronisches Steuerberaterpostfach) in den Produkten hmd.orga

    1. beSt Pflichtanforderungen, Grundlage oder Gesetz
      Nach Steuerberatungsgesetz §86d Abs. 6 StBerG besteht für alle Mitglieder der Steuerberaterkammern und der in das Berufsregister eingetragenen Berufsausübungsgesellschaften die passive Nutzungspflicht zu erfüllen, die damit gesetzlich geregelt ist. Eine aktive Pflicht zur Nutzung besteht nicht.
    2. beSt Erläuterungen und Erklärungen
      Der sichere digitale Versand von Nachrichten oder Dokumenten an Gerichte, Finanzämter oder Verwaltungen wird damit wieder ein Stück leichter und einheitlicher. Für Rechtsanwälte gibt es bereits seit Jahren BEA, dass sehr erfolgreich eingesetzt wird.
    3. beSt Vorteile in der Umsetzung in allen hmd.prozessen
      Ohne umständliche Verschlüsselung über E-Mail-Postfächer und deren Verwaltung kann nun jeder Teilnehmer seine Nachrichten, Daten oder Dokumente rechtssicher an sein digitales Ziel versenden und nachverfolgen. Direkt aus unserer Anwendungssoftware.
    4. beSt Digitalisierung und Automatisierung
      Damit ist sichergestellt, dass nicht nur nach extern die Daten und Nachrichten rechtssicher ankommen, sondern auch in der Steuerkanzlei der gesamte digitale Bearbeitungsprozess eingehalten wird. Von der Erstellung des Schriftstückes, der digitalen Belege, der Nachricht und der Verwaltung des Postein- und Ausganges.
    5. Produkte in denen beSt im E-Government integriert ist
      hmd.best ist in hmd.orga, der hmd.korrespondenz, dem Postbuch, dem Terminkalender, dem Erinnerungsmodul und im hmd.dms integriert.
    6. beSt Praxisbeispiele E-Government
      Ab dem 01.01.2023 können Unterlagen bzw. Korrespondenz mit Finanzgerichten, entweder für neue oder bestehende Rechtsangelegenheiten nur noch per beSt übermittelt werden. Weitere Anwendungsfälle und Kommunikationspartner werden nach und nach im System etabliert. Ebenso fällt die Kommunikation über die E-Mail-Verschlüsselung der Deutschen Post mit DE-Mail nun endgültig weg.

  7. VDB Vollmachtsdatenbank in den Produkten hmd.orga

    1. Vollmachtsdatenbank Pflichtanforderungen, Grundlage oder Gesetz

      Die Vollmachtsdatenbank wird seit dem 01.07.2020 von der BStBK direkt betrieben. Die DATEV dient nur noch als Anmelde- und Sicherheitsplattform. In der Vollmachtsdatenbank werden die Zugriffsrechte für alle Mandanten verwaltet, über die digitale Datenbestände von externen Anwendungen von Berufsträgerinnen und Berufsträgern abgerufen werden können.

    2. Vollmachtsdatenbank Erläuterungen und Erklärungen
      Neben ELSTER, der Vollmachtsdatenbank und jetzt beSt stehen den steuerberatenden Berufen hier drei zentrale und übergreifende Verwaltungsplattformen für die Verwaltung und Kommunikation sowohl mit den Behörden, als auch mit den angemeldeten Benutzern zur Verfügung.

    3. Vollmachtsdatenbank Vorteile in der Umsetzung in allen hmd.prozessen
      Innerhalb der hmd-software werden alle drei zentralen Verwaltungsstellen von unserer Softwarelösung vollständig unterstützt. Dies gilt für ELSTER, die Vollmachtsdatenbank und beSt. Die nötigen Client Programme und Organisationshilfen wie Postbuch, Fristen und Bescheide, hmd.dms, hmd.elsterpool, hmd.steuercontrol, u.v.m. gehen Hand in Hand mit den Produkten.

    4. Vollmachtsdatenbank Digitalisierung und Automatisierung
      Die Vollmachtsdatenbank der BStBK stellt die Schnittstelle für die Verwaltung der Zugriffe der steuerberatenden Berufe zu Ihren Mandanten und Auftraggebern dar. Über die Freigabe der Zugriffe werden explizit die Bereiche definiert, auf die die Steuerkanzlei zugreifen darf. z.B. VaSt oder Steuerkontoabfrage.

    5. Produkte in denen die Vollmachtsdatenbank im E-Government integriert ist
      Die Verwaltung von Vollmachten ist in einem eigenen Tool der hmd.vollmachtsdatenbank in den hmd.stammdaten hinterlegt. Dort können die Vollmachten gepflegt werden und über eine CSV-Datei exportiert und in der Vollmachtsdatenbank der BStBK wieder importiert werden. Vollmachten werden von allen Programmen in den hmd.steuern genutzt.

    6. Vollmachtsdatenbank Praxisbeispiele E-Government
      Die Freigabe der Vollmachten, z.B. VaSt oder Steuerkontoabfrage kann direkt in der Vollmachtsdatenbank der BStBK erfolgen oder über die hmd.vdb in hmd gepflegt und dann für die Vollmachtsdatenbank bereitgestellt werden. Entweder per CSV Export oder per API direkt für die Vollmachtsdatenbank.

  8. NACHDIGAL (Nachreichung digitaler Anlagen) in den Produkten hmd.rewe, hmd.orga und hmd.steuern

    1. NACHDIGAL Pflichtanforderungen, Grundlage oder Gesetz
      Seit Abgabe der Einkommensteuererklärung 2017 müssen keine Belege mehr beigefügt werden. Es gilt lediglich eine Belegvorhaltepflicht in der Steuerkanzlei und auf Nachfrage vom Finanzamt können diese über NACHDIGAL digital übermittelt werden.
    2. NACHDIGAL Erläuterungenund Erklärungen
      Damit hört das lästige kopieren und vervielfältigen von Papierbelegen für Steuererklärungen endlich auf. Alle relevanten Belege des Mandanten können digitalisiert und im Dokumentenmanagement abgespeichert werden.
    3. NACHDIGAL Vorteile in der Umsetzung in allen hmd.prozessen
      Jeder Beleg oder jedes Dokument wird nur einmal angefasst. Entweder wenn der Mandantenbeleg digitalisiert wird oder aus dem Postfach, der E-Mail oder der APP zugeordnet wird. Danach bleibt der digitale Beleg im Dokumentenmanagement und ist für jeden im Zugriff, wenn dies nötig ist. Egal ob im Büro, im Home Office oder von unterwegs in der Cloud.
    4. NACHDIGAL Digitalisierung und Automatisierung
      Wieder ein kleiner Schritt mehr Belegbilder oder Dokumente aus den Papierordner zu verbannen, bzw. die Kopien nicht mehr abheften zu müssen. Der gesamte Prozess incl. der Erstellung der Steuererklärungen wird damit runder, transparenter und viel sicherer für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
    5. Produkte in denen NACHDIGAL im E-Government integriert ist
      Die NACHDIGAL ist in jedem Steuerprogramm aus hmd.rewe und hmd.steuern der hmd-software aktiv, aber auch im Dokumentenmanagement und im gesamten Organisationsbereich der Kanzleiorganisation
    6. NACHDIGAL Praxisbeispiele E-Government
      Dies öffnet nicht nur der Digitalisierung von Papierbelegen im Einkommensteuerbereich Tür und Tor, sondern auch was die Kommunikation mit dem Mandanten betrifft. Belege per E-Mail, Belege aus APP’s zur Vorabsteuererfassung, usw. Mit NACHDIGAL können Sie aus jeder hmd.anwendung die Belege oder Dokumente an das Finanzamt digital schicken. Natürlich mit revisionssicherem und dokumentiertem Postausgang im Postbuch.

  9. RaBe (Referenzierung auf Belege) in den Produkten hmd.steuern

    1. RaBe Pflichtanforderungen, Grundlage oder Gesetz
      Der Hintergrund ist das Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens. Damit ist die Belegvorlage gekippt und es wird in die Belegvorhaltepflicht geändert, der auf Anforderung des Finanzamtes nachzukommen ist.
    2. RaBe Erläuterungen und Erklärungen
      Das Ziel ist für den Steuerpflichtigen und den Steuerberater einen zusätzlichen Nutzen und eine Vereinfachung zu schaffen. Die aufwändige und zeitraubende Nachreichung von Belegen soll vermieden werden und durch die Referenzierung der Belege bereits in der Steuererklärung ersetzt. Damit hat der Sachbearbeiter beim Finanzamt ohne schriftliche Anforderung die Möglichkeit bieten, die Belege in digitalisierter Form abzurufen. Der genaue Ablageort der Belege steht noch nicht fest.
    3. RaBe Vorteile in der Umsetzung in allen hmd.prozessen
      Der zwang weiter Belege und Dokumente zu digitalisieren steigt weiter. Aber auch damit die Chance, weitere Prozesse in der Kanzlei mit dem Mandanten umzusetzen.
    4. RaBe Digitalisierung und Automatisierung
      Ohne digitale Belege vom Mandanten wird dies nicht möglich sein. Damit setzt die Finanzverwaltung wieder einen Schritt um, den die Kanzleien ausführen müssen. Das Papier wird wieder ein Stück zurückgedrängt.
    5. Produkte in denen RaBe im E-Government integriert ist
      Wird in jedem Steuerprogramm in den hmd.steuern einsetzbar sein.
    6. RaBe Praxisbeispiele E-Government
      Diese fehlen noch, da RaBe erst in den nächsten Jahren verfügbar sein wird. Man darf gespannt sein, wann die Umsetzung soweit ist.
  10. Elektronischer Einspruch in den Produkten hmd.orga und hmd.steuern

    1. Elektronischer Einspruch Pflichtanforderungen, Grundlage oder Gesetz
      Der elektronischer Einspruch ist Teil des gesamten ELSTER Prozesses zur Digitalisierung und Vereinfachung der Steuerverwaltung in den Finanzen. Der lästige Brief- und Faxverkehr sollte der Vergangenheit angehören.
    2. Elektronischer Einspruch Erläuterungen und Erklärungen
      Der gesamte Papierprozess angefangen in der Steuerkanzlei vom erstellen des Briefs, dem Versand, der Ablage und dem gleichen Prozess in der Finanzverwaltung soll ganz einfach Einhalt geboten werden. Sinn und Zweck von Papiereinsprüchen bzw. Brief oder Fax stellt sich wirklich. Ok - es gibt einen Wermutstropfen. Sie können im elektronischen Einspruch immer nur einen Einspruch absenden, nicht wie früher in einem Brief gleich eine ganze Aufzählung.
    3. Elektronischer Einspruch Vorteile in der Umsetzung in allen hmd.prozessen
      Mandant steht fest, Steuernummer steht fest, Bescheidart steht fest, Veranlagungsjahr steht fest. Nur der Einspruchstext und der Button senden steht zwischen Ihnen und dem elektronischen Einspruch.
    4. Elektronischer Einspruch Digitalisierung und Automatisierung
      Endlich kein Fax oder Brief mehr ans Finanzamt, sondern alles digital. Mehr geht nicht und spart Zeit und Umwelt an allen Enden. Wissen Sie wie lange man an einem Brief oder Fax sitzt im Schnitt, bis dieses im Postausgang liegt. Ca. 15 Min. pro Brief. Ganz schön lange, nicht.
    5. Produkte in denen der elektronische Einspruch im E-Government integriert ist
      Die Integration ist in der gesamten hmd.orga, vom Postbuch, Fristen und Bescheide, Dokumentenmanagement und in den hmd.steuern überall zu finden. Wir möchten keine Barrieren aufbauen, sondern Sie animieren die ganze Funktionalität zu nutzen.
    6. Elektronischer Einspruch Praxisbeispiele E-Government
      Die Begründung für den Einspruch, wenn Sie diesen einlegen, müssen Sie doch so oder so schreiben. Ob in Word oder gleich im elektronischen Einspruch aus der Steuererklärung oder der hmd.orga spielt doch keine Rolle. Aber danach haben Sie alles digital, kein Fax mehr, keine Papierablage und keine Kopie mehr in der Dauerakte beim Mandanten.

  11. Besondere Nachrichten Finanzamt in den Produkten hmd.rewe, hmd.orga und hmd.steuern

    1. Besondere Nachrichten Finanzamt Pflichtanforderungen, Grundlage oder Gesetz
      Ähnlich dem elektronischen Einspruch und NACHDIGAL ist auch die elektronische besondere Nachricht ein Teil aus dem ELSTER Universum der Finanzverwaltung und soll die Papier-, Brief-, Fax- und E-Mail-Kommunikation ablösen.
    2. Besondere Nachrichten Erläuterungen und Erklärungen
      Die Kommunikation per E-Mail mit dem Finanzamt oder die Belegnachreichung per E-Mail funktioniert ja nicht wirklich und auch nicht flächendeckend. Auch ist DE-Mail zur Verschlüsselung von Nachrichten gescheitert. Zu komplex, zu aufwändig, zu teuer und unbedienbar.
    3. Besondere Nachrichten Vorteile in der Umsetzung in allen hmd.prozessen
      Auch hier sehr viele Vorteile. Der Text als Nachricht muss doch sowieso geschrieben werden, warum dann nicht in der besonderen Nachricht direkt. Auch hier steht Mandant, Steuernummer, Betreff, VA, usw. alles schon bereit. Sie müssen nur zugreifen und es machen und nicht wieder den einen Grund suchen, der Sie davon abhält es nicht umzusetzen. Postbuch, Dokumentenmanagement, usw. alles inbegriffen.
    4. Besondere Nachrichten Digitalisierung und Automatisierung
      Schnell einfach eine Nachricht an das Finanzamt zu schicken. Mit der Gewissheit, dass diese Nachricht ankommt, gelesen und verarbeitet wird. Zum richtigen Steuerfall, zum richtigen Mandanten und zur richtigen Steuernummern. Nicht wie bei E-Mails, wo der Grad der Umsetzung der empfangenen E-Mails im Finanzamt manchmal bei NULL ist.
    5. Produkte in denen Besondere Nachrichten im E-Government integriert ist
      Eine besondere Nachricht an das Finanzamt kann an jeder Stelle in der hmd.orga und den hmd.steuern gestartet werden. Vorzugsweise aus einer Mandantenumgebung, um die Mussfelder schon auszufüllen und um beim speichern sofort das Postbuch, das Dokumentenmanagement oder andere aktive Nachrichten bzw. Aufgabendienste anzusprechen.
    6. Besondere Nachrichten Praxisbeispiele E-Government
      ES gibt an jeder Stelle im gesamten Mandantenprozess, egal bei der Erstellung der Steuererklärungen, des Jahresabschlusses, u.v.m. immer Gründe, warum eine Nachricht dem Finanzamt zugestellt werden muss. Auch ggf., weil das Finanzamt die Kanzlei über das Nachrichtenformat angeschrieben hat. Denn wenn Sie über NACHDIGAL Belege nachreichen und das Finanzamt Rückfragen hat, werden diese weder über E-Mail noch per Brief gehen, sondern über die digitale besondere Nachricht vom Finanzamt.
  12. ELStAM (Elektronische LohnSteuerAbzugsMerkmalen) in den Produkten hmd.lohn

    1. ELStAM Pflichtanforderungen, Grundlage oder Gesetz
      Damit der Arbeitgeber über das ELStAM an Ihre Lohninformationen kommt, benötigt der Arbeitgeber nur Ihr Geburtsdatum und die steuerliche Identifikationsnummer, die auch in der Einkommensteuer benötigt wird. Mit diesen Daten, die Sie Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt haben, ist der berechtigt diese Daten über ELSTER abzurufen.

    2. ELStAM Erläuterung und Erklärungen
      Damit Lohnabteilung oder Steuerbüros hier leichter an die Abrechnungsdaten für die Lohn- und Gehaltsabrechnungen kommen, sind der Zugriff auf diese Daten notwendig. Alle Programmhersteller von Lohn- und Gehaltsprogrammen müssen diese Schnittstelle bereitstellen. Derzeit wird z.B. die Steuerklasse, Anzahl der Kinderfreibeträge, Kirchensteuermerkmale und sonstige Freibeträge bereitgestellt.

    3. ELStAM Vorteile in der Umsetzung in allen hmd.prozessen
      Damit es bei Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu keinen Fehlberechnungen kommt, weil relevante Lohnabrechnungsinformationen nicht bei den Mitarbeitern eingepflegt worden sind, ist der Abruf bzw. die Bereitstellung dieser Daten sehr wichtig. Nicht zuletzt kommt dieses Verfahren den Mitarbeitern zu Gute, da bei Änderungen in den Steuerklassen oder den Kinderfreibeträgen nicht erhebliche Fehlberechnung zu Lasten des Mitarbeiters ausgeführt werden können.

    4. ELStAM Digitalisierung und Automatisierung
      Dieser Faktor spielt hier eher eine untergeordnete Rolle, das Lohn- und Gehaltsabrechnung ja nicht mehr per Papier erstellt werden. Dies ist ja bereits alles digital und ELStAM nur ein digitales  Hilfsmittel zur Entlastung des Personals.

    5. Produkte in denen ELStAM im E-Government integriert ist
      ELStAM wird ausschließlich hmd.lohn, also im Lohn- und Gehaltsbereich eingesetzt, um dort die Qualität der Abrechnung zu erhöhen und das Personal nicht mit Rückfragen oder Anfragen zu belasten, die sehr viel Zeit kosten können.

    6. ELStAM Praxisbeispiele E-Government
      Bei jeder Personalanlage im hmd.lohn wird ELStAM an dieser Stelle genutzt, um die wichtigsten Bestandteile der Mitarbeiterdaten digital abrufen zu lassen.

  13. Veröffentlichung Bundesanzeiger in den Produkten hmd.rewe

    1. Bundesanzeiger Pflichtanforderungen, Grundlage oder Gesetz
      Es besteht die Pflicht für jegliche Form einer Kapitalgesellschaft den Jahresabschluss zeitnah zu erstellen und festzustellen. Im Bundesanzeiger ist jede Gesellschaft nach §325 HGB verpflichtet, innerhalb von spätestens einem Jahr nach Ablauf des Geschäftsjahres den erstellten und festgestellten Jahresabschluss im elektronischen Bundesanzeiger zu veröffentlichen.
    2. Bundesanzeiger Erläuterung und Erklärungen
      Um die Transparenz und Sicherheit für Unternehmen zu erhöhen, wurde die Möglichkeit geschaffen, digital Einblick nehmen zu können, wie es um die Gesellschaft bzw. dem Unternehmen steht und wie die finanzielle Lage ggf. zu beurteilen ist.
    3. Bundesanzeiger Vorteile in der Umsetzung in allen hmd.prozessen
      Mit der Erstellung des Jahresabschlusses im hmd.abschluss sind bereits alle Daten und Prozesse für die Veröffentlichung im Bundesanzeiger gestellt. Konten und Bilanzgliederungen sind bereits vorhanden. Was fehlt sind ggf. spezielle Stammdaten für den Bundesanzeiger wie Unternehmensgrößen, Anzahl Mitarbeiter, Größenklassen und die daraus sich ergebenden Abgabepflichtteile wie Anlagespiegel, Lagebericht, Anhang oder diverse Bestätigungsvermerke. Ein wichtiger Hinweis beim Bundesanzeiger sind die Bestandteile zur Veröffentlichung. Verfahren Sie hier sorgsam mit den zu veröffentlichten Daten des Unternehmens.
    4. Bundesanzeiger Digitalisierung und Automatisierung
      Ablage, Verwaltung, Versand, Übersicht und Zugriff auf alle Daten von jeder Stelle aus sind unschlagbaren Argumente, den Bundesanzeiger sofort aus dem hmd.abschluss heraus zu versenden, bzw. veröffentlichen. Sie sparen Zeit und erhöhen die Sicherheit in der Anwendung. Nicht zu vergessen, die Übersicht im hmd.steuercontrol mit Dokument und Abgabedatum.
    5. Produkte in denen der Bundesanzeiger im E-Government integriert ist
      Der Bundesanzeigerist in hmd.rewe, bzw. in hmd.anlag und im hmd.abschluss komplett bis zur Plausibilitätsprüfung und dem direkten digitalen Versand integriert. Daneben sind noch das Dokumentenmanagement, hmd.steuercontrol, Postbuch, hmd.mandant und der hmd.elsterpool am gesamten Prozess beteiligt. Alternativ kann der Bundesanzeiger natürlich auch noch als XML-Datei exportiert werden und manuell im Portal des Bundesanzeigerverlages hochgeladen werden.
    6. Bundesanzeiger Praxisbeispiele E-Government
      Am Ende des Jahresabschlusses bzw. dessen Fertigstellung und Feststellung in der Gesellschafterversammlung kann der Jahresabschluss sofort aus dem hmd.abschluss per Knopfdruck dem Bundesanzeiger zur Verfügung gestellt werden. Einen lästigen Export und Import bzw. das Hochladen im Bundesanzeiger entfällt damit.

  14. E-Bilanz (Bereitstellung elektronischer Jahresabschluss) in den Produkten hmd.rewe

    1. E-Bilanz Pflichtanforderungen, Grundlage oder Gesetz
      Die gesetzliche Pflicht zur Abgabe der Bilanzierungsdaten über die E-Bilanz besteht für alle Unternehmen. Dies gilt auch für Klein- und Kleinstbetriebe, wenn bestimmte Umsatzgrößen erreicht werden. Eine verpflichtende Abgabe besteht seit 2008 im neuen §5b des Einkommensteuergesetzes.

    2. E-Bilanz Erläuterung und Erklärungen
      Die Abgabe der Steuerbilanz als E-Bilanz in digitaler Form stellt den steuerlichen Jahresabschluss, je nach Unternehmensgröße, Umsatz, Rechtsform, Taxonomiearten in einer digital lesbaren Form dar. Dies erlaubt der es den Finanzbehörden, Jahresabschlüsse digital einzulesen und schneller zu bewerten. In aller Regel wird mit der Standard- oder Kerntaxonomie gearbeitet, es gibt aber bis zu sieben Erweiterungstaxonomien, z.B. für Banken, Landwirtschaft, usw.

    3. E-Bilanz Vorteile in der Umsetzung in allen hmd.prozessen
      Mit der Erstellung des Jahresabschlusses im hmd.abschluss sind bereits alle Weichen in Richtung E-Bilanz gestellt. Die Auswahl der Taxonomie erfolgt im Vorfeld, Konten und Bilanzgliederungen sind bereits vorhanden. Was fehlt sind ggf. spezieller Stammdaten für die E-Bilanz, Unternehmensgrößen oder Abgabeformate, die eingestellt werden können. Die Abgabe erfolgt direkt aus dem hmd.abschluss mit einer ELSTER Plausibilitätsprüfung und dem direkten Versand.

    4. E-Bilanz Digitalisierung und Automatisierung
      Alle Datenbestände, Protokolle und Anpassungen sind perfekt dokumentiert und können immer nachvollzogen werden. Belege, Dokumente, Abgabeprotokolle werden im Dokumentenmanagement automatisch abgelegt. Postbucheinträge über den Versand erstellt und der gesamte Prozess im hmd.steuercontrol transparent für alle Benutzer hinterlegt, damit Auskünfte sowohl in der Kanzlei, als auch gegenüber dem Mandanten sofort und adhoc gegeben werden können.

    5. Produkte in denen die E-Bilanz im E-Government integriert ist
      Die E-Bilanz ist in hmd.rewe, bzw. in hmd.anlag und im hmd.abschluss komplett bis zur Plausibilitätprüfung und dem direkten digitalen Versand integriert. Daneben sind noch das Dokumentenmanagement, hmd.steuercontrol, Postbuch, hmd.mandant und der hmd.elsterpool am gesamten Prozess beteiligt.

    6. E-Bilanz Praxisbeispiele E-Government
      Nach der Fertigstellung des Jahresabschlusses und der Feststellung und Freigabe der Handels- und Steuerbilanz in den Gesellschafterversammlungen, wird der Jahresabschluss direkt dem Finanzamt, nach erfolgreicher Plausibilitätsprüfung übermittelt. Neben dem Jahresabschluss, können auch Sonder-, Eröffnungs-, negative Eröffnungsbilanz, Anlagespiegel, Betriebsvermögenvergleich, Anhänge aus dem Bilanzbericht, u.v.m. bereitgestellt und direkt übermittelt werden.

  15. DiFin (Digitaler Finanzbericht) in den Produkten hmd.rewe

    1. DiFin Pflichtanforderungen, Grundlage oder Gesetz

      DiFin, also der digitale Finanzbericht wurde durch die BAFIN auf den Weg gebraucht und von der Deutschen Bundesbank mit begleitet und ist das Standardübermittlungsverfahren von Jahresabschlüssen an Banken. Die Zusammenarbeit zwischen Wirtschaftsprüfern, Steuerberatern und Softwareherstellern muss die gesetzlich vorgeschriebene Offenlegung mit Zustimmung des Mandanten umgesetzt werden.
    2. DiFin Erläuterung und Erklärungen

      Ähnlich der E-Bilanz wird der Digitale Finanzbericht in Form einer strukturierten Ausgabedatei für das Kreditwesen aufbereitet und dem jeweiligen Rechenzentrum, dem die Hausbank des Mandanten angehört digital übermittelt. Allerdings ist sicherzustellen, dass die Hausbank des Mandanten am DiFin Verfahren teilnimmt. Auch muss der Mandant dem Verfahren zustimmen. Auch für DiFin ist eine spezielle Taxonomie nötig, die aber von der hmd-software zur Verfügung gestellt wird.
    3. DiFin Vorteile in der Umsetzung in allen hmd.prozessen

      Der klare Vorteil für die Übermittlung von Jahresabschlusszahlen per DiFin an ein Kreditinstitut besteht für den Mandanten. Die Genehmigung oder Verlängerung von Krediten oder der Bekanntgabe des aktuellen Status in digitaler Form. Eine Abgabe von Saldenlisten, Betriebswirtschaftlichen Auswertungen auf Papier ist nicht mehr zeitgemäß, zumal diese Daten erst manuell in das System des Kreditinstitutes übertragen werden müssen. Hier sind Übertragungsfehler bzw. Tippfehler möglich. Von der zeitlichen Verzögerung gar nicht zu sprechen.
    4. DiFin Digitalisierung und Automatisierung

      Banken und Kreditinstitute heute noch Papier zur Verfügung zu stellen, kann man machen, gibt aber kein gutes Bild ab, vor allem wenn das Kreditinstitut am DiFin Verfahren teilnimmt. Bringen Sie sich und Ihren Mandanten in eine sehr gute Position, wenn es darum geht mit dem Kreditinstitut und dem Mandanten gemeinsam die gesteckten Ziele zu erreichen.
    5. Produkte in denen DiFin im E-Government integriert ist

      Das digitale DiFin Verfahren ist in hmd.rewe und im hmd.abschluss komplett bis zur materialen Prüfung und dem direkten digitalen Versand integriert. Die Ablage im Dokumentenmanagement, hmd.steuercontrol, Postbuch und in hmd.mandant sind am gesamten Prozess beteiligt.
    6. DiFin Praxisbeispiele im E-Government

      Sicher wird DiFin nicht für jeden Mandanten nötig sein. Aber im Rahmen eines neuen Kundenauftrages den der Mandant umsetzen möchte und in Vorleistung gehen muss, sollte sein Kreditinstitut nicht mit Papier überflutet werden, sondern mit den direkten digitalen Zahlen und Datenbeständen über die DiFin Schnittstelle ausgestattet werden. Dies erleichtert allen Beteiligten den Prozess und führt ggf. zur einem schnelleren Genehmigungsverfahren im Kreditinstitut.

 

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