Automatische Belegerkennung - Automatisierung Finanzbuchhaltung

Viele Finanzbuchhaltungen sind prädestiniert dazu, den Aufwand für immer gleiche Arbeiten durch Digitalisierung und Automatisierung zu reduzieren. Mit Unterstützung von OCR und maschinellem Lernen können digitale Belegbilder einfacher verarbeitet und verbucht werden. Natürlich mit Buchungsvorschlägen, Lerndaten und digitaler Ablage der Belegbilder im Dokumentenmanagent mit Volltextsuche.

Wenn Sie Ihren Aufwand mit Hilfe digitaler Belege spürbar reduzieren möchten, müssen Sie nur zwei Punkte beachten: Sie brauchen das Programm hmd.kontoauszugsmanager und Sie müssen Belege und Rechnungen digitalisieren.

Wie funktioniert Digitalisierung?

Ihre Mandanten brauchen einen Scanner. Je nach Unternehmensgröße muss das keine teure Investition sein. Außerdem brauchen die Mandanten eine Internetverbindung, die in der notwendigen Ausprägung heutzutage überall vorhanden ist. An einem bestimmten Stichtag scannt der Mandant z. B. seine Lieferantenrechnungen ein und überträgt diese digital an die Steuerkanzlei. Aber nicht per E-Mail, das ist viel zu aufwendig und datenschutzrechtlich zweifelhaft. Wir nutzen dafür eine eigene Software, mit der die digitalisierten Belege schnell und sicher übertragen werden.

In der Steuerkanzlei landen die Belege automatisch in der richtigen Buchhaltung beim Mandanten. Beim nächsten Start der Fibu des Mandanten werden die Belege und Rechnungen automatisch zur Verfügung gestellt. Sicher und absolut einfach in der Bedienung. Zu diesem Zeitpunkt sind die Belege bereits durch die OCR-Erkennung gelaufen und vollständig erkannt. Umsatzsteuer-ID-Nummer oder die Steuernummer auf der Rechnung liefern die richtige Kontonummer. Dazu wird noch die Adresse geprüft, um größtmögliche Sicherheit für den Bediener zu erzeugen. Am Ende bekommt der Sachbearbeiter einen fertigen Buchungssatz vorgeschlagen, in dem sogar das Sachkonto schon enthalten ist. Er braucht nur noch zu kontrollieren und zu bestätigen. Die Buchung samt Beleg oder Rechnung im Anhang ist fertig. Kostenbelege wie Tankquittungen, Barbelege, Restaurantrechnungen usw. gelangen auf dem gleichen Weg in die Finanzbuchhaltung.

Kommt ein neuer Debitor oder Kreditor hinzu, werden einfach die Stammdaten hinterlegt, mit der OCR-Erkennung automatisch synchronisiert und bei der nächsten Rechnung schon verwendet. Sehr viel einfacher und effektiver kann die Finanzbuchhaltung nicht rationalisiert werden.

Was bringt das für die Steuerkanzlei?

Sie bieten Ihrem Mandanten eine Onlinebuchhaltung mit Archivfunktion, in der er selber suchen kann, nämlich mit der Volltextsuche über alle Belege. Die Suche geht über Rechnungen, Garantieleistungen, Bestellungen, Lieferanten, Rechnungsnummern usw.

Ihr Mandant kann die Belege einfach in der Reihenfolge des Eingangs bei sich ablegen. Heute muss er jeden Beleg in der Struktur seiner Ordner hinterlegen. Das ist mit dem Scannen nicht mehr notwendig.

Fehlbuchungen bei Beträgen, Rechnungsnummern, Datumseingaben oder im OPOS-Bereich gehören der Vergangenheit an. Damit auch die Rückfragen des Mandanten, die ja immer da sind und einen gewissen Zeitaufwand darstellen.

Sie stellen für Ihren Mandanten einen Wissenspool dar, der auf der einen Seite die Mandantenbindung erhöht und auf der anderen Seite Sie als Steuerkanzlei attraktiv für neue Mandanten macht.

Ihr Mandant ist nicht mehr blind, wenn er den Pendelordner in die Steuerkanzlei bringt. Rückfragen sind nicht mehr notwendig. Es wird alles sofort verarbeitet und die Nutzung von Zahlungsverkehr und Mahnung stellt den Mandanten wesentlich besser dar.

Als moderner und attraktiver Steuerberater bzw. Unternehmer sollten Sie diese Möglichkeiten nutzen. Sicherheit erhöhen, Aufwand reduzieren und die Möglichkeiten der digitalen Zeit in Anspruch nehmen. Damit bleiben Sie am Ball und können negativen Einflüssen wie fehlenden qualifizierten Mitarbeitern oder steigendem Zeitdruck entgegenwirken.

Mit der hmd.belegerkennung können

• Kostenbelege digitalisiert und automatisch mit der Buchung verbunden werden.
• Debitoren- und Kreditorenrechnungen per OCR erkannt und verbucht werden.
• Buchungsvorschläge gespeichert und verknüpft werden.
• automatische Buchungen erzeugt werden.
• Kostenbelege mit dem Kontoauszugsmanager verknüpft werden.
• doppelte Rechnungsnummern erkannt werden.
• Fehlbuchungen von Betrag, Rechnungsnummer und Datum vermieden werden.
• Belege für die BP perfekt aufbereitet werden.

Vorteile der hmd.belegerkennung

• Buchungsvorschläge werden gespeichert und wieder vorgeschlagen
• Lernsystem über die Adresse, Steuernummer und USt-ID-Nummer
• direkter Verzweig zu den offenen Posten der Finanzbuchhaltung
• Beleg ist der Buchung direkt zugeordnet
• digitale Suche der Belege im Archiv
• keine räumliche Mandantenbegrenzung mehr
• Wegfall des Pendelordners
• mehr Möglichkeiten beim Thema Homeoffice mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
• keine E-Mail-Übertragung und die damit verbundenen Schwierigkeiten
• Suche nach Bestellungen, Garantieleistungen von Artikeln oder Lieferanten
• GoBD-konforme Speicherung der digitalen Dokumente

Die Produktbeschreibung mit Screenshots finden Sie hier zum Download:

Produktinfo hmd.belegerkennung »