Transparenz in der digitalen Betriebsprüfung

• Bestätigung durch die OFD Halle und die OFD Oldenburg, dass bei der Prüfung der IDEA Datenbestände von hmd keine Beanstandungen vorliegen und die Daten absolut korrekt eingelesen werden können.
  
  
• DIe OFD Halle bzw. die OFD Oldenburg versorgen alle Betriebsprüfer und Betriebsprüferinnen mit den Import-scripts und Macros, die zum Einlesen der Datenbestände in die IDEA Software notwendig sind.

• Die Ausgabe der Handelsbilanz und Steuerbilanzdaten wurde in der neuesten Version des IDEA Exports überarbeitet und vereinfacht jetzt die Prüfung der einzelnen Datenbestände für den Betriebsprüfer.

• Wir haben die Empfehlung von unseren Berater in den jeweiligen OFD's bekommen, das es in der IDEA Software für den Betriebsprüfer einen sogenannten "Softwarefinder" gibt, der dem Betriebsprüfer den korrekten Softareanbieter für den Import nennt, wenn die bereitgestellte XML Datei eingelesen wird.

• Auswahlmöglichkeit beim Dokumentenexport für die Betriebsprüfung, ob nur "steuerrelevante" Dokumente bereitgestellt werden sollen. Belege und Dokumente, die mit einer Buchungserfassung verknüpft sind, bzw. Importdateien werden immer für die BP bereitgestellt.

• Möglichkeit der Kennzeichnung der Dokumente als "steuerrelevant" in hmd.mandant mit der rechten Maustaste und in der Dokumentenansicht
  
  
• Möglichkeit der Kennzeichnung der Dokumente in hmd.mandant, zu welchem Veranlagungsjahr die Dokumente gehören. Wird mit dem Auftragsmanager gearbeitet sind diese Informationen beim Dokument oder dem Beleg bereits vorhanden.
  
  
• Erstellen Sie einen Termin im hmd.infosystem oder scannen die Anordnung der Betriebsprüfung im Postbuch ein. Damit wird der komplette Vorgang digitalisiert, die Prüfungsinformationen erfasst und sowohl im Postbuch, als auch im Kalender als Termin für den Sachbearbeiter eingetragen.
  
  
• Sind alle Abschlussarbeiten, vor allem die strikte Verbuchung für BilMoG Mandanten nach Handels- und Steuerbilanz für die zu prüfenden Jahre, abgeschlossen und die Umbuchungen aus dem Jahresabschluss an die Buchhaltung übergeben, können die zur Betriebsprüfung anstehenden Jahre über unser Programm „Datasafe“ bereitgestellt werden.
  
  
• Exportieren Sie keine Daten ohne Kennwort. Sie als Kanzlei haften im Falle des Missbrauches der Daten.
  
  
• Erstellen Sie im Vorfeld der Betriebsprüfung mit Datasafe PLUS die vorhandenen Auswertungen, wie den Zeitreihenvergleich, die Benford Analyse und die Rechnungsnummer bzw. Umsatzübersicht.
  
  
• Über den hmd.mandantencheck haben Sie die Möglichkeit sich einen kompletten Überblick, über alle Daten des Mandanten, im Detail zu verschaffen.
  
  

• Wird durch den Betriebsprüfer die Einsicht auf Ihre digitalen Belege des Mandanten nötig, können Sie diese ohne viel Aufwand über den Dokumentenexport für die BP bereitstellten und auf einen Datenträger brennen oder kopieren.
  
  
• Der Bericht zur Betriebsprüfung steht sowohl im hmd.postbuch, als auch im hmd.steuercontrol des Mandanten zur Verfügung.
  
  
• Unsere hmd.asp Kunden haben den Vorteil, für den Betriebsprüfer einen ONLINE-Zugang als Lesezugriff zur Buchhaltung des Mandanten kostenlos freischalten zu können.

• Uns ist von einigen Kanzleien die Information angetragen worden, das es bei diversen Finanzämter angeblich einen Ampel für die Bewertung von Steuerkanzleien geben soll. Wir werden diesen Fällen nachgehen und Sie auf dem Laufenden halten.

• Ein hmd.steuerberater aus dem Großraum München hat uns die erfolgreiche Nachricht übermittelt, eine komplette digitale Betriebsprüfung für einen Mandanten, incl. Belegprüfung ohne Probleme und Beanstandungen hinter sich gebracht zu haben.
  
  "Der Export nach Idea geht ja sowieso reibungslos und die Dokumente habe ich für den Prüfungszeitraum mit dem Dokumentenexport direkt auf einen USB-Stick kopiert und dem Betriebsprüfer übergeben. Ich war selbst überrascht, das alles sehr positiv und unkompliziert verlaufen ist."

• Erste Fälle von Hinzuschätzungen von bis zu 3 % werden bekannt, wenn die nötige korrekte Verfahrensdoku-mentation beim Mandanten für den Prüfungszeitraum fehlt. Natürlich kann gegen die Hinzuschätzung Klage erhoben werden, nur wer will 3-5 Jahre im ungünstigsten Zeitraum auf ein Urteil warten.

• Die Verfahrensdokumentationen, die eigentlich seit der Einführung der GoBD für alle Mandanten verpflichtend vorhanden sein müssen, treten immer mehr in den Fokus bei den Betriebsprüfern. Die Finanzämter fordern die Prüfer immer mehr auf, den Verfahrensdokumentatinen mehr Aufmerksamkeit zu widmen.

• Erstellen Sie über das Postbuch ein Schreiben für die BP, bzw. eine Briefvorlage, die dann bei der BP dem Betriebsprüfer ausgehändigt wird. Hier weisen Sie expliziet auf die Buchhaltung der hmd-software ag hin.

• In über 60% der Fälle bei einer Betriebsprüfung werden durch den Betriebsprüfer bzw. die Betriebsprüferin der falsche Importscript für IDEA ausgewählt.  Das kommt es sofort zu einer falschen Datenaufbereitung. Schützen Sie sich davor und übergeben dem BP mit der CD/DVD/USB-Stick an Anschreiben, das es sich um die hmd-software handelt.

• Schätzungsbefugnis, die immer wieder angefragt wird
  
  Soweit die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen hieraus nicht ermitteln oder berechnen kann, hat sie sie gemäß § 162 Abs. 1 AO zu schätzen. Zu schätzen ist nach § 162 Abs. 2 AO insbesondere dann, wenn der Steuerpflichtige die Bücher und Aufzeichnungen, die er nach den Steuergesetzen zu führen hat, nicht vorlegt oder wenn die Buchführung oder die Aufzeichnungen der Besteuerung nicht nach § 158 AO zugrunde gelegt werden können. Hiernach sind die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 AO entsprechen, der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden. Diese Regelung gewährt mithin einer formell ordnungsgemäßen Buchführung einen Vertrauensvorschuss und begründet eine widerlegbare gesetzliche Vermutung zugunsten ihrer sachlichen Richtigkeit.
  
  

• Eine Betriebsprüfung kann wegen einer fehlenden Verfahrensdokumentation beim Mandanten nicht verworfen werden
  
  Eine fehlende Verfahrensdokumentation stellt einen formellen Mangel der Buchführung dar. Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann (Rz. 155 der GoBD).
  
  
• Hier finden Sie die neuesten Informationen zum Thema GoBD vom Bundesfinanzministerum:
  http://www.bundesfinanzministerium.de/Web/DE/Themen/Steuern/Steuerverwaltungu-Steuerrecht/Abgabeordnung/Datenzugriff/datenzugriff.html
  
• Nachweis von Mängeln an Softwareprodukten
  
  Die Stammdaten der Debitoren und Kreditoren gehören zu den Grundaufzeichnungen. Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen müssen so protokolliert werden, dass die Voraussetzungen des § 146 Absatz 4 AO bzw. § 239 Absatz 3 HGB erfüllt sind (Rz. 59 der GoBD).
  
  Dies gilt ebenso für Warenwirtschaftssysteme, usw.
  
  

• Exportieren Sie gleich mehrere Jahre in einem Bereitstellungslauf, wenn nötig.

• Sie können den Export beliebig oft wiederholen.

• Wenn Sie keinen Datenträger (CD oder DVD) erstellen, liegen die Daten im Ordner <LW>:\DATEN\Mandantennummer\datasafe\export, nach einzelnen Wirtschaftsjahren getrennt.

• Erstellen Sie ein ISO-Image, liegen die Daten im Verzeichnis <LW>:\DATEN\Mandantennummer\datasafe

• Alle Protokolle inkl. der Kennwörter können über das Menü "Sonstiges", "Protokolle Export" eingesehen werden.

• Nach der letzten Abfrage bei den OFD’s gibt es für die hmd-software keine negativen Einträge bei Betriebsprüfungen.
  
  
• Geben Sie dem Betriebsprüfer keine unverschlüsselten Daten. Als Ausnahme gilt das Kopieren der Daten auf das Notebook in der Kanzlei.

• Wir empfehlen Ihnen nicht am Windows Terminal Server eine CD oder DVD zu brennen.

• Halten Sie künftig eine Verfahrensdokumentation mit smartdocu zur Betriebsprüfung bereit.

• Jedes Finanzamt in NRW hat seit 2015 einen speziellen digitalen Betriebsprüfer an Board.

• Für eine Sonderbetriebsprüfung sollen nur Daten für einen bestimmten Zeitraum dem Betriebsprüfer zur Verfügung gestellt werden. Dies ist jederzeit möglich, da bei der Bereitstellung der Daten nach dem genauen Zeitraum gefragt wird, der exportiert werden soll.

• Der Betriebsprüfer kann die IDEA Daten, die mit einem Passwort gesichert sind nicht öffnen. Normalerweise sind Sie als Kanzlei verpflichtet nur geschützte Datenbestände ausser Haus, bzw. der Betriebsprüfung zu überlassen. In diesem Fall, wenn der Betriebsprüfer vor Ort ist, können Sie die IDEA Daten auch ohne Kennwort ausgeben.

• Sie können jetzt beim Export nach IDEA expliziet auswählen, ob Sie nur Steuer- bzw. Handelsbilanzdaten exportieren möchten.
• Ebenso ist es möglich zu wählen, ob die Daten für die Steuer- bzw. Handelsbilanz sich vom Dateinamen her unterscheiden sollen oder in ein eigenes Unterverzeichnis gestellt werden. Dies erleichtert dem Betriebsprüfer die Übersicht.

• Können die Daten nach Steuer- bzw. Handelsbilanz getrennt bei BilMoG Mandanten ausgegeben werden?
  
  Das wird automatisch durch die Dateinamen und Bezeichnungen bereitgestellt. Wir werden aber in der Version 2.0.530, die im Oktober 2016 zur Verfügung steht, das Verfahren sowohl für den Bediener als auch für den Betriebsprüfer vereinfachen.

• Kann die Buchhaltung für den Betriebsprüfer im ASP.Modus nur auf den zu prüfenden Zeitraum begrenzt werden?
  
  Das ist derzeit nicht möglich. Sie können aber sehr einfach das Mandat duplizieren und den Prüfungszeitraum dann über die Zeitraumsdaten einrichten. Sprechen Sie mit unserer Hotline.
  
  
• Der Betriebsprüfer hat doppelte Werte in seinem IDEA Programm. Woher kommt das?
  
  In den ausgegebenen und dem Betriebsprüfer bereitgestellten Daten sind sowohl die Handelsbilanz, als auch die Steuerbilanzdaten enthalten. Der Betriebsprüfer hat den Importlauf für die Handelsbilanz und die Steuerbilanz in IDEA zweimal durchgeführt.
  
  
• Änderung der Anlagenbuchhaltung nach einer Betriebsprüfung
  
  Ab dem Veranlagungsjahr 2015 können Anpassungen über den BP Modus in hmd.anlag eingegeben werden.

• Woher bekomme ich eine Verfahrensdokumentenation für meine Kanzlei oder meinen Mandanten?
  
  Für alle Kunden, die auf dem Anwendermeeting 2015 in München waren, steht eine Verfahrensdokumentation auf dem USB-Stick bereit. Eine sehr umfangreiche der Kammer und ein Muster unseres Datenschützers, der Munker Privacy Consulting GmbH.
  
  Ebenso steht die Verfahrensdokumentation allen Anwender auf dem USB-Stick zur Verfügung, die auf den hmd.regional Tagen Teil 1 und Teil 2 waren.
  
  Die Verfahrensdokumentation der Kammer erhalten Sie von uns kostenlos als ausfüllbare PDF Datei.

• Können die exportieren Daten einfach aus dem Verzeichnis auf einen Datenträger kopiert oder gebrannt werden?

Antwort: JA

• Warum kommt der Hinweis auf Steuerbilanzbuchungen immer wieder?

Wenn die Buchungen bei BilMoG Mandanten hier nicht korrekt für die Handels- oder Steuerbilanz erfasst wurden, treten Differenzen beim Import der Daten in die IDEA Software des Betriebsprüfers auf. Dies führt zu Rückfragen des Betriebsprüfers zur Vollständigkeit des Datenbestandes.

• Warum erscheint die Meldung auf Sammelbuchungen beim Export?

Dies kommt vor, wenn Daten aus Fremdsystemen importiert worden sind und z.B. Sammelkonten, wie Forderungen und Verbindlichkeiten, nicht korrekt geschlüsselt sind. Eine entsprechende Prüfroutine auf Hinweise finden Sie in der Buchhaltung bzw. beim hmd.mandantencheck.

• Warum treten nach dem Einlesen der Daten in IDEA bei der BP Unterschiede in Handels- und Steuerbilanz auf?

Der Betriebsprüfer versucht die Daten der Finanzbuchhaltung, die Handelsbilanzdaten darstellen, mit Scripten für die Steuerbilanz einzulesen.

• Kann mich hmd bei der Betriebsprüfung unterstützen?

Das tun wir sehr gerne, aber bitte informieren Sie uns rechtzeitig vor dem Termin. Wenn der Prüfer bereits bei Ihnen im Zimmer sitzt, können wir auch nur improvisieren.

• Ein Export der Daten für IDEA ist nicht möglich?

An dieser Stelle besteht das Problem, dass im Sachkontenbereich die gleiche Kontonummer vorhanden ist, wie im Debitoren/Kreditorennummernbereich. Eine entsprechende Prüfroutine auf Hinweise finden Sie in der Buchhaltung bzw. beim hmd.mandantencheck.

• Warum ist der Export von Dokumenten nicht sofort beim IDEA Export integriert?

Die Mehrzahl der Kunden möchte bei der Betriebsprüfung nur den Mindestdatenbestand, der tatsächlich angefordert wurde, bereitstellen. Dokumente gehören derzeit noch nicht zum Standardverfahren in der BP. Deshalb haben wir hier ein separates Modul.

• Jetzt können expliziet nur Steuerbilanzdaten für BilMoG Mandanten bereitgestellt und für die Betriebsprüfung für IDEA exportiert werden.Derzeit werden Steuer- und Handelsbilanzdaten komplett für den IDEA Export aufbereitet und exportiert. Prüfer fragen immer wieder an, ob nur die Steuerbilanzdaten bereitgestellt werden können. Dies ist ab dem Oktober 2016 Update möglich.

• Prüfer kann Blu-Ray DISC nicht lesen
  
  Die technischen Voraussetzung auf den Notebooks der Prüfer können u.U. mit diesen Medien noch nicht umgehen. Brennen Sie eine CD oder DVD für die Betriebsprüfung.
  
  

• Der Brennvorgang auf CD/DVD scheitert
  
  Bitte prüfen Sie die Kompatibilät, vor allem auf ganz neuen Geräte, die das Blu-Ray Format unterstützen. Hier kann es mit älteren Datenträgern wie CD oder DVD zu Problemen beim Brennen kommen.
  
  
• CD/DVD ist nach Brennvorgang komplett leer
  
  Prüfen Sie, ob in Ihrem PC zwei CD/DVD Laufwerke vorhanden sind und versehentlich auf die CD/DVD im falschen Laufwerk gebrannt worden ist.
  Was ist der häufigste Grund, warum die Datenbestände angeblich nicht korrekt oder komplett sind?

Für die hmd-software werden vom Betriebsprüfer die Scripte der DATEV verwendet, was dann beim Einlesen der Daten zu Problemen führt. Weisen Sie den Betriebsprüfer im Vorfeld explizit auf die „hmd-software“ hin. 

• Auf dem Notebook können die IDEA Daten nicht entpackt werden?

1. Auf der CD/DVD ist das entpacken von Daten, also Schreiben nicht möglich, oder

2. Das Verzeichnis, in das die Daten kopiert worden sind, ist auf dem Notebook des Prüfers schreibgeschützt. 

• Warum sind die Datenbestände angeblich nicht korrekt oder komplett?

Auf dem Notebook des Betriebsprüfers sind nicht die aktuellsten oder neuesten Importscripte von Audicon IDEA für die hmd-software. 

• Warum kann der Betriebsprüfer am Notebook keine Dokumente einsehen?

Die technischen Voraussetzungen auf den allermeisten Notebooks der Prüfer sind dafür nicht ausreichend. Deshalb setzen diese sich lieber vor den PC in der Kanzlei, um die Daten einsehen zu können.

• Wer versorgt die Prüfer mit den nötigen Scripten?

In Bayern und Thüringen werden die Prüfer von den OFD’s mit den Scripten versorgt. In allen anderen Bundesländern sind die Prüfer in den Finanzämtern derzeit selbst verantwortlich.

• Welches sind die korrekten und gültigen Importscripte für die hmd-software in IDEA?

Dies steuern alles die OFD’s und Finanzämter. Bei der Firma Audicon kann man den hmd-Script herunterladen, wenn man eine gültige Anmeldung für IDEA hat: https://audicon.net/downloads/287  

• Der Betriebsprüfer kann die Daten auf der CD/DVD/USB-Stick nicht lesen.

Bei CD/DVD’s würden wir Ihnen zunächst empfehlen, den Datenträger neu zu erstellen, bzw. neu brennen. Bei einem USB-Stick sind auf dem Notebook des Betriebsprüfers nicht die richtigen Treiber für den USB-Stick installiert. Entweder der USB-Stick ist zu alt oder zu neu. Versuchen Sie einen anderen Typ, falls dieser zur Hand ist. 

• Sind die Excel- und XML Dateien, die für die BP bereitgestellt worden sind, gegen Manipulation geschützt?

Nein, es können sowohl die Dateinamen und ggf. auch die Inhalte geändert werden, was zur Folge hat, dass es zu Problemen beim Import bzw. der Datenbereitstellung kommt. Die Dateien sollten vom Betriebsprüfer nicht geändert werden, auch wenn die technischen Voraussetzungen vorhanden wären.

• Integration von smartdocu® in hmd-software für die Verfahrensdokumentation
  
  
• Weisen Sie bei einer BP den Betriebsprüfer bzw. die Betriebsprüferin auf die Möglichkeit hin, den "Softwarefinder" innerhalb von IDEA zu nutzen, um den korrekten Softwareanbieter für die Prüfung zu ermitteln.
  Hinterlegen Sie das Prüferzimmer als "Pseudo-Sachbearbeiter" im SB-Stamm und verknüpfen Sie den Sachbearbeiter mit dem hmd. Damit ist das Prüferzimmer auch organisiert.
  
  
• Stellen Sie dem Betriebsprüfer einen hmd.asp Lesezugang für den Mandanten ein.
  
  
• Prüfen Sie den Mandanten vor der Betriebsprüfung mit den DATASAFE PLUS Tools von hmd.

• Nutzen Sie den hmd.mandantencheck nicht erst vor der Betriebsprüfung, sondern schon für die Erstellung des Jahresabschlusses

  Kontrollieren Sie alle Sachkonten, Steuerschlüssel, Debitoren, Kreditoren, usw.

• Rücklaufüberwachung Betriebsprüfung zum Mandanten

• Anzeige Fristen und Termine im Personal Cockpit

• Anzeige der Prüfungsberichte im hmd.steuercontrol

• Rücklaufüberwachung im hmd.postbuch

• Termine und Fristen in hmd.mandant

• Scannen der Ankündigungen im hmd.postbuch

• Verwaltung der Ankündigungen im hmd.postbuch

• Termine der Betriebsprüfungen im hmd.infosystem

• Erinnerungen zum Termin über das Erinnerungsmodul

• Detailerfassung der BP im hmd.postbuch

• Durchgängige Bearbeitung der Prüfungsanordnung