Verfahrensdokumentation mit smartdocu®

Sicherheit in und vor der Betriebsprüfung mit smartdocu®

In Vorbereitung zur Betriebsprüfung sollte die Verfahrensdokumentation für den Mandanten erstellt worden sein.

Sicherheit in und vor der Betriebsprüfung mit smartdocu®

 

Mit der Verfahrensdokumentation smartdocu® der Zeit voraus.

Eine gute Vorbereitung und Erstellung der Verfahrensdokumentation ist alles.

 

Seit der Einführung der GoBD am 01.01.2015 und mit der Anpassung am 18.11.2019 durch das BMF Schreiben ist eine GoBD konforme Verfahrensdokumentation ein Pflichtbestandteil für jedes Mandat in der Steuerberatung. Die zunehmende Digitalisierung von Belegen und Dokumenten erfordert eine genaue Beschreibung der internen Prozesse im Unternehmen und vor allem wie digitale Belege und Dokumente verarbeitet und archiviert werden. Auch kommt ein immer größer werdender Bereich, des digitalen Austausch von Daten zwischen CRM- und ERP Systemen hinzu. Kontoauszüge, Rechnungsausgangsjournale und Zahlungsverkehrsdaten gehören auch zu diesem Umfang.

Dabei geht es in der Verfahrensdokumentation derzeit hauptsächlich um die Verarbeitung, Ablage und Archivierung von digitalen Belegen aus der Buchhaltung und den Kassensystemen. Diese Verfahrensdokumentation ist aber keine einmalige Angelegenheit, sondern ein permanenter Prozess der zweimal pro Jahr aktualisiert werden sollte. Je nach Umfang und Anpassung der Unternehmensprozesse. 

Weiterführend können aber auch die gesamten Prozesse in allen Unternehmensbereichen und jeder Abteilung, vom Einkauf, Verkauf, Lohnbuchhaltung, Verwaltung, Vertragswesen, Bewerbermanagement, Fuhrparkmanagement, Wareneingangsprüfung, Lager, u.v.m. in das so genannte IKS aufgenommen werden. Die dortigen Prozesse mit allen digitalen Abläufen müssen beschrieben und regelmäßig aktualisiert werden. 

Was bei diesem komplexen Thema der Digitalisierung und Verfahrensdokumentation nicht in Vergessenheit geraten darf, ist die Datensicherheit und der Datenschutz. Dies wird hier aber nur erwähnt. Für diese Bereiche gibt es qualitativ hochwertige und sichere Lösungen, die für alle IT-Systeme und Unternehmen einsetzbar sind. 

Mit unserem Produkt smartdocu® bekommen Sie als Steuerkanzlei und als Unternehmen nicht nur Ratschläge oder Checklisten, sondern eine voll ausgestattete und geprüfte Verfahrensdokumentation. Die Verfahrensdokumentation wird Online direkt von allen Beteiligten ausgefüllt, geprüft und/oder ergänzt. 

Mit smartdocu® der cloudbasierten Verfahrensdokumentation, die mit allen Webbrowsern direkt, schnell, einfach und sicher gemeinsam ausgefüllt werden kann, revolutioniert diesen Prozess und spart auf beiden Seiten sehr viel Zeit. Durch die gemeinsame Bearbeitung und Prüfung des Prozesses nimmt die Verfahrensdokumentation, die auch alle rechtlichen Vorgaben erfüllt, für Mandant und Steuerkanzlei den Schrecken der Materie. 

Seit mehr als fünf Jahren steht nun die GoBD dafür ein, das die steuerberatenden Berufe in Verbindung mit Ihren Mandanten nicht nur die Digitalisierung voran treiben sollten, sondern auch die Verfahrensdokumentation bei Betriebsprüfungen zur Verfügung stellen sollten. Dies wurde aber im Großen und Ganzen von allen Beteiligten ignoriert. Gründe und Unsicherheiten gab es genug, hier den Aufwand einfach zu scheuen. 

Damit ist jetzt Schluss, denn die Bundes- und Landessteuerbehörden drängen bei Betriebsprüfungen immer drastischer auf eine korrekte Verfahrensdokumentation für die Unternehmen. Steht diese nicht zur Verfügung, stehen durchaus empfindliche Strafen oder Hinzuschätzungen ins Haus. Das sollten Sie auf alle Fälle vermeiden und sofort mit smartdocu® starten. 

Diese können Sie vermeiden, indem Sie mit smartdocu® die Verfahrens-dokumentation als beratende Steuerkanzlei mit Ihrem Mandanten gemeinsam ausfüllen und damit vielleicht sogar ein neues Beratungsfeld in der Kanzlei eröffnen.

Videopräsentation der smartdocu® Lösung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation

 

Mit der hmd.verfahrensdokumentation smartdocu® können

  • Mandant und Steuerkanzlei gemeinsam daran arbeiten
  • neue Beratungsfelder in der Steuerkanzlei erschlossen werden
  • sehr viel Zeit auf beiden Seiten eingespart werden
  • die Mandanten wesentlich einfacher unterstützt werden
  • einfache und komplexe Bestandteile genutzt werden
  • übersichtliche alle Prozesse erarbeitet werden
  • Mussfelder schon mit den Vorschlägen ausgefüllt werden

Vorteile mit der hmd.verfahrensdokumentation smartdocu®

  • Die Umsetzung mit smartdocu® ist einfach, schnell und sicher
  • 80% weniger Erstellungsbedarf
  • Kein Austausch von PDF- oder Worddateien
  • Direkte Erfassung in Form eines Interviews
  • Keine Installation von Software oder Updates
  • Immer aktuelle Stände von Software und Archivenvorlagen
  • Musterverfahren stehen als Auswahl zur Verfügung
  • Schnelle übersichtliche Bedingung für Mandant und Steuerkanzlei
  • Archivierung direkt in hmd.mandant
  • Start der Verfahrensdokumentation aus dem Personal Cockpit
  • Automatische Versionierung, Historisierung und revisionssichere Ablage der erstellten Verfahrensdokumentationen
  • Komfortabler Stammdatenimport
  • Benutzerverwaltung mit sicherem Rollen- und Rechtekonzept
  • Aktualisierungsservice bei Änderungen der GoBD
  • Aufrufbar über PC, Laptop, Smartphone – weltweit
  • Automatische Datensicherung und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (SSL)
  • Garantierte Zeitersparnis (smartdocu ist so konzipiert, dass Sie möglichst wenig Aufwand mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation haben.)
  • Selbsterklärender Interviewleitfaden (Der Anwender wird durch alle relevanten Bereiche der Verfahrensdokumentation geführt. Die Verfahrensdokumentation erstellt sich automatisiert im Hintergrund.)
  • Inhalte nach GoBD-Anforderungen (Die smartdocu Verfahrensdokumentation beinhaltet Vorlagen für die relevantesten Hard-und Softwaresysteme.)
  • Integrierte Intelligenz (Die smartdocu Verfahrensdokumentation basiert auf moderner Technologie. Integrierte Programmintelligenz macht unsere Verfahrensdokumentation passend für kleine und größere Unternehmen verschiedener Branchen.)
  • Zugeschnittene, branchenspezifische Fragenkataloge
  • Bedarfsgerechte Module je nach Art der vorhandenen IT-Systeme
  • Muster-Textbausteine sowie Möglichkeiten der Individualisierung

Vorteile mit der hmd.verfahrensdokumentation smartdocu® für Steuerkanzleien bzw. die Steuerberatung

  • Betriebswirtschaftliche Beratung
    Finden Sie einen smarten Einstieg in die betriebswirtschaftliche Beratung beim Mandanten. Kein Emailversand von Dateien oder Informationen.
  • Einfache Anregungen
    Verbessern Sie mit einfachen Anregungen langfristig die Arbeitsabläufe Ihrer Mandanten.
  • Mehr Wissen
    Erfahren Sie viel über die von Ihren Mandanten eingesetzten technischen Systeme.
  • Mandantenbindung
    Verfestigen Sie die Bindung zu Ihren Mandanten.
  • Finden von Schwachstellen
    Lokalisieren Sie Schwachstellen Ihrer Mandanten, die bei Betriebsprüfungen zu Problemen führen könnten und merzen Sie diese im VORFELD aus.
  • Beratungszuschüsse
    Die von Ihnen durchgeführte Beratung bei der Erstellung von Verfahrensdokumentationen kann durch öffentliche Mittel bezuschusst werden (bis zu 1.500 EUR Zuschuss pro Projekt).

Videopräsentation der smartdocu® Lösung zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation

 

 

 smartdocu® ist ein Produkt der smartdocu GmbH

 

 

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