Verfahrensdokumentation Steuerberater smartdocu®

Verfahrensdokumentation

Steuerberater mit der cloudbasierten Software smartdocu®

Praxis Verfahrensdokumentationen für Steuerberater und Unternehmen 

Direkt zu Fragen und Hinweisen springen

Mit der Software zur Verfahrensdokumentation smartdocu® der Zeit voraus.

Mit guter Vorbereitung und dem Generator zur Verfahrensdokumentation.

 

Seit der Einführung der GoBD am 01.01.2015 und mit der Anpassung am 18.11.2019 durch das BMF Schreiben ist für Steuerberater und Unternehmen eine GoBD konforme Verfahrensdokumentation ein Pflichtbestandteil für jedes Mandat. Die zunehmende Digitalisierung von Belegen und Dokumenten erfordert eine genaue Beschreibung der internen Prozesse im Unternehmen und vor allem wie digitale Belege und Dokumente verarbeitet und archiviert werden. Auch kommt ein immer größer werdender Bereich, des digitalen Austauschs von Daten zwischen CRM- und ERP-Systemen hinzu. Kontoauszüge, Rechnungsausgangsjournale und Zahlungs-verkehrsdaten gehören auch zu diesem Umfang.

Gerade in diesen Krisenzeiten, in denen bei Steuerberatern trotz Zeitmangel auch noch Präzision und Schnelligkeit eine große Rolle spielen, müssen keine langwierigen Installationen und Einarbeitungen in die Software der Verfahrensdokumentation durchgeführt werden. Installationsprozesse gehören der Vergangenheit an. Sie brauchen keinen Administrator für die Softwareinstallation. Sie rufen einfach die Software im Browser auf und starten. Schulungen sind ebenfalls nicht nötig, da sich die Software völlig selbst-erklärend darstellt. Einfach. Schnell. Komfortabel. Zeitgemäß eben.

Dabei geht es bei Steuerberatern und Unternehmen für die Verfahrensdokumentation derzeit hauptsächlich um die Aufzeichung der digitalen Prozesse im Unternehmen für die Ablage, Durchführung, Verarbeitung und Archivierung von digitalen Belegen aus der Buchhaltung und den Kassensystemen. Diese Verfahrensdokumentation für Steuerkanzleien bzw. Unternehmen ist aber keine einmalige Angelegenheit, sondern ein permanenter Prozess der mindestens einmal pro Jahr aktualisiert werden sollte. Je nach Umfang und Anpassung der Unternehmensprozesse und Größe des Unternehmens.

Für Steuerberater oder Unternehmen ist die GoBD konforme Verfahrensdokumentation in aller Regel für die Belegablage, mobiles Scannen, ersetzendes Scannen (BSI TR-03138 ersetzendes Scannen RESISCAN), digitale Archivierung von Belegen und hauptsächlich für die digitalen Prozesse bzw. Verarbeitung mit der Unternehmenssoftware, mit der die digitalen Belege bzw. Digitalisate verarbeitet werden, zu erstellen. Dies sollte im Vordergrund stehen.

Weiterführend können aber auch die gesamten Prozesse in allen Unternehmensbereichen und jeder Abteilung, vom Einkauf, über Verkauf, Lohnbuchhaltung, Verwaltung, Vertragswesen, Bewerbermanagement, Fuhrparkmanagement, Wareneingangsprüfung, Lager, u.v.m. in das so genannte IKS aufgenommen werden. Die dortigen Prozesse müssen mit allen digitalen Abläufen beschrieben und regelmäßig aktualisiert werden. 

Was bei diesem komplexen Thema der Digitalisierung und Verfahrensdokumentation bei Steuerberatern und Unternehmen nicht in Vergessenheit geraten darf, sind die Datensicherheit des IT-Sytems und der Datenschutz für Steuerkanzlei oder Unternehmen. Dies wird hier aber nur erwähnt. Für diese Bereiche gibt es qualitativ hochwertige und sichere Lösungen, die für alle IT-Systeme und Unternehmen einsetzbar sind. 

Mit unserer Software für Verfahrensdokumentation smartdocu® bekommen Sie als Steuerkanzlei und als Unternehmen nicht nur Ratschläge oder Checklisten, sondern eine voll ausgestattete und geprüfte GoBD konforme Verfahrensdokumentation. Für Steuerberater ist die Erstellung der Verfahrensdokumentation online besonderns von Vorteil, da alle Parteien, als Steuerberater und Mandant die nötigen Ergebnisse gleichzeitig ONLINE eintragen können.

Mit smartdocu®, der cloudbasierten Software für Verfahrensdokumentation, die mit allen Webbrowsern direkt, schnell, einfach und sicher gemeinsam ausgefüllt werden kann, revolutioniert diesen Prozess und spart auf beiden Seiten sehr viel Zeit. Durch die gemeinsame Bearbeitung und Prüfung des Prozesses nimmt diese Software, die auch alle rechtlichen Vorgaben erfüllt, dem Mandanten und der Steuerkanzlei den Schrecken der Materie.

Der Generator für die verschiedensten Verfahrensdokumentationen für Kleinbetriebe, Mittelstand, usw. - bestehend aus hinterlegten GoBD konformen Musterverfahrensdokumentationen bzw. komplexen Taxonomien für IKS oder Tax Compliance - kann in der Software auf Wunsch sehr individuell eingestellt werden. Mit der hinterlegten globalen Musterverfahrensdokumentation und der Taxonomie können die verschiedensten Berufsgruppen, wie z.B. Apotheken, Tankstellen, Ärzte, Landwirtschaften oder sonstige KMU Unternehmen mit einer Verfahrensdokumentation ausgestattet werden.

Steuerberaterinnen und Steuerberater haben gerade jetzt mit dem Konjunkturpaket, der Mehrwertsteueranpassung und der Gebührenerhöhung der StBVV wenig Zeit, sollten aber trotzdem der Informationspflicht gegenüber dem Mandanten nachkommen. Steuerberaterinnen und Steuerberater müssen ihre Mandanten über das Thema Verfahrensdokumentation informieren, um nicht selbst in Haftungsnöte zu kommen oder Fragen vom Mandanten später nicht ausreichend beantworten zu können.

Seit mehr als fünf Jahren steht nun die GoBD dafür ein, dass Steuerberaterinnen und Steuerberater in Verbindung mit Ihren Mandanten nicht nur die Digitalisierung vorantreiben sollen, sondern auch die Verfahrensdokumentation bei Betriebsprüfungen zur Verfügung stellen sollten. Dies wurde aber im Großen und Ganzen von allen Beteiligten ignoriert. Gründe und Unsicherheiten gab es genug, um hier den Aufwand einfach zu scheuen. 

Damit ist jetzt Schluss, denn die Bundes- und Landessteuerbehörden drängen bei Betriebsprüfungen immer drastischer auf eine korrekte Verfahrensdokumentation für die Unternehmen. Steht diese nicht zur Verfügung, stehen durchaus empfindliche Strafen oder Hinzuschätzungen ins Haus. 

Diese können Sie vermeiden, indem Sie mit unserer Software smartdocu® die Verfahrensdokumentation als beratende Steuerkanzlei mit Ihrem Mandanten gemeinsam ausfüllen und damit vielleicht sogar ein neues Beratungsfeld in der Steuerkanzlei bzw. Steuerberatung eröffnen.

Videopräsentation der Softwarelösung smartdocu® zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation

 

Mit der Software für Verfahrensdokumentation smartdocu® können

  • Mandant und Steuerberater oder Partner gemeinsam, cloudbasiert und sicher daran arbeiten
  • neue Beratungs- und Ertragsfelder in der Steuerkanzlei erschlossen werden
  • Sie sehr viel Zeit für die Erstellung der Verfahrensdokumentation auf beiden Seiten einsparen
  • nicht nur die Verfahrensdokumentation, sondern auch IKS relevante Inhalte hinterlegt werden
  • die Mandanten wesentlich einfacher, sicherer und schneller unterstützt werden
  • einfache und komplexe Bestandteile der Verfahrendokumentation und IKS genutzt werden
  • übersichtlich alle Prozesse für das Interne Kontrollsystem (IKS) erarbeitet werden
  • Mussfelder schon mit den Vorschlägen und technischen Details ausgefüllt werden
  • Mandantenstammdaten direkt übernommen werden
  • erstellte Berichte der Verfahrensdokumentation direkt in das hmd.dms übernommen werden
  • Sie dem Betriebsprüfer den Bericht digital zur Verfügung stellen

Vorteile mit der Software für Verfahrensdokumentation smartdocu®

  • Die Umsetzung mit der Software smartdocu® ist einfach, schnell und sicher
  • 80% weniger Erstellungsbedarf für die Steuerkanzlei, den Mandanten oder das Unternehmen
  • Kein Austausch von PDF- oder Worddateien, die dafür völlig ungeeignet sind
  • Direkte Erfassung der Daten für die Verfahrensdokumentation in Form eines Interviewleitfadens
  • Keine langwierige Installation von Software oder Updates
  • Keine administrativen Kosten für Installation, Update, Serverwechsel und Performanceprobleme
  • Hinterlegte Musterverfahrensdokumentationen und Taxonomien für Kanzleien und Unternehmen
  • Integration von IKS und Tax Compliance inkl. der nötigen Zugriffsrechte auf Bereiche
  • Generator in der Software für die Erstellung der Verfahrensdokumentation im Interview-Modus
  • Immer aktuelle Stände von Software und Archivvorlagen für viele Berufsgruppen
  • Berufsgruppen, wie z.B. Handel, Apotheken, Tankstellen, Ärzte, Landwirtschaften oder sonstige KMU Unternehmen
  • Musterverfahrensdokumentationen stehen zur Auswahl zur Verfügung
  • Schnelle übersichtliche Bedingung für Mandant und Steuerkanzlei
  • Archivierung direkt in hmd.mandant bzw. in hmd.dms für die Berichte der Verfahrensdokumentation
  • Start der Verfahrensdokumentation aus dem Personal Cockpit direkt vom Mandanten aus
  • Generator für die automatische Versionierung, Historisierung und revisionssichere Ablage der erstellten Verfahrensdokumentationen und Berichte
  • Komfortabler Stammdatenimport und Integration in hmd-software
  • Benutzerverwaltung mit sicherem Rollen- und Rechtekonzept
  • Aktualisierungsservice bei Änderungen der GoBD
  • Aufrufbar über PC, Laptop, Smartphone – weltweit
  • Automatische Datensicherung und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (SSL)
  • Garantierte Zeitersparnis (smartdocu® ist so konzipiert, dass Sie möglichst wenig Aufwand mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation haben)
  • Selbsterklärender Interviewleitfaden (der Anwender wird durch alle relevanten Bereiche der Verfahrensdokumentation geführt; die Verfahrensdokumentation erstellt sich automatisiert im Hintergrund)
  • Inhalte nach GoBD-Anforderungen (die smartdocu® Verfahrensdokumentation beinhaltet Vorlagen für die relevantesten Hard-und Softwaresysteme)
  • Integrierte Intelligenz (die smartdocu® Verfahrensdokumentation basiert auf moderner Technologie; Integrierte Programmintelligenz macht unsere Verfahrensdokumentation passend für kleine und größere Unternehmen verschiedener Branchen)
  • Zugeschnittene, branchenspezifische Fragenkataloge
  • Bedarfsgerechte Module je nach Art der vorhandenen IT-Systeme
  • Musterverfahrensdokumentation bzw. Textbausteine sowie Möglichkeiten der Individualisierung

Zukunftsvorteile mit der Software für Verfahrensdokumentation smartdocu® für Steuerkanzleien bzw. die Steuerberatung

  • Betriebswirtschaftliche Beratung
    Finden Sie einen smarten Einstieg in die betriebswirtschaftliche Beratung beim Mandanten - kein E-Mailversand von Dateien oder Informationen
  • Einfache Anregungen
    Verbessern Sie mit einfachen Anregungen langfristig die Arbeitsabläufe Ihrer Mandanten
  • Mehr Wissen
    Erfahren Sie viel über die von Ihren Mandanten eingesetzten technischen Systeme
  • Mandantenbindung
    Verfestigen Sie die Bindung zu Ihren Mandanten
  • Finden von Schwachstellen
    Lokalisieren Sie Schwachstellen Ihrer Mandanten, die bei Betriebsprüfungen zu Problemen führen könnten und merzen Sie diese im VORFELD aus
  • Beratungszuschüsse
    Die von Ihnen durchgeführte Beratung bei der Erstellung von Verfahrensdokumentationen kann durch öffentliche Mittel bezuschusst werden (bis zu 1.500 € Zuschuss pro Projekt)

Videopräsentation der smartdocu® Softwarelösung für Verfahrensdokumentation

 

Fragen und Hinweise zum Thema Software für Verfahrensdokumentation durch den Steuerberater

Hinweis:
Dieses Thema wird kontrovers diskutiert. Ob es nun nötig ist oder nicht. Meinungen, Zwänge, Pflicht, Sinn, Unsinn, Nöte, Wichtigkeit, Sichtweisen, Anmerkungen, Strömungen oder der eigene Anspruch bzw. die persönliche Umsetzung spielen bei den Fragen keine Rolle. Für uns zählt die Information als wichtigster Hinweis.

 

  • Muss ich meine Mandanten zur Bereitstellung einer Verfahrensdokumentation bzw. zur GoBD informieren?

    Ja, als Steuerkanzlei müssen Sie ihre Mandanten informieren. Aber das wissen Sie ja. Nur haben Sie es wirklich getan? Und vor allem iihn auch ausreichend darüber informiert? Vielleicht haben Sie es nur in einem Nebensatz erwähnt. Sind Sie sich sicher, dass dies in Zukunft ausreichen wird? Das Thema Verfahrensdokumentation kommt schön langsam in die Gänge. Finanzämter und Betriebsprüfer werden geschult, Bundesländer wie NRW sind Vorreiter bei diesem Thema und es wird sicher noch nicht überall so dringlich gesehen. Bringen Sie sich in Stellung - mit smartdocu® haben Sie die richtige Lösung parat. Für Ihre Steuerkanzlei und für alle Mandanten.

  • Wer muss die Verfahrensdokumentation erstellen?

    Auch dies ist ganz klar geregelt: das Unternehmen und dort die Geschäftsleitung. Der Steuerberater ist hier nicht die ausführende Kraft. Informationenen zur Verfahrensdokumentation für die Prozesse, in die die Steuerkanzlei einbezogen ist, müssen durch den Steuerberater mit unterstützt werden. Aber es kann in einer Beziehung zwischen Steuerkanzlei und Mandant durchaus von Vorteil sein, wenn die Steuerkanzlei hier den ausführenden Part übernimmt, um das digitale Zeitalter mit dem Mandanten gemeinsam besser begehen zu können und hier für beide Seiten vorrangig die Vorteile zu sehen, anstelle der Nachteile und des Zeitaufwandes bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Mit smartdocu® erreichen Sie beides. Zeiteinsparung in der Erstellung der Verfahrensdokumentation und die Vorbereitung auf die digitale Zusammenarbeit mit dem Mandanten. Zukunftssicherung für beide Parteien.

  • Ist das Thema Verfahrensdokumentation jetzt erst neu zur Betriebsprüfung hinzugekommen?

    Neu kann man nicht wirklich sagen. Seit der Einführung der GoBD 2015 und der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung von Prozessen in Unternehmen, ist dies nur ein konsequenter Schritt in diese Richtung, um in der Betriebsprüfung für die nötige Transparenz zu sorgen. Softwareprozesse, Kassen- und Geldprozesse, Mitarbeiterprozesse, IT-Sicherheit, Datenschutz und Dokumentenarchivierung spielen eine große Rolle, die mit einer Verfahrensdokumentation dargestellt werden müssen. Ein internes Kontrollsystem (IKS) dient als Sicherheit für den Unternehmer, damit steuerliche Belange besser, sicherer und transparenter dargestellt werden.

  • Ist eine Verfahrensdokumentation für die Betriebsprüfung ein Pflichtbestandteil?

    Ganz klar Ja. Diskussionen gibt es seit dem Jahr 2015 und der neuen GoBD hier keine mehr. Umfang und Verhältnismäßigkeit zur Darstellung der Prozesse sind sicher ein Thema und abhängig von der Unternehmensgröße und den Prozessen. Aber mit smartdocu® stehen der Steuerkanzlei oder in der Steuerberatung Vorlagen für alle Unternehmensgrößen, egal ob KMU oder Mittelstand, zur Verfügung.

  • Gibt es Strafen für eine fehlende Verfahrensdokumentation von den Finanzbehörden?
    Ein sehr leidiges Thema, dass gerne verwendet wird, um die Sache in den Steuerkanzleien oder Unternehmen mit Auf-merksamkeit zu füllen. Ja, es gibt Fälle in denen es zu Hinzuschätzungen oder zum Verwerfen einer Buchhaltung gekommen ist. Aber als alleinigen Grund hierüfr das Fehlen der Verfahrensdokumentation zu sehen, ist sicher nicht korrekt. Hier sind schon noch anderen Thema bei der Betriebsprüfung aufgekommen, die zu Strafen geführt haben. Was allerdings nicht zu unterschätzen ist, wenn das Thema Steuerverkürzung vom Betriebsprüfer auf den Plan gerufen wird und er dann die Prozesse gerne dokumentiert sehen möchte, wie es denn dazu gekommen ist, bzw. kommen konnte. Fehlen hier die Prozessbe-schreibungen oder Verfahrensdokumentationen wird die Diskussion sicher nicht einfach werden.

  • Wer haftet, wenn ich als Mandant keine Verfahrensdokumentation vorweisen kann?
    Grundsätzlich ist der Unternehmer, Inhaber, Geschäftsführer, usw. dafür verantwortlich. Darüber sind alle Zweifel erhaben, aber es wird gegenüber dem Steuerberater die Frage „Warum hast Du uns nicht gesagt, dass so eine Verfahrensdoku-mentation notwendig ist?“ aufkommen. Und genau hier beginnt die Diskussion, die eigentlich völlig unnötig ist. Informieren Sie als Steuerkanzlei mit unserem Serienbrief oder einer Cloudlösung alle Ihre Mandanten zum Thema GoBD-Umsetzung und zu dem Thema Verfahrensdokumentation. Am Besten mehrmals, um solche unnötigen Diskussionen erst gar nicht aufkommen zu lassen.

  • Ergeben sich für Steuerkanzleien neue Beratungsfelder in Bezug auf Verfahrensdokumentation, IKS oder TAX Compliance?
    Eines der großen neuen Beratungsfelder, die für Steuerkanzleien in Verbindung mit ihren Mandanten erschlossen werden können, umfasst genau diese Themen. Nun könnte man sagen, hier wird dem Mandanten wieder nur etwas verkauft. Nein, weit gefehlt. Dieses Thema ist geeignet um die digitale Zukunft zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei auf eine ganz neue Ebene zu stellen. Und zwar als erfolgreiches Miteinander für beide Partner. Beide müssen dabei die positiven Möglichkeiten für sich nutzen können. Die Steuerkanzlei erfährt mehr über die noch analogen und digitalen Prozessen im Unternehmen und kann in der wirtschaftlichen oder strategischen Beratung darauf eingehen. Der Mandant kann durch die Verbesserung des Informationsflusses und der Nutzung der digitalen Zusammenarbeit schnellere Entscheidungen und bessere Unterstützung bei wirtschaftlichen oder finanziellen Fragen bekommen. Von der Sicherheit für das Unternehmen, vor allem in steuerlicher Hinsicht, einmal ganz abgesehen. Stellen Sie sich als Unternehmer vor, Sie bekämen Auswertungen von Ihrem Steuerberater nicht erst 4-6 Wochen später, sondern hätten Auswertungen fast in Echtzeit. Dies ist eine hervorragende Aussicht auf eine digitale Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberatung und wie die Zukunft für beide effektiv durch Infor-mationen verbessert werden kann.

  • Welche Förderleistungen für Unternehmen kann ich meinen Mandanten anbieten?
    Wichtig ist erst einmal zu wissen, dass es im Rahmen von „Go-Digital“ des BWMI Fördergelder gibt, die Ihr Mandant dafür nutzen kann, wenn er im Rahmen der Digitalisierung sein Unternehmen für die Zukunft fit machen möchte. Sie als Kanzlei können als BAFA Berater dafür ihrem Mandanten mit Rat und Tat zur Seite stehen, wenn Sie sich dafür zur Verfügung stellen möchten. Die Höhe der Leistungen hängt vom Umsetzungsgrad ab.

  • Was kostet eine Software für Verfahrensdokumentation für den Steuerberater bzw. die Steuerkanzlei?
    Erst einmal auf alle Fälle etwas Zeit, um sich mit dem Thema Verfahrensdokumentation und IKS zu beschäftigen. Im zweiten Schritt die richtige Software für die Steuerkanzlei und den Mandanten zu finden, mit der beide gemeinsam auf der sicheren Seite sind. Mit smartdocu® haben Sie hier den richtigen Partner. Cloudbasiert, kollaborativ, vorlagenbasiert, GoBD-konform, historisiert, Berichtswesen und vor allem einfach in der Bedienung und enorm zeitsparend für beide Seiten. Sicher nicht kostenlos. Aber mit der Sicherheit, dass beide Seiten einer anstehenden Betriebsprüfung völlig sorgenfrei entgegentreten können. Diese Sicherheit muss beiden Seiten schon etwas Wert sein, denn ansonsten könnten sich hier schnell Summen oder Werte aufbauen, die völlig unkalkulierbar sind und auch noch sehr viel Zeit und Ärger in Anspruch nehmen. Und Zeit und Ärger kosten auch Geld. Nicht vergessen.

  • Warum verlieren Steuerkanzleien Mandanten an Unternehmensberater bei der Verfahrensdokumentation?
    Leider kann darauf keine pauschale Antwort gegeben werden. Gründe gibt es derzeit genug. Wir versuchen einmal die derzeit wichtigsten darzustellen.

    - Der Hauptgrund derzeit, wird mit der fehlenden Zeit bzw. der eh zu hohen Arbeitsbelastung angegeben
    - Für die Verfahrensdokumentation wird nicht mit der nötigen Priorität gesehen
    - Es fehlt das nötige Training oder Schulung in der Steuerkanzlei für das Thema Verfahrensdokumentation
    - Es fehlt die richtige Softwarelösung bzw. diese ist nicht bekannt
    - Die Konsequenzen für eine fehlende Verfahrensdokumentation sind vielen nicht bekannt

    Antworten gibt es genau viele wie Fragen. Nur die besten Antworten helfen nichts, wenn das Thema für die Steuerkanzlei vielleicht auch nicht transparent und einfach genug dargestellt wird. Aber vielleicht würden sich 30 Minuten Zeitinvest einfach lohnen, um sich smartdocu® gemeinsam anzusehen. Denn danach sind viele der aufgeführte Punkte nur noch ganz klein oder erledigt. Nur den ersten Schritt müssen Sie machen.

 smartdocu® ist ein Produkt der smartdocu GmbH

 

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