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Importtool

Das Importtool

Daten kinderleicht einlesen.

Das Importtool: Datenbestände spielend leicht einlesen

Effizienz und Sicherheit spielen in der täglichen Bearbeitung von Belegen und Buchhaltungen eine große Rolle. Mit dem hmd.importtool sind alle Mitarbeiter in der Steuerkanzlei in der Lage, Datenbestände des Mandanten automatisch in die Buchhaltung einzulesen.

Die zunehmende Automatisierung und Digitalisierung soll den Steuerkanzleien und Unternehmen den Weg für den Datenaustausch auf allen Ebenen vereinfachen. Heute ist dieser Weg immer noch sehr aufwändig, vor allem für den Sachbearbeiter beim Steuerberater, der die meisten Dateien von seinem Mandanten per E-Mail bekommt.

Sehen wir uns diesen Fall doch einmal etwas genauer an, bzw. die Prozessschritte die hier erst vom Mandanten und dann vom Sachbearbeiter korrekt ausgeführt werden müssen. Zuerst erstellt der Mandant die entsprechende Schnittstellendatei aus seinem System und speichert die Datei lokal auf seinem System. Dann versendet Ihr Mandant die Datei, als Anhang per Mail an den zuständigen Sachbearbeiter in der Kanzlei. So weit so gut.

Folgende Probleme sind hier schon vorprogrammiert:

Wird die richtige Datei vom Dateisystem des Mandanten in die Mail eingefügt?
Kann die Datei, wg. der Größe, überhaupt per Mail verschickt werden?
Kommt die E-Mail beim Sachbearbeiter überhaupt an (Sicherheit, Firewall, Mailanhänge, usw.)?
Können hier überhaupt Dokumente und Belege mit übertragen werden?
Ist das ZIP Format korrekt, um es beim Sachbearbeiter zu öffnen?

Nehmen wir einmal an, die Datei kommt trotz der Hürden bis zum Server der Steuerkanzlei, bzw. die E-Mail wird vom Provider oder dem lokalen Mailsystem abgerufen und der Sachbearbeiter erhält die Datei in seinem E-Mail Client. Dann sind folgende Schritte nötig: Die Anhänge müssen wieder lokal zwischengespeichert werden, ZIP-Dateien entpackt, die Ergebnisse zwischengespeichert und sich (hoffentlich) der Pfad wo das alles liegt, gemerkt werden. Ein unsäglicher Prozess, der vor lauter Problemen und Fehlern einfach nur so darum bittet, etwas falsch zu machen.

Jetzt muss der Sachbearbeiter auch noch das Programm in der Kanzlei starten, hoffentlich den richtigen Importpfad und die richtigen Dateien und Belege auswählen und importieren. Und das alles heute. Die EDV sollte die Prozesse vereinfachen und helfen und nicht so kompliziert machen. Von der Sicherheit einmal ganz abgesehen. Denn die besteht in diesem Prozess, dem Versand der Daten per Email überhaupt nicht. Gespannt sein darf man auch, ob der Ablauf im Rahmen der Darstellung in der Verfahrensdokumentation überhaupt zulässig ist.

Folgende Probleme sind hier schon wieder vorprogrammiert:

Kommt der Anhang überhaupt beim Sachbearbeiter an? Nachfragen, Sicherheit, usw.
Was passiert mit den Daten, wenn der Empfänger nicht da ist? Urlaub, Krankheit, usw.
Kann die ZIP entpackt werden?
Wieder werden Daten auf dem lokalen PC des Sachbearbeiters gespeichert.
Im Anhang könnten Viren und Trojaner stecken.
Der Sachbearbeiter muss sehr viele technische Kenntnisse haben und ständig beherrschen.
Aufwändige manuelle Prozesse bis hin zum Import im Programm.

Sie glauben, das muss so sein. hmd Kunden haben dafür das hmd.importtool und kommunizieren mit Ihren Mandanten komplett verschlüsselt und ohne E-Mail über das hmd.portal bzw. das hmd.netarchiv der Steuerkanzlei. Ein unschätzbarer Vorteil, sowohl in punkto Sicherheit, Transparenz, Bedienung und Effizienz. Und vor allem wieder ein Punkt, bei dem die Mandantenbindung eine Rolle spielt. E-Mail nutzen wir nur, um den Sachbearbeiter bzw. die Kanzlei zu informieren, selbstverständlich ohne wichtige Daten.

Mit dem hmd.importtool werden aus festgelegten und hinterlegten Verzeichnissen aus der lokalen EDV oder Cloud-Speichern die Daten direkt in die Anwendung importiert. Der Sachbearbeiter, der den Mandant öffnet, wird sofort informiert, dass Datenbestände zum Import bereitstehen und kann diese auf Knopfdruck importieren. Das System erkennt das Format der Datei oder der Belege und stellt diese sofort bereit. Sehr viel einfacher und effektiver kann es nicht sein. Kein Speichern von Dateien in Verzeichnissen, kein Auswählen der falschen Importdateien, usw. Alles wird auch GoBD sicher im integrierten Dokumentenmanagementsystem von hmd gespeichert und vor allem dokumentiert.

 

Mit dem hmd.importtool können

  • bereitgestellte Importdateien automatisch in die Mandantenbuchhaltung importiert werden.
  • Lohnbuchungsjournale, die z. B. aus dem edlohn, DATEV-Lohn, SBS-Lohn usw. bereitgestellt werden, automatisch importiert werden.
  • DATEV-Nesy-, DATEV Rewe PRO- oder FBASC.HIA-Dateien, die vom Mandanten übertragen werden, automatisch in die Buchhaltung importiert werden.
  • FBASC.HIA-Stammdatendateien aus einem Warenwirtschaftssystem des Mandanten eingelesen werden.

Vorteile mit dem hmd.importtool

  • Ihr Zeitaufwand für den manuellen Import wird reduziert
  • das Tool erhöht die Sicherheit, keine falschen Dateien zu importieren
  • es fallen die Kopierarbeiten der Importdateien für den Benutzer weg
  • für den Import können keine Dateien mehr vergessen werden
  • erleichterte Bedienung für die Verwaltung von Importdateien
  • zentrale Steuerung der Importverzeichnisse
  • keine doppelten Importdaten mehr

Produktinfo hmd.importtool »

Die Module der hmd.fibu: