Verfahrensdokumentationen für Steuerberater und Mandant

smartdocu® - Mit der Software für die Verfahrensdokumentation der Zeit voraus.
Eine sehr gute  Verfahrensdokumentation gehört zu jeder Betriebsprüfung. 

Mit den unlängst verschärften Regeln zu Kassenvorschauen, Kassenprüfungen, Betriebsprüfungen und auch Lohnsteuerprüfungen rückt das Thema Verfahrendokumentation für alle Unternehmen näher. Die seit dem 01.01.2015 geltende GoBD und deren Update vom 28.11.2019 werden durch die Finanzbehörden immer weiter umgesetzt. Steuerkanzleien und deren Mandanten, bzw. Unternehmen müssen sich dieser Herausforderung stellen.

Hier erfahren Sie nicht nur mit welcher smarten Softwarelösung eine Verfahrensdokumentation erstellt werden kann, sondern Sie sollten auch Allgemeines und Hintergründe, die nötigen Funktionen und Vorteile kennen bzw. diverse Hintergründe mit Fragen und Hinweisen beachten.

Digitalisierung und Kollaboration mit dem Mandanten sind unersetzliche Komponenten in der Zusammenarbeit. Gerade in Zeiten mit Corona und permanenter Arbeitsüberlastung, dem immer vorhandenen Zeitmangel und dem größer werdenden Zeitdruck, müssen doch Wege aufgezeigt werden, wie Teile der Arbeitsbelastung reduziert werden können. Und zwar signifikant.

Mit der Verfahrensdokumentation von smartdocu®, die perfekt für alle Anwender fachlich, organisatorisch, technisch, einfach und sicher aufbereitet ist, um innerhalb kürzester Zeit eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Für alle bestehenden Kunden aus der hmd.welt ist die Integration auch in den täglichen Auflauf eingebunden. Auch in Verbindung mit dem Mandanten, den Sie einfach per Email einladen, ist die Verfahrensdokumentation kein Hexenwerk mehr und nimmt etwas den Respekt vor dem großen Thema.

Nicht nur hmd-anwender können die vielen Vorteile der Verfahrensdokumentation von smartdocu® nutzen. Jede Steuerkanzlei, unabhängig mit welcher Software dort gearbeitet wird, kann smartdocu® nutzen.

Perfekte GoBD konforme und sichere Branchenvorlagen, die einfachste Bedienung, das Interviewsystem, die Auswertungen, der Bericht und die Historisierung in einer Anwendung, die auf jedem Geräte ausgeführt werden kann, erleichtert die Arbeit und Umsetzung ungemein.

1. Allgemeines und Hintergründe

   1. Welche rechtlichen Grundlagen der GoBD gibt es?
      Seit der Einführung der GoBD am 01.01.2015 und mit der Anpassung am 28.11.2019 durch das BMF Schreiben ist für Steuerberater und Unternehmen eine GoBD konforme Verfahrensdokumentation ein Pflichtbestandteil für jedes Mandat. Die zunehmende Digitalisierung von Belegen und Dokumenten erfordert eine genaue Beschreibung der internen Prozesse im Unternehmen und vor allem wie digitale Belege und Dokumente verarbeitet und archiviert werden. Auch kommt ein immer größer werdender Bereich, des digitalen Austauschs von Daten zwischen CRM- und ERP-Systemen hinzu. Kontoauszüge, Rechnungsausgangsjournale und Zahlungs-verkehrsdaten gehören auch zu diesem Umfang.
      
      

      Steuerberaterinnen und Steuerberater haben gerade jetzt mit dem Konjunkturpaket, der Mehrwertsteueranpassung und der Gebührenerhöhung der StBVV wenig Zeit, sollten aber trotzdem der Informationspflicht gegenüber dem Mandanten nachkommen. Steuerberaterinnen und Steuerberater müssen ihre Mandanten über das Thema Verfahrensdokumentation informieren, um nicht selbst in Haftungsnöte zu kommen oder Fragen vom Mandanten später nicht ausreichend beantworten zu können.

      Seit mehr als fünf Jahren steht nun die GoBD dafür ein, dass Steuerberaterinnen und Steuerberater in Verbindung mit Ihren Mandanten nicht nur die Digitalisierung vorantreiben sollen, sondern auch die Verfahrensdokumentation bei Betriebsprüfungen für die Buchhaltung, das Kassenbuch, die Ladenkasse,  usw. zur Verfügung stellen sollten. Dies wurde aber im Großen und Ganzen von allen Beteiligten ignoriert. Gründe und Unsicherheiten gab es genug, um hier den Aufwand einfach zu scheuen. 

      Damit ist jetzt Schluss, denn die Bundes- und Landessteuerbehörden drängen bei Betriebsprüfungen immer drastischer auf eine korrekte Verfahrensdokumentation für die Unternehmen. Steht diese nicht zur Verfügung, stehen durchaus empfindliche Strafen oder Hinzuschätzungen ins Haus.
   2. Welche Unterstützung bietet die GoBD?
      Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regelt den gesamten betrieblichen Ablauf der Geschäftsvorfälle. Damit werden die Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung , Unveränderbarkeit, Belegwesen, Aufzeichnungspflichten, IKS (internes Kontrollsystem), Tax Compliance, Datensicherheit, Protokollierung, Aufbewahrung, Verfahrensdokumentation, Datenzugriff und Zertifikate dokumentiert bzw. geregelt.
   3. Was bedeutet die GoBD in der Praxisumsetzung?
      Alle Unternehmen ab 17.500 € Jahresumsatz müssen sich der GoBD unterordnen und diese umsetzen.
   4. Ist das Belegwesen von der GoBD davon betroffen?
      Ganz klar ja. Dabei spielt es keine Rolle, ob Belege analog oder digital aufgezeichnet werden. Die Belegsicherung, die Zuordnung Beleg und Grundaufzeichnung, die Aufbereitung und die Besonderheiten sind davon betroffen.
   5. Regelt die GoBD die Aufzeichnungspflichten?
      Zu den Aufzeichnungspflichten gehört die Erfassung der Grundbuchaufzeichnungen, sowohl in analoger als auch digitaler Form, die Verbuchung im Journal und die Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle in sachlicher Ordnung.
   6. Wird das IKS (interne Kontrollsystem) in der GoBD angesprochen?
      Dies wird in der GoBD geregelt und kann über die Verfahrensdokumentation unter der Einhaltung der Ordnungsvorschriften dokumentiert werden.
   7. Ist die Datensicherheit in der GoBD abgedeckt?
      Unternehmen und Steuerpflichtige müssen das DV-System gegen Verlust schützen und sichern. Dafür ist der Unternehmer(in) oder der Steuerpflichtige zuständig.
   8. Warum ist Unveränderbarkeit und Protokollierung in der GoBD wichtig?
      Damit ist sichergestellt das nach §146 Absatz 4 der AO die Buchung oder Aufzeichnung nicht verändert werden kann, ohne den ursprünglichen Inhalt nicht mehr feststellen zu können.
   9. Wie muss ich lt. GoBd die Aufbewahrung durchführen?
      Je nach Aufzeichnung der Unterlagen muss gewährleistet werden, dass die maschinelle Aufwertbarkeit, die elektronische Aufbewahrung, die bildliche Erfassung von Papierdokumenten und die Auslagerung der Datenstände nach §147 für mindestens 11 Jahre gewährleistet ist.
   10. Fordert die GoBD eine Verfahrensdokumentation?
       Ja, wenn das Unternehmen mehr als 17.500€ Jahresumsatz hat. Damit muss die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit der Geschäftsvorfälle dokumentiert werden.
   11. Welcher Datenzugriff ist durch die GoBD geregelt?
       Die Finanzbehörde hat je nach Prüfungsanordnung die Möglichkeit, den Umfang des Datenzugriffs zu bestimmen. Neben den Daten müssen auch Teile der Verfahrensdokumentation bereitgestellt werden.
   12. Ist ein Zertifikat für Softwarelösungen lt. GoBD Pflicht?
       Nein, dies hat keinen Einfluss auf die Umsetzung der GoBD bzw. auf Betriebsprüfungen. Es gibt aber einen guten Hinweis darauf, ob die Softwarelösung GoBD konform arbeitet. Ob es negative Einträge zu Softwarelösungen gibt, kann auch bei allen Betriebsprüfungen im Vorfeld geklärt werden.
   13. Welche Anwendungsregeln gibt es für die GoBD?
       Die Regeln im BMF Schreiben vom 01.02.1984 bleiben unberührt. Das BMF Schreiben vom 28.11.2019 tritt mit Wirkung vom 01.01.2020 in Kraft.
   14. Muss Software für Verfahrensdokumentation installiert werden?
       Eine Softwareinstallation auf lokalen Systemen ist heute nur ein Hemmschuh und völlig unnötig. Danach müssen Sie Updates einspielen, administrative Zugriffsrechte gewähren oder können vielleicht ohne Update gar nicht weiterarbeiten. Mit der Cloud-Software von smartdocu® ist das alles nicht nötig. Einfach arbeiten, von wo und auf welchem technischen Gerät spielt dabei überhaupt keine Rolle. Egal ob für die Steuerkanzlei, den Mandanten oder den IT-Partner.
   15. Sind Verfahrensdokumentation und Kollaboration wichtig?
       Zuständig für die Verfahrensdokumentation ist der Unternehmer/in. Aber ohne Steuerkanzlei oder in größeren Betrieben mit dem technischen Support müssen alle drei Parteien perfekt zusammenarbeiten. Und das geht nur in einer Cloud-Lösung, wo alle Partner ohne technischen Grenzen die Informationen für die Verfahrensdokumentation zusammentragen können. Damit ist auch die fortwährende Pflege aller Informationen gesichert und Sie als Unternehmer/in auf der sicheren Seite. Das nennen wir einen wahren, unschätzbaren Vorteil für Kollaboration.
   16. Spielt das Brand für Konzernlösungen in der Verfahrensdokumentation eine Rolle?
       Sie möchten als Konzern gerne die Verfahrensdokumentation von smartdocu® im eigenen Rechenzentrum betreiben? Dann sollten Sie dies aber auch mit dem Brand ihres Unternehmens als White-Labeling Version tun. Damit steigt die Akzeptanz und Integraton der Softwarelösung sofort. Dies spart im Onboardingprozess viel Zeit und  damit Geld.
   17. Können Konzerne mit smartdocu® Company Übersichten einbinden?
       Konzerne und Unternehmen, die über viele Niederlassungen, Shops, Aussenstellen, Verkaufsstationen, usw. verfügen, diese in Areas, Companyübersichten oder Einheiten unterteilen möchten, können dies mit smartdocu® perfekt organisieren. Sowohl für die Unternehmensorganisation, die Konzernverwaltung und natürlich zur Sicherheit und Übersichtlichkeit des Zustandes der Verfahrensdokumentation. Jeder Verantwortliche im Konzern möchte doch gerne wissen, wie der Stand der Verfahrensdokumentation permanent ist.
   18. Können Konzerne die Lösung smartdocu® selbst hosten?
       Große Unternehmen und Konzerne betreiben in aller Regel eine eigene IT bzw. ein Rechenzentrum. smartdocu® kann als Softwarelösung, mit dem nötigen Firmenbranding, den Inhalten zur Verfahrensdokumentation als eigene Lösung dort betrieben werden. Immer zum Vorteil des Kunden.
   19. Welche smarten Verfahrensdokumentation gibt es?
       Gerade in diesen Krisenzeiten, in denen bei Steuerberatern trotz Zeitmangel auch noch Präzision und Schnelligkeit eine große Rolle spielen, müssen keine langwierigen Installationen und Einarbeitungen in die Software der Verfahrensdokumentation durchgeführt werden. Installationsprozesse gehören der Vergangenheit an. Sie brauchen keinen Administrator für die Softwareinstallation. Sie rufen einfach die Software im Browser auf und starten. Schulungen sind ebenfalls nicht nötig, da sich die Software völlig selbsterklärend darstellt. Einfach. Schnell. Komfortabel. Zeitgemäß eben.
       
       Mit smartdocu®, der mehrfach praxiserprobten und cloudbasierten Software für Verfahrensdokumentation, die mit allen Webbrowsern direkt, schnell, einfach und sicher gemeinsam ausgefüllt werden kann, revolutioniert diesen Prozess und spart auf beiden Seiten sehr viel Zeit. Durch die gemeinsame Bearbeitung und Prüfung des Prozesses nimmt diese Software, die auch alle rechtlichen Vorgaben erfüllt, dem Mandanten und der Steuerkanzlei den Schrecken der Materie.
   20. Was leistet smartdocu® bei der Verfahrensdokumentation?
       smartdocu® ist eine cloubbasierte Software für die Verfahrensdokumentation. Ohne Installation können Sie sofort eine auf GoBD basierten sicheren Vorlagen erstellte Musterverfahrensdokumentaton erstellen. Als Steuerkanzlei natürlich mit Mehrmandanten bzw. Mehrfirmenfähig. Durch das smarte, einfache und schnelle Interviewverfahren werden Sie durch alle relvanten Fragen zur Verfahrensdokumentation und zum internen Kontrollsystem (IKS) geführt. Die permanente Historisierung und einen abschließenden Bericht erstellt die Software zur Verfahrensdokumentation selbständig. Eines der Highlight's ist die gemeinsame Bearbeitung der Verfahrensdokumentation mit Steuerkanzlei und Unternehmen bzw. Mandant. Sie sparen bis zu 70% der normalen Zeit für die Erstellung einer GoB sicheren Verfahrensdokumentation. Das absolut nicht mehr zeitgemäße Ausfüllen von Papier- oder PDF Mustervorlagen  hat damit ein Ende. smartdocu® - die smarte Verfahrensdokumentation.

        

   21. Welche Inhalte braucht eine Verfahrensdokumentation lt GoBD?
       

       Dabei geht es bei Steuerberatern und Unternehmen für die Verfahrensdokumentation derzeit hauptsächlich um die Aufzeichung der digitalen Prozesse im Unternehmen für die Ablage, Durchführung, Verarbeitung und Archivierung von digitalen Belegen aus der Buchhaltung und den Kassensystemen. Diese Verfahrensdokumentation für Steuerkanzleien bzw. Unternehmen ist aber keine einmalige Angelegenheit, sondern ein permanenter Prozess der mindestens einmal pro Jahr aktualisiert werden sollte. Je nach Umfang und Anpassung der Unternehmensprozesse und Größe des Unternehmens.

       Für Steuerberater oder Unternehmen ist die GoBD konforme Verfahrensdokumentation in aller Regel für Buchhaltung, die Belegablage, mobiles Scannen, ersetzendes Scannen (BSI TR-03138 ersetzendes Scannen RESISCAN), digitale Archivierung von Belegen und hauptsächlich für die digitalen Prozesse bzw. Verarbeitung mit der Unternehmenssoftware, mit der die digitalen Belege bzw. Digitalisate verarbeitet werden, zu erstellen. Dies sollte im Vordergrund stehen. Buchhaltung, Kassenführung, Kassenbücher, Kassenjournale bzw. bargeldintensive Betriebe stehen im Vordergrund der Betriebsprüfungen, bei denen eine Verfahrensdokumentation nicht fehlen sollten.
       
       Mit unserer Software für Verfahrensdokumentation smartdocu® bekommen Sie als Steuerkanzlei und als Unternehmen nicht nur Ratschläge oder Checklisten für die Buchhaltung, Faktura, CRM oder ERP-Systeme, sondern eine voll ausgestattete und geprüfte GoBD konforme Verfahrensdokumentation. Für Steuerberater ist die Erstellung der Verfahrensdokumentation online besonderns von Vorteil, da alle Parteien, als Steuerberater und Mandant die nötigen Ergebnisse gleichzeitig ONLINE eintragen können.
   22. Welche Unternehmensprozesse sollten in der Verfahrensdokumentation aufgezeichnet sein?

       Weiterführend können aber auch die gesamten Prozesse in allen Unternehmensbereichen und jeder Abteilung, Buchhaltung, vom Einkauf, über Verkauf, Lohnbuchhaltung, Verwaltung, Vertragswesen, Bewerbermanagement, Fuhrparkmanagement, Wareneingangsprüfung, Lager, u.v.m. in das so genannte IKS aufgenommen werden. Die dortigen Prozesse müssen mit allen digitalen Abläufen beschrieben und regelmäßig aktualisiert werden.

   23. Spielt Datenschutz und Datensicherheit in der VD eine Rolle?
       

       Was bei diesem komplexen Thema der Digitalisierung und Verfahrensdokumentation bei Steuerberatern und Unternehmen nicht in Vergessenheit geraten darf, sind die Datensicherheit des IT-Sytems und der Datenschutz für Steuerkanzlei oder Unternehmen. Dies wird hier aber nur erwähnt. Für diese Bereiche gibt es qualitativ hochwertige und sichere Lösungen, die für alle IT-Systeme und Unternehmen einsetzbar sind.

   24. Hilft ein Generator für die Verfahrensdokumentation?

       Der Generator für die verschiedensten Verfahrensdokumentationen für Kleinbetriebe, Mittelstand, usw. - bestehend aus hinterlegten GoBD konformen Musterverfahrensdokumentationen bzw. komplexen Taxonomien für IKS oder Tax Compliance - kann in der Software auf Wunsch sehr individuell eingestellt werden. Mit der hinterlegten globalen Musterverfahrensdokumentation und der Taxonomie können die verschiedensten Berufsgruppen, wie z.B. Apotheken, Tankstellen, Ärzte, Landwirtschaften oder sonstige KMU Unternehmen mit einer Verfahrensdokumentation ausgestattet werden.

   25. Gibt es neue Beratungsfelder für Steuerkanzleien?

       Absolut, indem Sie mit unserer Software smartdocu® die Verfahrensdokumentation als beratende Steuerkanzlei mit Ihrem Mandanten gemeinsam ausfüllen und damit vielleicht sogar ein neues Beratungsfeld in der Steuerkanzlei bzw. Steuerberatung eröffnen.

   26. Videopräsentation YouTube zur Softwarelösung für Verfahrensdokumentation von smartdocu®

2. Funktionen und Vorteile der Softwarelösung für Verfahrensdokumentation smartdocu®

   1. Welche Funktionen hat smartdocu® für Steuerkanzleien und Mandanten?
      

       

      1. Mandant und Steuerberater oder Partner gemeinsam, cloudbasiert und sicher daran arbeiten

      2. Mandant und Steuerberater oder Partner gemeinsam, cloudbasiert und sicher daran arbeiten

      3. neue Beratungs- und Ertragsfelder in der Steuerkanzlei erschlossen werden
      4. Sie sehr viel Zeit für die Erstellung der Verfahrensdokumentation auf beiden Seiten einsparen
      5. nicht nur die Verfahrensdokumentation, sondern auch IKS relevante Inhalte hinterlegt werden
      6. die Mandanten wesentlich einfacher, sicherer und schneller unterstützt werden
      7. einfache und komplexe Bestandteile der Verfahrendokumentation und IKS genutzt werden
      8. übersichtlich alle Prozesse für das Interne Kontrollsystem (IKS) erarbeitet werden
      9. Mussfelder schon mit den Vorschlägen und technischen Details ausgefüllt werden
      10. Mandantenstammdaten direkt übernommen werden
      11. erstellte Berichte der Verfahrensdokumentation direkt in das hmd.dms übernommen werden
      12. Sie dem Betriebsprüfer den Bericht digital zur Verfügung stellen
          
          
   2. Welche Vorteile hat smartdocu® für Steuerkanzleien und Mandanten?

       

      1. Die Umsetzung mit der Software smartdocu® ist einfach, schnell und sicher
      2. 80% weniger Erstellungsbedarf für die Steuerkanzlei, den Mandanten oder das Unternehmen
      3. Kein Austausch von PDF- oder Worddateien, die dafür völlig ungeeignet sind
      4. Direkte Erfassung der Daten für die Verfahrensdokumentation in Form eines Interviewleitfadens
      5. Keine langwierige Installation von Software oder Updates
      6. Keine administrativen Kosten für Installation, Update, Serverwechsel und Performanceprobleme
      7. Hinterlegte Musterverfahrensdokumentationen und Taxonomien für Kanzleien und Unternehmen
      8. Integration von IKS und Tax Compliance inkl. der nötigen Zugriffsrechte auf Bereiche
      9. Generator in der Software für die Erstellung der Verfahrensdokumentation im Interview-Modus
      10. Immer aktuelle Stände von Software und Archivvorlagen für viele Berufsgruppen
      11. Berufsgruppen, wie z.B. Handel, Apotheken, Tankstellen, Ärzte, Landwirtschaften oder sonstige KMU Unternehmen
      12. Musterverfahrensdokumentationen stehen zur Auswahl zur Verfügung
      13. Schnelle übersichtliche Bedingung für Mandant und Steuerkanzlei
      14. Archivierung direkt in hmd.mandant bzw. in hmd.dms für die Berichte der Verfahrensdokumentation
      15. Start der Verfahrensdokumentation aus dem Personal Cockpit direkt vom Mandanten aus
      16. Generator für die automatische Versionierung, Historisierung und revisionssichere Ablage der erstellten Verfahrensdokumentationen und Berichte
      17. Komfortabler Stammdatenimport und Integration in hmd-software
      18. Benutzerverwaltung mit sicherem Rollen- und Rechtekonzept
      19. Aktualisierungsservice bei Änderungen der GoBD
      20. Automatische Datensicherung und Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (SSL)
      21. Garantierte Zeitersparnis (smartdocu® ist so konzipiert, dass Sie möglichst wenig Aufwand mit der Erstellung der Verfahrensdokumentation haben)
      22. Selbsterklärender Interviewleitfaden (der Anwender wird durch alle relevanten Bereiche der Verfahrensdokumentation geführt; die Verfahrensdokumentation erstellt sich automatisiert im Hintergrund)
      23. Inhalte nach GoBD-Anforderungen (die smartdocu® Verfahrensdokumentation beinhaltet Vorlagen für die relevantesten Hard-und Softwaresysteme)
      24. Integrierte Intelligenz (die smartdocu® Verfahrensdokumentation basiert auf moderner Technologie; Integrierte Programmintelligenz macht unsere Verfahrensdokumentation passend für kleine und größere Unternehmen verschiedener Branchen)
      25. Zugeschnittene, branchenspezifische Fragenkataloge und bedarfsgerechte Module je nach Art der vorhandenen IT-Systeme
      26. Musterverfahrensdokumentation bzw. Textbausteine sowie Möglichkeiten der Individualisierung
   3. Gibt es Beratungs- und Zukunftsansätze für Steuerkanzleien und Mandant mit smartdocu®?
      
      
      1. Betriebswirtschaftliche Beratung
         Finden Sie einen smarten Einstieg in die betriebswirtschaftliche Beratung beim Mandanten - kein E-Mailversand von Dateien oder Informationen
      2. Einfache Anregungen
         Verbessern Sie mit einfachen Anregungen langfristig die Arbeitsabläufe Ihrer Mandanten
      3. Mehr Wissen
         Erfahren Sie viel über die von Ihren Mandanten eingesetzten technischen Systeme
      4. Mandantenbindung
         Verfestigen Sie die Bindung zu Ihren Mandanten
      5. Finden von Schwachstellen
         Lokalisieren Sie Schwachstellen Ihrer Mandanten, die bei Betriebsprüfungen zu Problemen führen könnten und merzen Sie diese im VORFELD aus
      6. Beratungszuschüsse

         Die von Ihnen durchgeführte Beratung bei der Erstellung von Verfahrensdokumentationen kann durch öffentliche Mittel bezuschusst werden (bis zu 1.500 € Zuschuss pro Projekt)

3. Fragen und Hinweise zum Thema Verfahrensdokumentation durch den Steuerberater

   
   
   1. Muss ich meine Mandanten zur Bereitstellung einer Verfahrensdokumentation bzw. zur GoBD informieren?
      
      Ja, als Steuerkanzlei müssen Sie ihre Mandanten informieren. Aber das wissen Sie ja. Nur haben Sie es wirklich getan? Und vor allem das Mandat auch ausreichend darüber informiert? Vielleicht haben Sie es nur in einem Nebensatz erwähnt. Sind Sie sich sicher, dass dies in Zukunft ausreichen wird? Das Thema Verfahrensdokumentation kommt schön langsam in die Gänge. Finanzämter und Betriebsprüfer werden geschult, Bundesländer wie NRW sind Vorreiter bei diesem Thema und es wird sicher noch nicht überall so dringlich gesehen. Bringen Sie sich in Stellung - mit smartdocu® haben Sie die richtige Lösung parat. Für Ihre Steuerkanzlei und für alle Mandanten.
   2. Wie sich Unternehmensberater die Verfahrensdokumentation zu Nutze machen?
      
      Je nachdem, von welcher Seite man das Thema betrachtet, sehen die Vor- und Nachteile für die Beteiligten durchaus differenziert aus. Der, der in der Mitte sitzt, also Unternehmer oder Mandant profitiert am meisten bei dem Thema Verfahrensdokumentation. Unternehmensberater sehen derzeit eine einmalige Chance bei dem Thema Verfahrensdokumentation und IKS zu Punkten und Unternehmen bzw. Mandanten die nötigen Hilfestellungen und Leistungen für die Erstellung einer Verfahrensdokumentation anzubieten. Am Ende der Kette steht derzeit der Steuerberater. Dabei gäbe es ein Beratungsfeld zu bestellen, dass so nicht oft angeboten wird. Nur sind derzeit andere Themen akut und die Beratung der Mandanten muss leider hintenanstehen. Hoffentlich wartet der Berufsstand nicht zu lange, um seinen Chancen noch zu wahren. Einige Unternehmen haben dies schon erkannt und setzen voll auf das Pferd Beratung für die Verfahrensdokumentation und ernten bereits die Erfolge. Was dem Steuerberater am Ende bleibt. Wieder die Arbeit, wenn ihn der Unternehmensberater oder Mandant bittet Auskünfte zum Thema Buchhaltung zu geben, damit diese in der Verfahrensdokumentation eingetragen werden können.
   3. Wer muss die Verfahrensdokumentation erstellen?
      
      Auch dies ist ganz klar geregelt: das Unternehmen und dort die Geschäftsleitung. Der Steuerberater ist hier nicht die ausführende Kraft. Informationenen zur Verfahrensdokumentation für die Prozesse, in die die Steuerkanzlei einbezogen ist, müssen durch den Steuerberater mit unterstützt werden. Aber es kann in einer Beziehung zwischen Steuerkanzlei und Mandant durchaus von Vorteil sein, wenn die Steuerkanzlei hier den ausführenden Part übernimmt, um das digitale Zeitalter mit dem Mandanten gemeinsam besser begehen zu können und hier für beide Seiten vorrangig die Vorteile zu sehen, anstelle der Nachteile und des Zeitaufwandes bei der Erstellung einer Verfahrensdokumentation. Mit smartdocu® erreichen Sie beides. Zeiteinsparung in der Erstellung der Verfahrensdokumentation und die Vorbereitung auf die digitale Zusammenarbeit mit dem Mandanten. Zukunftssicherung für beide Parteien.
   4. Ist nur die Buchhaltung oder das Kassenbuch von der Verfahrensdokumentation betroffen?
      
      Derzeit kann die Fragen mit Ja beantwortet werden, wenn es um die Betriebsprüfung oder Kassenprüfung geht. Oft werden aber schon die vorgelagerten Prozesse wie Fakturation, Lager, CRM-oder ERP Systeme mit in die Prüfung miteinbezogen. Dann wäre auch dafür eine Verfahrensdokumentation sicher notwendig.
   5. Ist das Thema Verfahrensdokumentation jetzt erst neu zur Betriebsprüfung hinzugekommen?
      
      Neu kann man nicht wirklich sagen. Seit der Einführung der GoBD 2015 und der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung von Prozessen in Unternehmen, ist dies nur ein konsequenter Schritt in diese Richtung, um in der Betriebsprüfung für die nötige Transparenz zu sorgen. Softwareprozesse, Kassen- und Geldprozesse, Mitarbeiterprozesse, IT-Sicherheit, Datenschutz und Dokumentenarchivierung spielen eine große Rolle, die mit einer Verfahrensdokumentation dargestellt werden müssen. Ein internes Kontrollsystem (IKS) dient als Sicherheit für den Unternehmer, damit steuerliche Belange besser, sicherer und transparenter dargestellt werden.
      
      
   6. Ist eine Verfahrensdokumentation für die Betriebsprüfung ein Pflichtbestandteil?
      
      Ganz klar Ja. Diskussionen gibt es seit dem Jahr 2015 und der neuen GoBD hier keine mehr. Umfang und Verhältnismäßigkeit zur Darstellung der Prozesse sind sicher ein Thema und abhängig von der Unternehmensgröße und den Prozessen. Aber mit smartdocu® stehen der Steuerkanzlei oder in der Steuerberatung Vorlagen für alle Unternehmensgrößen, egal ob KMU oder Mittelstand, zur Verfügung.
   7. Gibt es Strafen für eine fehlende Verfahrensdokumentation von den Finanzbehörden?
      
      Ein sehr leidiges Thema, dass gerne verwendet wird, um die Sache in den Steuerkanzleien oder Unternehmen mit Auf-merksamkeit zu füllen. Ja, es gibt Fälle in denen es zu Hinzuschätzungen oder zum Verwerfen einer Buchhaltung gekommen ist. Aber als alleinigen Grund hierfür das Fehlen der Verfahrensdokumentation zu sehen, ist sicher nicht korrekt. Hier sind schon noch anderen Thema bei der Betriebsprüfung aufgekommen, die zu Strafen geführt haben. Was allerdings nicht zu unterschätzen ist, wenn das Thema Steuerverkürzung vom Betriebsprüfer auf den Plan gerufen wird und er dann die Prozesse gerne dokumentiert sehen möchte, wie es denn dazu gekommen ist, bzw. kommen konnte. Fehlen hier die Prozessbe-schreibungen oder Verfahrensdokumentationen wird die Diskussion sicher nicht einfach werden.
   8. Wer haftet, wenn ich als Mandant keine Verfahrensdokumentation vorweisen kann?
      
      Grundsätzlich ist der Unternehmer, Inhaber, Geschäftsführer, usw. dafür verantwortlich. Darüber sind alle Zweifel erhaben, aber es wird gegenüber dem Steuerberater die Frage „Warum hast Du uns nicht gesagt, dass so eine Verfahrensdoku-mentation notwendig ist?“ aufkommen. Und genau hier beginnt die Diskussion, die eigentlich völlig unnötig ist. Informieren Sie als Steuerkanzlei mit unserem Serienbrief oder einer Cloudlösung alle Ihre Mandanten zum Thema GoBD-Umsetzung und zu dem Thema Verfahrensdokumentation. Am Besten mehrmals, um solche unnötigen Diskussionen erst gar nicht aufkommen zu lassen.
   9. Ergeben sich für Steuerkanzleien neue Beratungsfelder in Bezug auf Verfahrensdokumentation, IKS oder TAX Compliance?
      
      Eines der großen neuen Beratungsfelder, die für Steuerkanzleien in Verbindung mit ihren Mandanten erschlossen werden können, umfasst genau diese Themen. Nun könnte man sagen, hier wird dem Mandanten wieder nur etwas verkauft. Nein, weit gefehlt. Dieses Thema ist geeignet um die digitale Zukunft zwischen Unternehmen und Steuerkanzlei auf eine ganz neue Ebene zu stellen. Und zwar als erfolgreiches Miteinander für beide Partner. Beide müssen dabei die positiven Möglichkeiten für sich nutzen können. Die Steuerkanzlei erfährt mehr über die noch analogen und digitalen Prozessen im Unternehmen und kann in der wirtschaftlichen oder strategischen Beratung darauf eingehen. Der Mandant kann durch die Verbesserung des Informationsflusses und der Nutzung der digitalen Zusammenarbeit schnellere Entscheidungen und bessere Unterstützung bei wirtschaftlichen oder finanziellen Fragen bekommen. Von der Sicherheit für das Unternehmen, vor allem in steuerlicher Hinsicht, einmal ganz abgesehen. Stellen Sie sich als Unternehmer vor, Sie bekämen Auswertungen von Ihrem Steuerberater nicht erst 4-6 Wochen später, sondern hätten Auswertungen fast in Echtzeit. Dies ist eine hervorragende Aussicht auf eine digitale Zusammenarbeit zwischen Mandant und Steuerberatung und wie die Zukunft für beide effektiv durch Infor-mationen verbessert werden kann.
   10. Welche Förderleistungen für Unternehmen kann ich meinen Mandanten anbieten?
       
       Wichtig ist erst einmal zu wissen, dass es im Rahmen von „Go-Digital“ des BWMI Fördergelder gibt, die Ihr Mandant dafür nutzen kann, wenn er im Rahmen der Digitalisierung sein Unternehmen für die Zukunft fit machen möchte. Sie als Kanzlei können als BAFA Berater dafür ihrem Mandanten mit Rat und Tat zur Seite stehen, wenn Sie sich dafür zur Verfügung stellen möchten. Die Höhe der Leistungen hängt vom Umsetzungsgrad ab.
   11. Was kostet eine Software für Verfahrensdokumentation für den Steuerberater bzw. die Steuerkanzlei?
       
       Erst einmal auf alle Fälle etwas Zeit, um sich mit dem Thema Verfahrensdokumentation und IKS zu beschäftigen. Im zweiten Schritt die richtige Software für die Steuerkanzlei und den Mandanten zu finden, mit der beide gemeinsam auf der sicheren Seite sind. Mit smartdocu® haben Sie hier den richtigen Partner. Cloudbasiert, kollaborativ, vorlagenbasiert, GoBD-konform, historisiert, Berichtswesen und vor allem einfach in der Bedienung und enorm zeitsparend für beide Seiten. Sicher nicht kostenlos. Aber mit der Sicherheit, dass beide Seiten einer anstehenden Betriebsprüfung völlig sorgenfrei entgegentreten können. Diese Sicherheit muss beiden Seiten schon etwas Wert sein, denn ansonsten könnten sich hier schnell Summen oder Werte aufbauen, die völlig unkalkulierbar sind und auch noch sehr viel Zeit und Ärger in Anspruch nehmen. Und Zeit und Ärger kosten auch Geld. Nicht vergessen.
       
       
   12. Warum verlieren Steuerkanzleien Mandanten an Unternehmensberater bei der Verfahrensdokumentation?

       Gründe gibt es derzeit genug. Wir versuchen einmal die derzeit wichtigsten Punkte darzustellen.

       1. Der Hauptgrund derzeit, wird mit der fehlenden Zeit bzw. der eh zu hohen Arbeitsbelastung angegeben

       2. Der Verfahrensdokumentation wird nicht die nötige Priorität zugeordnet oder eingeräumt

       3. Es fehlt die nötige externe Begleitung der Steuerkanzlei für das Thema Verfahrensdokumentation

       4. Es fehlt an der richtigen Softwarelösung bzw. diese ist in der Steuerkanzlei nicht bekannt
       5. Die Konsequenzen für eine fehlende Verfahrensdokumentation sind vielen derzeit noch nicht bewusst genug
       6. Vielleicht wird der Beratungsansatz in vielen Steuerkanzleien nicht hoch genug bewertet
       7. Die Mandanten der Steuerkanzleien stehen dem Thema Verfahrensdokumentation skeptisch gegenüber
       8. Das Thema BAFA Beratung oder Förderung im digitalen Umfeld für die Mandanten ist nicht bekannt
       9. Der Aufwand eine Verfahrensdokumentation zu erstellen, wird als zu hoch angesehen (Zeit und Informationsbeschaffung)
       10. Verfahrensdokumentation werden noch per Papier oder in PDF Vorlagen ausgefüllt (nicht mehr zeitgemäß)
       11. Die PDF Mustervorlagen sind zu unübersichtlich, unverständlich und vor allem ohne Historisierung
       12. Verfahrensdokumentation werden immer noch als "Einmalleistung" angesehen und durch Dritte extern schnell erstellt
       13. Verfahrensdokumentation, IKS und Tax Compliance nicht als Einheit zu betrachten und umzusetzen
       14. Steuerstrafverfahren, Steuerverkürzung oder Steuervermeidung werden vielleicht zu leichtfertig angesehen

Moderne Unternehmensberater arbeiten heute mit smartdocu® und erfüllen damit alle GoBD Anforderungen. Richtig ist auch, dass es genauso viele Antworten wie Fragen gibt. Nur die besten Antworten helfen nichts, wenn das Thema für die Steuerkanzlei vielleicht auch nicht transparent und/oder einfach genug dargestellt wird. Aber vielleicht würden sich 30 Minuten Zeitinvest einfach lohnen, um sich smartdocu® gemeinsam anzusehen. Denn danach sind viele der aufgeführten Punkte nur noch ganz klein oder erledigen sich von selbst. Nur den ersten Schritt müssen Sie machen.

Mehr Informationen für Unternehmen zum Thema Verfahrensdokumentation erhalten Sie hier

smartdocu® ist ein Produkt der smartdocu GmbH