Verfahrensdokumentation

Verfahrensdokumentation

Gehen Sie auf Nummer sicher - wir helfen Ihnen dabei.

Die Verfahrensdokumentation für Ihre Mandanten

Wir geben Ihnen eine Musterbeschreibung für die digitalen Prozesse an die Hand.

Im Rahmen der Anpassungen für die digitalen Prozesse in Steuerkanzleien und Unternehmen, welche überall Einzug halten, wurden von den Finanzbehörden die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zum 01.01.2015 angepasst und veröffentlicht. Ob und wieweit diese Anordnungen in der GoBD sinnvoll sind oder nicht, soll nicht Thema dieses Beitrages sein. Sichergestellt werden kann, dass diese Anordnungen laufend an die Gegebenheiten der Digitalisierung und Automatisierung angepasst und überarbeitet werden.

Wir möchten uns hier auf einen Punkt konzentrieren, der ebenfalls eine der Grundlagen der GoBD darstellt: Die Verfahrensdokumentation. Die Resonanz darauf, vom Steuerberater ebenso wie auch vom Mandanten, war eher gering. Viele wissen noch immer nichts darüber, oder ignorieren das Thema sogar. Sie glauben weil die GoBD nur eine Anordnung, aber kein Gesetz ist, diese nicht umsetzen zu müssen. Es werden viele Gründe gefunden, das Thema nicht zu erwähnen.

Kommen Sie Ihrer Informationspflicht nach, bevor es zu spät ist.

Sie als Steuerberater haben eine Informationspflicht, der Sie nachkommen müssen. Die Verfahrensdokumentation sollten Sie Ihrem Mandanten als „Pflichtinformation“ präsentieren, denn zumindest informieren sollten Sie Ihre Mandanten unbedingt. Das haben Sie sicher, in einem Mandantenanschreiben oder auf Ihrer Homepage, längst umgesetzt. Nur was ist daraus geworden? Wahrscheinlich relativ wenig bis gar nichts. Ihr Schreiben bzw. Ihre Informationen zur Verfahrensdokumentation wurden wahrscheinlich in den meisten Fällen einfach nicht beachtet oder liegen gelassen.

Heute, gut zwei Jahre später, trägt die Verfahrensdokumentation schön langsam die ersten Triebe. Aber weit gefehlt: nicht die Steuerberater oder deren Mandanten setzen sich mit dem Thema auseinander, sondern die Finanzbehörden sehen bei den ersten digitalen Betriebsprüfungen ganz genau hin und verlangen für den jeweiligen Prüfungszeitraum die entsprechende Verfahrensdokumentation.

Was passieren muss, passiert: Der Mandant kann keine Verfahrensdokumentation vorweisen. Naja, denken sich alle, ist ja nicht so schlimm. Doch stellt sich der Betriebsprüfer quer, nimmt er einfach eine Hinzuschätzung in Höhe von drei Prozent vor. Einfach so, lediglich weil die Verfahrensdokumentation fehlt. Der Mandant sieht fragend seinen Steuerberater an, der Steuerberater seinen Mandanten…

Die Möglichkeiten, welche am Ende des Tages übrig bleiben, sind dann recht überschaubar. Entweder die drei Prozent Hinzuschätzung annehmen, schlucken und sich dem Mandanten erklären, oder gegen die Hinzuschätzung Einspruch einlegen und zwischen zwei und fünf Jahren auf das Urteil vom Finanzgericht warten. Auch das muss dem Mandanten dann erklärt werden.

Der Mandant wird Ihnen - seinem Steuerberater - vorwerfen, dass nichts unternommen wurde und Sie werden ihn darauf hinweisen, dass Sie ihn über die Verfahrensdokumentation informiert haben. Was bleibt, ist die Diskussion wer, was, wann und wieso nicht korrekt umgesetzt hat. Völlig überflüssig, denn Fakt ist: Ihr Mandant braucht eine Verfahrensdokumentation. Ende der Diskussion. Andernfalls kann es passieren, dass der Betriebsprüfer die oben beschriebenen Maßnahmen der Finanzbehörde umsetzt.

Ihr Mandant braucht keine Verfahrensdokumentation? Weit gefehlt.

Sollten Sie oder Ihr Mandant zu dem Ergebnis kommen, dass im betreffenden Unternehmen keine digitalen Belege oder Transaktionen eingesetzt werden und daher keine Verfahrensdokumentation notwendig ist, sind Sie leider auf dem Irrweg. Aber wir möchten niemanden bevormunden. Entscheiden Sie gemeinsam mit Ihrem Mandanten, ob eine Verfahrensdokumentation für das jeweilige Unternehmen sinnvoll ist oder nicht.

Im Folgenden ein paar Beispiele, wann für Ihren Mandanten eine Verfahrensdokumentation notwendig ist. Auch, wenn auf den ersten Blick vielleicht keine digitalen Belege vorhanden sind.

  • Das Führen eines digitalen Kassenbuches
  • Das Führen eines PC-Kassenprogrammes
  • Empfangen und Speichern von Rechnungen per E-Mail als Anhang
  • Versenden und Speichern von Bestellungen per E-Mail als Anhang
  • Empfangen und Speichern von digitalen Kontoauszügen
  • Versenden und Speichern von SEPA Dateien im Zahlungsverkehr
  • Ablage von digitalen Belegen auf einem EDV System
  • Ablage von digitalem Schriftverkehr auf einem EDV System
  • Erstellung von digitalen Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen
  • Speichern von digitalen Unterlagen und Abrechnungen für Firmenfahrzeuge
  • Speichern von digitalen Unterlagen zum Bewerbermanagement
Hier finden Sie weitere Hinweise & Bereiche, welche seit Einführung der GoBD am 01.01.2015 für Ihren Mandanten wichtig sein könnten. Diese Punkte sind seit Einführung der GoBD nicht mehr zulässig oder kritisch.

  • Schreiben von Rechnungen mit Word und Excel
  • Ablage dieser Rechnungen auf dem Dateisystem bzw. im Explorer der EDV Anlage
  • Ablage von E-Mails auf dem Dateisystem bzw. im Explorer der EDV Anlage
  • Ablage des Schriftverkehrs auf dem Dateisystem bzw. im Explorer der EDV Anlage
  • Keine Umsetzung zur Führung und Pflege einer Verfahrensdokumentation

Wir können Ihnen nur einen Rat geben: leiten Sie diese Informationen an Ihre Mandanten weiter. Es hilft keinem, sich darüber aufzuregen. Das macht die Sache nicht besser, ganz im Gegenteil. Warum? Weil Sie dann wieder wichtige Zeit verlieren, in der Sie Ihrem Mandanten das Thema „Verfahrensdokumentation“ näher bringen könnten.

 

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