Mandantenlösung - Workflow für Eingangsrechnungen

Eingangsrechnungen digitalisieren, bewerten, prüfen und bezahlen.

Unsere nächste Mandantenlösung, denn Zeit ist Geld. Ganz besonders dann, wenn Sie Zeit für Dinge aufwenden, die eigentlich völlig unnötig sind. Für die Strukturierung der Unterlagen Ihrer Mandanten, die oft unsortiert bei Ihnen eingehen, trifft das auf jeden Fall zu. Die Lösung heißt hmd.workflow und schafft Ordnung bei Ihren Mandanten.

Alle finanzbezogenen Tätigkeiten Ihrer Mandanten basieren auf Belegen, Rechnungen, Auswertungen und Listen. Die meisten anderen Unternehmensprozesse basieren auf Korrespondenz, Dokumentationen, Arbeitsanweisungen, Notizen und vielem mehr. Wie behält man da noch den Überblick? Jetzt ist Workflow-Management gefragt!

Rechnungen, Belege und Dokumente digitalisieren – so kommt Ordnung ins Belegchaos

Wenn man bedenkt, dass in jedem Dokumentenstapel wichtige, steuerlich relevante und vor allem schnell zu bearbeitende Vorgänge schlummern, kann man als Unternehmer durchaus nervös werden. Wie viel produktive Zeit geht beim Öffnen, Zuordnen, Sortieren, Bearbeiten, Umsortieren und Ablegen dieser Papiere verloren? Wie viele Dokumente gehen im Laufe der Zeit auf diese Weise verloren? Welche Tätigkeiten könnten längst erledigt und ggf. berechnet sein, wenn die Unterlagen dazu nicht noch beim Kollegen auf dem Schreibtisch lägen? Wo und wie findet man Dokumente wieder, wenn sie später gebraucht werden?

Diese Fragestellungen sind für Ihre Mandanten essentiell. Die Lösung der Fragen schafft deutlich spürbare Organisations- und Effizienzvorteile, oft wird schon lange nach entsprechenden Mandantenlösungen für Steuerkanzleien gesucht.

Für Ihre Steuerkanzlei bedeutet das vor allem eines: Ordnung. Belege und wichtige Dokumente kommen geordnet und strukturiert in digitaler Form über Schnittstellen in Ihre Steuerkanzlei. Sie müssen diese nur noch importieren und die fehlenden Buchungsinformationen ergänzen.

Die Antwort heißt hmd.workflow

Grundlage dafür ist die Digitalisierung aller eingehenden Dokumente beim Mandanten. Aber keine Angst: das ist nicht annähernd so kompliziert, wie es sich anhört. Wer einen Brief öffnet muss sich einfach nur angewöhnen, ihn sofort zu scannen. E-Mails liegen ohnehin schon in digitaler Form vor, für Faxe kann mit Hilfe einer kostengünstigen technischen Lösung das Gleiche gelten. Gescannte Belege sowie eingegangene E-Mails und Faxe werden per Drag & Drop in hmd.workflow übernommen. Fertig. Danach greift die Software ein und unterstützt Ihre Abläufe bis ins letzte Detail.

Die Vorteile für Ihre Mandanten

Mit hmd.workflow erhalten Mandanten schnell und einfach mehr Übersicht über Ihren Finanzstatus, die Liquidität und den OPOS-Bereich. Selbst die Zahlung von Rechnungen kann direkt aus hmd.workflow durchgeführt werden, so dass die Mandanten sich sogar den Übertrag in ihr Onlinebanking-Programm sparen. Alle Abläufe werden so mit Hilfe der Software komplett optimiert.

Zusätzlich dazu bietet hmd.workflow Ihren Mandanten ein komplettes Dokumentenmanagementsystem, das heute in den meisten Fällen fehlt. Damit schaffen wir nicht nur das Problem der Archivierung aus der Welt und können, bei Erfüllung der Anforderungen der GOBD, sogar komplett auf ein Papierarchiv verzichten. Wir ermöglichen durch Funktionen wie die Volltextsuche auch das Finden jedes einzelnen Briefs oder Belegs, der jemals in diesem System gespeichert wurde, in Sekundenschnelle.

Das echte „Schmankerl“ ist jedoch die Digitalisierung der Arbeitsprozesse. Dadurch sparen sich Sachbearbeiter viel Zeit für sinnlose Administrationstätigkeiten. hmd.workflow zeigt jedem Mitarbeiter an, was heute zu tun ist, und bietet auch gleich die notwendigen Informationen dazu. Ein spürbarer Effizienzgewinn.

Der Nutzen für die Kanzlei liegt auf der Hand

Statt Belege zu sortieren, manuell zu buchen und bei Rückfragen lange beim Mandanten nachzufragen, erhalten Sie nun alle Informationen fein säuberlich verpackt im Dateiformat zugeschickt. Sie importieren die Daten über eine Standardschnittstelle in Ihre Software – ganz egal mit welcher Software Sie in Ihrer Kanzlei arbeiten – und komplettieren nur die Informationen, die noch fehlen. Das könnten z. B. einige Angaben zur Verbuchung der Belege sein, wie das richtige Gegenkonto oder der Steuerschlüssel.

Außerdem schaffen Sie auf diese Weise einen weiteren wichtigen Schritt in Sachen Mandantenbindung. Je nahtloser das Zusammenspiel zwischen Kanzlei und Mandant funktioniert, desto weniger Reibungspunkte gibt es in der Geschäftsbeziehung. Damit wird auch die Wahrscheinlichkeit eines Wechsels des Mandanten immer geringer. Und die Effizienzvorteile, die Ihre Mandanten durch den Einsatz von hmd.workflow generieren, gehen ganz eindeutig auf Ihr „Beratungskonto“.

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Mehr Informationen zu hmd.workflow finden Sie in dieser Broschüre:

Produktinfo hmd.workflow »