Starten Sie das digitale Zeitalter - mit dem hmd.digitalpaket

Digitalisierung und Automatisierung -

in Steuerkanzleien und Unternehmen bzw. beim Mandanten

Die Themen Digitalisierung und Automatisierung sind heute präsenter denn je. Medien, Interviews, Industrie, KMU Unternehmen, Steuerberaterkammer, Steuerberaterverbände, Regierungen, etc.   Alle sprechen darüber, dass diese Themen uns die nächsten Jahre beherrschen werden und jedes Unternehmen sowie jeder Steuerberater Vorteile daraus ziehen wird.

Was aber in fast allen Fällen fehlt, ist das „wie“. Wie gehe ich es an? Mit welchem Partner?             Wer unterstützt mich?

Auch die Frage nach dem „warum“ bleibt sehr oft unbeantwortet. Weil es alle tun? Sicher nicht.   Einen solchen Prozess einfach      in einem Unternehmen oder bei einem Steuerberater einzuführen, funktioniert nicht nebenbei und will sehr gut vorbereitet,             dokumentiert, kommuniziert und auf alle Unternehmensprozesse abgestimmt sein. Und zwar von ganz „Oben“, unter Einbeziehung aller Mitarbeiter. Denn eines steht fest, nicht die Chefs werden die Umsetzung an vorderster Front durchführen, sondern die        Mitarbeiter.  Lassen Sie die Mitarbeiter außen vor, klären diese nicht auf, werden diese nicht geschult, rücken die Vorteile einer     Digitalisierung sehr weit in die Ferne. Von der zeitlichen Verzögerung einmal ganz zu schweigen.

Das gesamte hmd.digitalpaket 2017 sowie das hmd.digitalpaket PLUS sehen den ganzheitlichen Ansatz für die Einführung und   Fortführung von Digitalisierung bzw. Automatisierung in der Steuerkanzlei, beim Mandanten oder im Unternehmen, vor. Wir sehen den umfassenden Ansatz in sechs Punkte gegliedert, die sich komplett in die bestehende Organisation einfügen und die damit    vorhandenen Prozesse optimal umsetzen:

Beratung

Schon an dieser Stelle wird bei vielen Umsetzungsversuchen das erste Problem entstehen. Denn aus Zeitgründen, manchmal auch aus finanziellen Gründen, wird sofort mit der Umsetzung der ausgerufenen Ziele begonnen. Ein Grundfehler, denn wie soll etwas umgesetzt werden, dass niemand kennt? Vor allem die Mitarbeiter nicht, die den Hauptteil der Umstellung tragen werden.

Im Vordergrund sollen als Erstes die Prozesse in der Steuerkanzlei oder im Unternehmen stehen, die in den Bereich Digitalisierung und Automatisierung fallen. Die IT-Umgebung gehört mit allen Punkten - von der Datensicherung, möglichen EDV-Alternativen, der Prüfung auf Umweltverträglichkeit und mögliche Einsparungen sowie der Kosten/Nutzen-Analyse - dazu.

Auch die Prüfung des IST-Zustandes der IT, der Prozessschritte, von Mitarbeiterinformationen und wenn möglich, die Benennung  

sowie die Festlegung des vorhandenen Zeitrahmen und eines genauen Zeitplans für die gewünschte Umsetzung. Werden diese Schritte nicht beachtet, ist das Ziel gar nicht, bzw. nur mit großer Verspätung und viel höheren Kosten zu erreichen.

Förderung

Viele Unternehmer und Steuerberater unterschätzen immer wieder die möglichen Förderungen zur Digitalisierung und der damit verbundenen Personalweiterbildungsangeboten, die im Rahmen der Europäischen Gemeinschaft, im Bundeswirtschaftsministerium und den Bundesländern geboten werden. Zusammen mit Umwelt- und Zertifizierungsmöglichkeiten ist dies für Steuerkanzleien als Baustein zur „nachhaltigen Steuerkanzlei“ zu sehen und sollte umgesetzt werden. Gerne stellen wir Ihnen die entsprechenden    Förderprogramme vor und bringen Sie mit unseren Beratern in ganz Deutschland zusammen.

Sicherheit

Das Thema Sicherheit kann bzw. muss in diesem gesamten Prozess der Automatisierung und Digitalisierung in sehr vielen Bereichen beachtet werden. In unserem Digitalpaket definieren wir Sicherheit in drei unterschiedlichen Bereichen. Beim Personal, in der       Anwendung und natürlich in der vorhanden IT-Lösung.

Damit Sie einen Eindruck davon bekommen, möchten wir Ihnen ein paar Beispiele geben:

Sicherheit beim Personal

• Wissen alle Mitarbeiter was konkret umgesetzt werden soll?
• Gibt es einen internen oder externen DCO/CDO?
• Ist geklärt, warum wir das tun sollen?
• und vieles mehr …

 Sicherheit in der Anwendung

• Stimmen die technischen Voraussetzungen?
• Stimmt die Durchgängigkeit und Integrität der Anwendung?
• Sind GoBD, Verfahrensdokumentation und Datenschutz erfüllt?
• und vieles mehr …

Sicherheit in der IT-Lösung

• Stimmen die Performance und die Ergonomie?
• Stimmen Datensicherung und Datensicherheit?
• Stimmen Ausbaufähigkeit, Virtualisierung und IT-Partner?
• und vieles mehr …

Das sind nur ein paar ausgewählte Punkte zum Thema Sicherheit aus unserem Digitalpaket.

Mehr erläutern wir Ihnen gerne in einem persönlichen Gespräch.

Schulung

Noch bevor auch nur ein Schritt bei der Umsetzung durchgeführt wird, sollten - je nach Strategie, Zeitplan und Ressourcen - alle  Mitarbeiter in den entsprechenden Bereichen geschult werden. In der vorangegangenen Analyse der Anwendung und der Analyse welcher Prozess umgesetzt werden soll, wird dieser wichtige Punkt bereits einbezogen. Der einheitliche Wissensstand verhindert, dass jeder Mitarbeiter seinen eigenen Weg sucht, da dies im Rahmen der Automatisierung und Zertifizierung nicht zielführend sein kann. Checklisten und Unterlagen helfen hier direkt bei der einheitlichen Umsetzung.             

Bedenken Sie, dass Schulungen im Rahmen der Förderung bei der Digitalisierung und Automatisierung finanziell unterstützt werden können. Wichtig für eine Genehmigung ist hierbei allerdings, die Förderung vorher zu beantragen. Mehr Informationen geben Ihnen unsere Förderberater.

Eine große Rolle übernimmt an dieser Stelle der DCO/CDO, falls Sie eine solche Person ernannt haben. Die Aufgaben des DCO/CDO können auch übergangsweise von einer externen Person übernommen werden. Sie sollte in der Startphase die Schnittstelle        zwischen Personal und Umsetzung sein. Der DCO/CDO sollte mit allen Tipps und Tricks der Anwendung vertraut sein, was externe Weiterbildungen im Laufe des gesamten Prozesses unerlässlich macht.

Vergessen Sie Ihren IT-Betreuer, egal ob intern oder extern, nicht. Bei der Digitalisierung spielt die Datensicherung eine noch

größere Rolle als bisher. Szenarien wie eine Wiederherstellung der Systemumgebung in 4 Stunden und Testdaten Wiederher-     stellungen gehören mit zu seinen Aufgaben.

Während unseres, im Rahmen des Digitalpaketes statt findenden, Audits ist es sinnvoll, wenn Ihr IT-Betreuer für etwa eine Stunde anwesend ist. So ist er von Anfang an involviert und kann direkt Fragen bzgl. der Umsetzung beantworten.

Umsetzung

Um den Prozess der Digitalisierung und Automatisierung in Gang zu bringen, ist viel Vorarbeit zu leisten. Vor der Umsetzung sollten noch einmal ein paar Punkte aufgegriffen werden, um allen Personen und Mitarbeitern in der Steuerkanzlei oder im Unternehmen die Ziele und Erwartungen darzulegen.

Umsetzung im Bereich Personal

• Sind Kontrollmechanismen integriert?
• Gibt es beim Personal Zweifel & Widerstände?
• Steht ein DCO/CDO unterstützend zur Verfügung?
• und vieles mehr …

Umsetzung im Bereich Anwendung

• Werden Effektivität und Effizienz im Prozess sofort darstellbar?
• Steht eine externe Hotline oder Unterstützung zur Verfügung?
• Sicherheit und Laufzeitverhalten im Echtbetrieb?
• und vieles mehr …

Umsetzung im Bereich Mandant

• Sind Ihre Mandanten über die Schritte in der Kanzlei informiert?
• Kennen alle Mitarbeiter die Vorteile, welche für Mandanten entstehen?
• Sind Sie auf ein Honorargespräch vorbereitet?
• und vieles mehr …

Aufgrund der Fülle an Informationen, der ggf. zu tätigenden Investitionen, der umfangreichen Vorbereitung, des vorhandenen     Zeitdrucks oder Personalmangels, haben Sie vielleicht Bedenken, ob ein solches Projekt überhaupt zu stemmen ist.

Als langjähriger Partner an Ihrer Seite, möchten wir Sie bei der Umsetzung in allen Belangen mit unserer Erfahrung unterstützen.

Eine Vielzahl Ihrer Kollegen, Mandanten und von Unternehmen ist bereits im digitalen Zeitalter angekommen. Wir empfehlen Ihnen, mit der Umsetzung sofort zu beginnen, bevor Sie dies irgendwann unter Zeitdruck tun müssen.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Fordern Sie einfach Ihr unverbindliches Angebot über hmd@hmd-software.com an.

Gerne stehen wir Ihnen bei Fragen auch unter 08152 988-200 zur Verfügung - Wir freuen uns auf Ihren Anruf!