Digitalisierung und Automatisierung in Steuerkanzleien

Die Digitalisierung und Automatisierung in Steuerkanzleien wirft große Schatten voraus. Es stehen Herausforderungen an, die von mehreren Seiten angegangen werden müssen. Personal, Prozesse, Software, Technik und Sicherheit.

Wir haben uns in den letzten 20 Jahren genau auf diese Bereiche konzentriert und mit unserem digitalen Audit und dem daraus folgenden Digitalpaket eine nicht nur auf dem Papier existierende Vorlage erstellt, sondern diese auch soweit in die Umsetzung gebracht, das die fünf Bereiche bestehend aus Personal, Software, Prozesse, Technik und Sicherheit schrittweise eingeführt und zusammengeführt werden können.

Viele sehen bei Thema Digitalisierung und Automatisierung nicht immer alle Bestandteile und Komplexitäten. Oft werden nur einzelne Komponenten angesprochen, aber den daraus entstehenden Ableitungen oder Hindernisse nicht genug Aufmerksamkeit geschenkt. Es gibt Bücher, Seminare, Schulungen in allen Variationen. Nur was immer fehlt ist der Einstieg. Nachdem jede Steuerkanzlei sehr individuell aufgestellt ist, einen anderen Stand der Digitalisierung hat, andere Mandanten, andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, andere Kanzleiziele und Erfolgsgeschichten, ist nochmal mehr Komplexität enthalten.

Jeden der sieben Bereiche und die Kurzübersicht jetzt schriftlich im Detail zu erläutern sprengt alle Dimensionen. Dafür sind Steuerkanzleien auch zu individuell aufgestellt und organisiert. Auch die Mandanten haben zu unterschiedliche Ausprägungen. Aber ein paar Hinweise zu jedem der Punkte sollten schon erlaubt sein. Ich habe mir erlaubt, die Bereiche mit der größten Intensität von oben nach unten darzustellen.

Kurzübersicht Prozessschritte zur Digitalisierung einer Steuerkanzlei

• Die Entscheidung treffen es umsetzen zu wollen
• Ziele, Zeit- und Umsetzungplan definieren
• Informationen an Personal und Mandanten
• Personal schulen und IT-Technik prüfen
• Prozesse und Aufgaben feststellen und festlegen
• Integration einer digitalen Fachkraft
• Einfache Standardprozesse umsetzen und kontrollieren
• Dokumentation der digitalen Prozesse per Verfahrensdokumentation
• Ausbau der Schulungen Personal für weitere Prozesse
• Weitere manuelle Prozesse digitalisieren
• Einzelne digitale Prozesse migrieren und zusammenführen
  
  Fazit | In welcher Intensität und Ausprägung die einzelnen Schritte ein- und umgesetzt werden, liegt am aktuellen Stand der Digitalsierung, den Möglichkeiten der Softwarelösung und den gesteckten Zielen der Geschäftleitung, den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und den Mandanten.

Prozess zur schrittweisen Digitalisierung und Automatisierung in Steuerkanzleien

Dies sind die sieben Bereiche der erfolgreichen Digitalisierung in Steuerkanzleien.

• Ingangsetzung Digitalisierung in der Steuerkanzlei

  Im Vorfeld, bevor auch nur über die ersten Schritte der Umsetzung nachgedacht wird, müssen eine Bestandsaufnahme von Personal, Prozessen, Software & IT, Herausforderungen, Ziele und dem Zeitrahmen dargestellt werden. Einigkeit, Kommunikation und das zu erreichende Ziel stehen an vorderster Stelle. Externe Unterstützung durch ein digitales Audit oder eine externe digitale Fachkraft sind manchmal als Unterstützung von Vorteil.

• Personal & Schulung
  Beim Thema Personal & Schulung sind die größten Herausforderungen, aber auch die größten Chancen zu finden. Eine konsequente Informationspolitik, was in der Steuerkanzlei der Zukunft geändert werden muss ist von Vorteil. Genauso wie das Schulen und Vorbereiten auf neue digitale Prozesse, nimmt dies die Angst vor Veränderung und schafft die Grundlage für eine erfolgreiche Digitalisierung der Prozesse in Steuerkanzleien.
  
  

  Dem Thema Personal, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Steuerkanzlei oder beim Mandanten muss am meisten Aufmerksamkeit geschenkt werden. Ängste und Sorgen vor Veränderung gibt es permanent und die Digitalisierung und Automatisierung tragen dazu bei. Diese Sorgen und Ängste gehen nicht einfach weg, indem nur einmal darüber in einer Mitarbeiterversammlung gesprochen wird. Es ist extrem wichtig in einem solchen Prozess die volle Transparenz des Handelns von allen Beteiligten aus der Führungsriege der Steuerkanzlei einheitlich vorzutragen. Stehen nicht alle dahinter, merkt das Personal das sehr schnell.

  Auf der anderen Seite sind alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aber auch der Erfolgsfaktor in einer Steuerkanzlei. Wurde ein kleiner digitaler Prozess erfolgreich umgesetzt und funktioniert, hat das positive Effekte und die anderen wollen das auch. Nur der Anfang muss gemacht werden und dafür braucht es die gesamte Unterstützung im Team. Auch ggf. von extern und durch eine digitale Fachkraft.

  Mir ist durchaus bekannt, dass jetzt das Thema "Zeit" wieder auf den Tisch kommt. Zeit die nicht vorhanden ist. Aber ganz ehrlich. Wie lange sagen Sie das schon und wann war denn einmal "Zeit".

• Aufgaben & Prozesse
  Nicht jede Steuerkanzlei hat die gleichen Prozesse. Damit Aufgaben & Prozesse gleichermaßen umgesetzt werden können, müssen diese bekannt sein. Sowohl beim Personal, als auch für die schrittweise Umsetzung. Es müssen z.B. die Vorsysteme bei den Mandanten berücksichtigt werden, als auch die Kommunikationsmethoden mit den Mandanten und natürlich die Mandantenlösungen. Digitale Belegbilder, Kontobewegungen und digitale Schnittstellen zu anderen Systemen sind ebenfalls ein Thema. Am Wichtigsten ist aber, dass das ausführende Personal diese Prozesse kennt und umsetzt.
  
  

  Einen eingefahrenen Prozess zu ändern dürfte mit die schwierigste Aufgabe sein. Deshalb müssen solche Prozesse klein gehalten und danach immer weiter ausgebaut werden. Hört sich einfach an, ist es aber nicht. Denn was passiert, wenn im Prozess ein Problem auftritt, niemand zur Stelle ist und die Zeit drängt. Dann passiert genau das, was nicht passieren sollte. Es wird wieder so gemacht wie vorher.

  Deshalb sollten Prozesse, gerade wenn dies neu sind oder gestartet werden, nie zu komplex sein. Auch muss so ein neuer Prozess immer begleitet werden oder ein Ansprechpartner vorhanden sein. Dafür muss es Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter geben, die vorab solche Informationen haben, also vorab geschult worden sind.

• Umsetzung & Kontrolle
  Die Umsetzung bzw. Einführung digitaler Prozesse hat sicher viele Vorteile. Zeitersparnis, Transparenz und Vereinfachung werden als Ziele von der Unternehmensleitung ausgegeben. Startet die Digitalisierung im Rechnungswesen, sind die Umsetzung einzelner Prozesse am Wichtigsten. Schritt für Schritt, damit auch die Kontrolle der Umsetzung durchgeführt werden kann und dem Personal die Vorteile kommuniziert werden können. Denn sonst droht der Rückfall in den alten Prozess, weil man es ja immer so gemacht hat und eigentlich nichts ändern möchte.

• Software & Sicherheit

  Software und Technik machen keine 10% im gesamten Prozess der Digitalisierung in Steuerkanzleien aus. Personal und Prozesssteuerung sind viel höher bewertet. Die Software muss unterstützen und sich an die Prozesse an die Steuerkanzlei anpassen. Nicht die Steuerkanzlei an die Prozesse in der Software. Sicherheit bedeutet, dass das Personal bei der Umsetzung der digitalen Prozesse nichts falsch machen kann. Das schafft Vertrauen bei der Umsetzung. Genauso wie die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben nach GoBD.

  Jede Softwarelösung für Steuerkanzleien hat Ihre Vorteile. Nun gilt es festzustellen, ob Mainstream angesagt ist, also das was alle machen. Sicher eine Alternative. Aber es stellt sich die Frage, ob mit dem Mainstream auch meine individuellen Bedürfnisse, meine Erfolgsgeschichten, meine Mandanten und meine Ziele damit zu erreichen sind. Es ist zu prüfen, ob das, was im Gesamtpaket enthalten ist, überhaupt genutzt und gebraucht wird oder ob Punkte im Programmpaket fehlen, die aber für meine Mandanten und mich benötigt werden. Der Preis, die Leistung und natürlich der Service gehören auch mit in die Überlegungen.

• Automatisierung der Prozesse

  Im Rahmen der Digitalisierung wird auch die Automatisierung der Prozesse immer wichtiger und muss ebenso als schrittweise Umsetzung integriert werden. Automatisierte Datenbeschaffung und Bereitstellung ohne manuelle Eingriffe ist das Ziel. Dazu müssen Freigabeprozesse, Aufgaben und Kontrollmechanismen vorhanden sein.

• Systeme & IT-Ausstattung
  Ein Grundpfeiler der Digitalisierung in Steuerkanzleien. Systeme & IT-Ausstattung müssen einfach funktionierten. Performance, Datensicherung, Datenschutz und Sicherheit in der Anwendung müssen gegeben sein. Ansonsten droht bei der Umsetzung einfach Zeitverlust und Ziele werden nicht erreicht. Auch das Outsourcing von IT-Leistungen kann Vorteile bringen.
  
  Die IT-Technik muss einfach funktionieren und ist eine Säule im ganzen Thema. Im Detail jetzt über Bildschirme, Server, Internetverbindungen, Cloud, Datenbanken oder Performance zu sprechen, würde wieder den Rahmen sprengen. In einem digitalen Audit muss alles auf den Tisch. Ich versuche es mal auf den Punkt zu bringen. Mit 26PS im Auto kann man eben keine 200 KM/h fahren.
  
  Die IT-Sicherheit und der Datenschutz in Steuerkanzleien muss heute integriert sein und nicht am Rande der Digitalisierung und Automatisierung besprochen werden. Je mehr Digitalisierung, je höher die Transparenz, je höher muss die Sicherheit sein. Zur Sicherheit gehört natürlich auch die Datensicherung und die rechtlichen Gegebenheiten wie DSGVO und GoBD.
  
  Fazit | Digitalisierung und Automatisierung in Steuerkanzleien
  Wenn Personal und Prozesse vorab in Verbindung mit Software und Systemen als Einheit gesehen werden, gelingt die Digitalisierung in der Steuerkanzlei. Verfahrensdokumentationen für die Steuerkanzlei und die Mandanten sind später als Nebenprodukte perfekt integrierbar, weil die Voraussetzungen in den sechs Bereichen der Digitalisierung in Steuerkanzleien gegeben sind. Schaffen Sie keine Insellösungen. Wer noch mehr zu diesem Thema Digitalisierung wissen möchte, kann bei den Themen Digitalaudit und Digitalpakete noch mehr Details finden.

Alles zusammen ist ein sehr breites Feld an Kommunikation, Information, Überzeugung, Leidenschaft und vor allem Willen, was die Umsetzung und das Durchhaltevermögen betrifft. Aber es nicht zu tun, ist ebenso fahrlässig.