Digitalisierung und Automatisierung von Lohnprozessen

Schaffen Sie digitale Prozesse - Steuerkanzlei - Mandant - Cloud

Personalverwaltung und Personalmanagement

Sie möchte gerne im hmd.lohn nicht nur die Lohnabrechnungen, die sozialen Abgaben und den Zahlungsverkehr abwickeln, sondern auch noch einen weiteren Schritt in die digitale Zusammenarbeit mit dem Mandanten oder eine noch größere Integration in hmd.dms, Import zur Finanzbuchhaltung, elektronische Mitarbeiterakte, digitale Lohnakte, usw. machen. Dafür sind die integrierten Funktionen und Schnittstellen vorhanden. Hier eine kurze Beschreibung für Ihren besseren Überblick.

Personalverwaltung

Die Personalverwaltung wird heute oft an verschiedenen Stellen im Unternehmen geführt. Je nach Softwarelösung, auch mit verschiedenen Techniken. Manche Stammdaten werden in Lohn&Gehalt gepflegt, Verträge, Krankschreibungen, Urlaub, Ermahnung, Vereinbarungen, usw. oft auf dem Filesystem des Servers oder des Arbeitsplatzes und Zeitdaten der Mitarbeiter in externen Zeiterfassungssystemen. Hier wäre durchaus eine Verbesserung sinnvoll. Die digitale Personalakte in Verbindung mit einer integrierten Lohn&Gehaltslösung schafft hier mehr Übersicht und Transparenz.

Personalmanagement | Bewerberverwaltung

Die Verwaltung der Bewerber in einem Unternehmen bzw. für ein Unternehmen übernimmt heute oft der Emailclient. Dort werden die Bewerberdaten völlig ungeschützt dann über Monate und Jahre aufbewahrt. Das dies nicht im Sinne des Datenschutzes ist, kann sich jeder lebhaft vorstellen. Auch der Schutz der Daten oder die regelgerechte Löschung nach 6 Monaten ist hier nicht gewährleistet. Eine Lösung könnte die digitale Bewerberverwaltung in hmd.mandant bei hmd sein.

Digitale Personalakte

Mit der digitalen Personalakte lassen sich mehr Informationslücken schließen. Nicht das die Informationen nicht vorhanden sind, diese sind nur an verschiedenen Orten je nach Softwarelösung aufbewahrt. Vielleicht auch noch auf Papier. Hier ist der Prozess in die digitale Personalakte der erste Schritt in die richtige Richtung. Alle drei Punkte

Elektronische Mitarbeiterakte lokal oder in der Cloud

Die elektronische Mitarbeiterakte kann sowohl lokal in hmd.mandant, also auch als Cloud-eakte geführt werden. Mit unserem automatischen Lohnimport Dienst werden die Lohndokumenten für den Mandanten oder Mitarbeiter automatisch an die vorbestimmten Stellen in der Organisationsablage abgelegt. Wenn Sie Ihren MItarbeiterinnen und Mitarbeitern die Lohnbescheinigungen, etc. in der Cloud anbieten möchten, ist dies über unser hmd.netarchiv möglich.

Integration im Dokumentenmanagement

Alle Dokumente, Belege, Belegbilder, Email, gescannte oder Importierte Dokumente werden komplett im hmd.dms verwaltet und abgelegt. Die Struktur, wie Sie die Ablage gerne haben möchten, können Sie komplett aus der Papierstruktur aus dem Ordner oder aus der Ablage von Ihrem Dateisystem übernehmen.

Alle Funktionen sind revisionssicher im Dokumentenmanagement von hmd vorhanden. Zugriffsrechte schützen einzelne Dokumente. Selbst Signaturen, Verschlüsselung und digitales Unterschreiben ist in der vollen Integration direkt im DMS möglich.

Stunden oder Zeiterfassung für Mitarbeiter oder Personaleinsatzplanung im Unternehmen

Wichtig kann für Unternehmen oder auch Mandanten die Zeiterfassung im Lohn oder die Personaleinsatzplanung z.B. bei Tankstellen, Gastrobetrieben oder anderen Unternehmen werden, die einer gewissen Stundenkontrolle durch den Staat unterliegen.

Hierfür gibt es in Verbindung mit dem hmd.lohn zwei Tools. Nämlich edtime und edpep. Diese geben dem Mitarbeiter die Möglichkeit imt edtime seine Arbeitsstunden digital, auch z.B. am Smartphone zu erfassen und dem Unternehmen die Möglichkeit mit edpep die Personaleinsatzplanung durchzuführen.

Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung

Es gibt kein Lohnprogramm, egal ob DATEV, ADDISON, AGENDA, STOTAX und SBS, die keine Exportschnittstellen für die Lohnbuchungen, auch incl. Kostenstellen, die nicht mit einem Importtool von hmd wieder eingelesen werden. Also tippen Sie die Lohnbuchungen nicht manuell ab, sondern importieren diese automatisch, über das automatische Importool von hmd.

Siehe hmd.autoimport

Mehrwert und Zeitersparnis für alle Beteiligten

Durch die sehr einfache, flexible und sichere Verarbeitung aller PDF-Dokumente entsteht für die Steuerkanzlei und den Mandanten ein echter Mehrwert, den beide Partner sofort spüren und nutzen können. Auf einem Server in der Steuerkanzlei wird der sogenannte „Lohnverteildienst“ installiert und dann konfiguriert. Konfiguriert bedeutet, dass das Ablageverzeichnis der PDF-Dateien hinterlegt wird. Die Dateinamen werden einmal als „Erkennung“ eingepflegt, um den Umfang zu definieren und als Sicherheitsfunktion werden „Mitarbeiternamen, Mitarbeiternummern, Mandantennummern usw. als Querverweise festgelegt. Nach diesen wird über die Volltextsuche in der PDF-Datei gesucht, um zu verifizieren, ob die Auswertungen auch zum entsprechenden Mandanten, dem richtigen Zeitraum und zum jeweiligen Mitarbeiter gehören. Erst nach erfolgreicher Prüfung werden die Daten zugestellt.

Nach der Verteilung werden die verteilten Dokumente, auf Wunsch, in ein Sicherungsverzeichnis verschoben und gezippt. Dieses Sicherungsverzeichnis wird dann, in einem angegebenen Rhythmus, immer wieder gelöscht.

Voll digitalisiert - trotzdem den Kontakt zum Mandanten behalten

Damit ist sichergestellt, dass der gesamte Auswertungsbereich in Lohn & Gehalt voll automatisiert in Form von PDF-Dokumenten an den Mandanten übergeben werden kann. Auch wenn nachträglich noch neue Auswertungen hinzukommen, Vormonatskorrekturen oder Anpassungen durchgeführt werden, werden diese sofort nach der Bereitstellung als PDF-Datei dem Mandanten übergeben.

Und Ihr Mandant bzw. die Mitarbeiter Ihres Mandanten werden per E-Mail informiert, dass im Postfach neue Auswertungen vorhanden sind oder eine neue Gehaltsabrechnung hinterlegt wurde. Bequem per Mausklick werden Sie zu ihrem hmd.netarchiv geführt und nach der Authentifizierung stehen alle Auswertungen für den Mitarbeiter oder für das Unternehmen zur Verfügung. Entweder als Download zum Ansehen und Drucken oder als Archivfunktion. Damit sind die Zeiten, in denen E-Mails mit Lohn & Gehaltsunterlagen an den Mandanten geschickt worden sind, vorbei. Ebenso ist damit auch die Sicherheit der verschlüsselten Übertragung von Daten von der Steuerkanzlei an den Mandanten gewährleistet.