Verification of Payee (VoP) - Sicherheit bei Banküberweisungen

Praxisbezogene pragmatische Schritte - Einrichtung der VoP (Verification of Payee)

VoP steht für Verification of Payee (Empfängerüberprüfung). Damit wird ab dem 09.10.2025 der Zahlungsverkehr mit SEPA Überweisungen sicherer, denn der Name des Zahlungsempfängers muss mit der angegebenen IBAN übereinstimmen, ansonsten wird die Überweisung gestoppt. Diese Überprüfung soll Betrug verhindern, erfordert aber auch Ihre große Aufmerksamkeit.

Hier finden Sie für unsere Steuerkanzleien, Steuerberaterinnen und Steuerberater, Unternehmen und Buchhaltungsbüro einige Hinweise, Prozesse und Schritte, wie Sie dies erfolgreich umsetzen können.

1. Was bedeutet Verification of Payee oder VoP?
   Verification of Payee (VoP) ist ein Verfahren, das Banken dazu verpflichtet, vor der Freigabe einer SEPA-Überweisung den Namen des Zahlungsempfängers mit der IBAN abzugleichen, bevor eine Überweisung ausgeführt wird. Die Bank führt die Empfängerüberprüfung nach dem Einreichen einer Zahlung aus, sodass der Zahlende für jede eingereichte Zahlung entscheiden kann, ob er die Zahlung freigibt oder storniert. Dies dient der Sicherheit und Präzision im Zahlungsverkehr. Die Verpflichtung zur Implementierung von VoP gilt für alle SEPA-Transaktionen ab dem 09.10.2025.
   
   Nutzen Sie die Übergangszeit, um interne Prozesse zu überprüfen und Fragen Ihrer Mandanten zu klären.

2. Anpassung Ihrer Bankverbindung mit Ihrem Namen und Kontoinhaber
   Entscheidend für eine gültige VoP Prüfung wird sein, dass die IBAN zum Namen des Kontoinhabers passt.

3. Tragen Sie den Namen des Kontoinhabers auf Ihrer Rechnungsvorlage ein
   Damit Ihre Kunden beim Bezahlen von Rechnungen per Überweisung den richtigen Kontoinhaber sehen, sollten Sie auf allen Rechnungsvorlagen den Namen des Kontoinhabers zur passenden IBAN mit aufnehmen.

4. Zeitplan und Übersicht zur Einführung der Verification of Payee (VoP)
   Alle SEPA Überweisungen und Transaktionen ab dem 09.10.2025 werden von den Banken geprüft.

5. Wie der VoP-Prozess funktioniert?
   Bei einer Überweisung geben Zahler wie gewohnt IBAN und Name des Begünstigten ein. Vor der Ausführung überprüft die Bank, ob der Name zum Konto passt: „Match“ bedeutet alles stimmt, „Close Match“ weist auf Abweichungen hin (z. B. Schreibfehler), „No Match“ auf einen möglichen Fehler.
   
   Der Zahler entscheidet anschließend, ob er fortfahren will.
   
   Hinweise & Tipps
   
   
   • Aktualisieren Sie Ihre Rechnungsvorlagen, damit der Name des Kontoinhabers exakt wie bei der Bank hinterlegt ist.
   • Sensibilisieren Sie Mandanten dafür, (die offizielle Bezeichnung des Kontoinhabers) den offiziellen Firmennamen zu verwenden und Abkürzungen zu vermeiden.
     
     

6. Vorteile und Herausforderungen der VoP
   Die Verifizierung des Zahlungsempfängers stärkt das Vertrauen in den Zahlungsverkehr: weniger Betrug, weniger Fehlüberweisungen und höhere Transparenz. Jedoch kann der zusätzliche Bestätigungsschritt den Zahlungsfluss verlangsamen.

   • Mehr Sicherheit vor Betrug und Abzocke
   • Fehlüberweisungen werden vermieden und verringert
   • Höheres Vertrauen in den digitalen Zahlungsverkehr
7. SEPA-Lastschrift als effiziente Alternative
   Für wiederkehrende Mandantenabrechnungen ist die SEPA-Lastschrift oft effizienter als Einzelüberweisungen. Mit einem Mandat kann der Zahlungsempfänger (Ihre Kanzlei) Beträge automatisch vom Konto des Mandanten einziehen. Das garantiert pünktliche Zahlung, reduziert administrative Arbeit und Kosten – und Sie umgehen den VoP-Prüfprozess bei jeder Überweisung.
8. Wie trage ich den Namen des Kontoinhabers auf meine Rechnungsvorlagen in hmd ein?
   Um Ihre Rechnungsvorlagen entsprechend vorzubereiten starten Sie
   
   
   • die Stammdaten Vorgangsverwaltung / Firmen aus dem Personal Cockpit
   • Öffnen Sie mit Doppelklick Ihre Firma und dort den Reiter Vorlagen
   • Markieren Sie entsprechend auf der rechten Seite die gewünschte Vorlage und öffnen diese ausschließlich über den TER Editor.
     Hinweis:
     Ein Bearbeiten mit Word macht Ihre Vorlage unbrauchbar und kann nur kostenpflichtig durch die hmd-Hotline wieder hergestellt werden.
     
     
   • In den meisten Fällen befinden sich die Bankinformationen in der Fußzeile. Um diese zu bearbeiten gehen Sie wie folgt vor. - Fügen Sie hier den Namen des Kontoinhabers ein -
     Hinweis:
     Beachten Sie bitte, dass die Änderung auf Seite 1 und Seite 2 durchzuführen ist, damit dies auch auf mehrseitigen Rechnungen erscheint.
9. Ihre Mandanten nutzen unseren Zahlungsverkehr für Überweisungen an Lieferanten
   Pflegen Sie die Bankverbindungen der Kreditorenkonten bereits bei der Erfassung von Eingangsrechnungen. Hinterlegen Sie neben der IBAN zusätzlich den Kontoinhaber, wenn dieser von der Bezeichnung des Personenkontos abweicht.
10. hmd.fibu | hmd.onlinefibu
    Bei der Pflege von Bankverbindungen bei Kreditoren haben Sie nachfolgende Möglichkeiten.
    
    
    • Stammdaten | Debitoren/Kreditoren
      Die Erfassung der Bankverbindung zu einem Personenkonto erfolgt im Register Bankverbindungen oder direkt im zugehörigen Kontakt.
    • Erfassungsmaske
      Über die Info-Zeile unterhalb der Erfassungsmaske wird durch Mausklick auf die Kontonummer der Personenkontendialog für die Bearbeitung direkt geöffnet. 
    • Dokumentenpool   
      Bei Neuanlage aus den Dokumentendaten ist ein abweichender Kontoinhaber nachträglich anzulegen. Der Aufruf des Personenkontos erfolgt über die Erfassungsmaske oder die Stammdaten.
11. hmd.zahlungsverkehr | hmd.onlinezahlungsverkehr
    Die Bankverbindung eines Kreditors zu einem ausgewählten OPOS-Beleg kann rechts über OPOS-Konto | Bankverbindung bearbeiten (Bleistiftsymbol) überprüft und bearbeitet werden.
12. hmd.workflow | hmd.onlineworkflow
    Die Bankverbindung eines vorhandenen Lieferanten kann über das Bleistiftsymbol aufgerufen werden. Bei der Neuanlage ist ein abweichender Kontoinhaber nachträglich über „Lieferant bearbeiten“ (Bleistiftsymbol) zu hinterlegen.
13. Abkürzungen und Hinweise im Bankenumfeld
    Immer öfter werden Abkürzungen verwendet, die selten oder gar nicht bekannt sind. Jeder nutzt diese Abkürzung, aber selten kennt jemand die dazugehörigen Bezeichnungen.
    
    

    VoP		=		Verification of Payee | Empfängerüberprüfung bei SEPA-Überweisungen
    SEPA		=		Single Euro Payments Area | Einheitlicher Euro-Zahlungsverkehrsraum
    Basis-Lastschrift		=		Lastschriftvereinbarung mit dem Kunden / Mandanten mit sechs Wochen Einspruchsfrist
    Firmen-Lastschrift		=		Lastschriftvereinbarung mit dem Kunden / Mandanten ohne Einspruchsfrist
    IBAN		=		International Bank Account Number | Kombination aus Land - ID - BLZ - Kontonummer
    BIC		=		Business Identifier Code | Eindeutiger Identifizierung des Bankinstitutes
    SWIFT		=		Gleiche Bedeutung wie BIC | Internationale Bezeichnung
    ECHTZEIT		=		Direkte Überweisung zum Empfänger ohne Zeitverlust - Direktüberweisung
    PSD2		=		Payment Services Directive2 | Neue EU Zahlungsrichtlinie seit 2018
    NFC		=		Near Field Communikation | Kontaktloses Bezahlen z.B. mit Mobilfunkgeräten
    SDD		=		SEPA Credit Transfer | Zahlungssystem zwischen Banken im EU-Raum
    SCT		=		SEPA Direct Debit | Basis Lastschriftverfahren im EU-Raum
    B2B		=		Business-to-Business | Geschäftliche Verbindungen zwischen Unternehmen
    B2C		=		Business-to-Consumer | Geschäftliche Verbindungen zwischen Unternehmen und Endkunden
    EBICS		=		Electronic Banking Internet Communication Standard | Standard Zahlungsverkehrsdaten im Internet
    EZB		=		Europäische Zentralbank | Zentrale Währungsbehörde der Europäischen Union

14. Rechtliche Hinweise zum VoP
    Die rechtliche Grundlage für Verification of Payee (VoP) findet sich in der EU-Verordnung 2024/886 zur Sofortzahlung, welche zum 8. April 2024 in Gang gesetzt wurde. Diese Verordnung erfordert verpflichtend eine Empfängerüberprüfung bei SEPA-Überweisungen und Überweisungen in ECHTZEIT. Die Umsetzung der VoP-Anforderungen ist für alle Zahlungsdienstleister im Euroraum ab dem 9. Oktober 2025 verbindlich. Außerhalb von Europa liegt die Frist bis zum 9. Juli 2027 für alle Zahlungsdienstleister.