hmd.asp und hmd.webservices - Technische Voraussetzungen:

Technik und Sicherheit gehören heute mit zu den wichtigsten Kriterien, denen man große Beachtung zukommen lassen muss. Nur, das Schöne ist, dass jede Steuerkanzlei bereits alle Kriterien erfüllt, um ONLINE gehen zu können. Trotzdem möchten wir sicher gehen und einen kurzen Systemcheck der Komponenten machen. Sicher ist sicher.

Was brauchen wir? Eine Internetleitung ab DSL 6000 oder schneller, eine Firewall als eine der drei Sicherheitsstufen und einen Server, der die Anfragen und Dienste der Mandanten entgegen nimmt. Damit sind die grundsätzlichen technischen Anforderungen geklärt. Klar ist, dass natürlich je nach Anzahl der Mandate, auch die Technik mitwachsen muss.

Wer 200 km/h auf der Autobahn fahren möchte, bekommt das mit 26 PS nicht hin. 

hmd.asp und hmd.webservices - Die Softwarelösung:

Wenn Sie bereits Anwender der hmd-software sind, können Sie sich glücklich schätzen. Dann muss nur noch die Technik installiert werden und los geht’s.

Für alle anderen beginnt der Prozess, sich darüber Gedanken zu machen, ob das die Software, welche heute in der Steuerkanzlei zum Einsatz kommt, auch leisten kann. Sicher sind Teile aus der Lösung immer möglich, aber was ist mit dem Rest? Passt das alles auch perfekt zusammen? VPN ist vom IT-Service, die Software vom Lösungspartner, die Scan-Lösung wieder von einem anderen Anbieter, Importtools sind nur manuell eingebunden, Daten vom Mandanten kommen per E-Mail. Einfach gesagt alles nur zusammengewürfeltes Stückwerk. Dies bringt keine Erleichterung. Sondern schafft nur Frust, weil man nie weiß, an wen man sich wenden soll, falls etwas nicht funktioniert.

Vielleicht werden Sie sagen, dass Sie eine solch' vollintegrierte Lösung gar nicht brauchen. Dann sind Sie heute vielleicht noch gut aufgestellt. Aber wir reden hier von der Zukunft und diese beginnt nicht erst im Jahr 2030, sondern ist heute schon real. Rund um Ihre Steuerkanzlei rüsten alle auf und versuchen Ihnen die Mandanten mit digitalen Lösungen abzujagen. Noch haben Sie die Kontrolle. Aber wie lange noch?

Sie haben Mandanten die nur die Kassenfunktion nutzen oder einfach nur die Belege der Lieferanten scannen möchten. Oder welche, die Ihnen nur das Rechnungsausgangsbuch mit Belegen übermitteln oder die Monatsauswertungen ONLINE ansehen. Aber nicht wenn Sie die Auswertungen bereitstellen, sondern immer wenn der Mandant es wünscht.

Geben Sie Ihren Mandanten doch einfach die Möglichkeit, den Zahlungsverkehr oder das Mahnwesen selbst durchzuführen. Aber bitte nicht auf Papier, das vorher in der Steuerkanzlei gedruckt worden ist. Das wäre total peinlich. Denn dann müssen Sie die Veränderungen wieder manuell buchen. Nein, das geht einfacher, nämlich auf einem Datenbestand und zwar dem in der Steuerkanzlei. Der Mandant arbeitet ONLINE und mit aktuellen Daten. Historie war gestern.

Bieten Sie Selbstbuchern die komplette Buchhaltung mit Dokumentenmanagement und alle Vorteilen. Die Daten bleiben in der Steuerkanzlei und Sie haben immer den perfekten Blick auf das Unternehmen. Natürlich gibt das Unternehmen seine Umsatzsteuervoranmeldung selbst ab. Selbstverständlich mit dem Zertifikat des Unternehmens.  

Zum Thema Software könnten wir noch viele Punkte ausführen. Glauben Sie es nicht, sollten Sie sich die Lösung wenigstens einmal zeigen lassen. Entscheiden können Sie später immer noch. Fakt ist aber, dass sich Gedanken in diese Richtung sicher lohnen. Sie müssen ja nicht sofort die ganze Steuerkanzlei auf einen neuen Softwarepartner umstellen. Denn denken Sie an den Punkt Technik. Sie haben schon alles, außer der Softwarelösung.

hmd.asp und hmd.mandantenlösungen & die Digitalisierung:

Aufhalten werden Sie die Digitalisierung nicht. Sich dagegen wehren - ja, das können Sie. Aber Sie werden Schritt für Schritt aussortiert. Warum? Weil alle Anderen sich nicht dagegen verschlossen haben. Digitalisierung ist Fluch und Segen zugleich. Aber wer nicht mit der Zeit geht, der geht mit der Zeit. Nicht heute, nicht morgen. Aber bald.

Wenn die Umsetzung einzelner Schritte, wie der Einsatz des Kontoauszugsmanager oder der Belegscan von Lieferantenrechnungen, beim Mandanten schwierig, aufwändig und teuer wäre, bzw. nur ein Trend ist, der vorbei geht, könnte man ja verstehen, wenn viele sagen, „das geht wieder vorbei“. Wird es aber nicht. Mit wenigen Handgriffen kann heute jeder Mandant seine Belege scannen und der Steuerkanzlei zur Verfügung stellen. Das Gleiche gilt für den Abruf der Kontoauszüge bzw. die Nutzung des Kontoauszugsmanager.

Ausreden wie „Mein Mandant möchte das nicht“, oder „Das kostet zu viel Geld bei der Bank“ usw. werden gerne genommen und vorgeschoben. Auch hier ist der Einsatz des Kontoauszugsmanager in Zukunft nicht mehr wegzudenken. Müssen Ihre Mitarbeiter wirklich noch die Daten von Kontoauszügen abtippen, wo doch alles schon digital zur Verfügung steht? Gibt es keine sinnvolleren Arbeiten für Ihre Mitarbeiter, als das stupide Abtippen und Verbuchen der Zahlen?

Alle Steuerkanzleien klagen über Mangel an qualifizierten Mitarbeitern. Sie aber lassen Ihre Mitarbeiter Kontoauszüge abtippen? Das ist wie Steine klopfen. Dann dürfen Sie sich in der Steuerkanzlei nicht wundern, dass der Aufwand für das Mandat steigt und die Erlöse sinken. Setzen Sie Ihre Mitarbeiter besser und sinnvoller ein und lassen die digitalen Prozesse von der EDV erledigen.

Aber Ermahnungen helfen wahrscheinlich nicht, Sie müssen selber tätig werden. 

hmd.asp und hmd.mandantenlösungen & Die Automatisierung:

Auch hier gibt es etliche Beispiele, wie die Zeiten in der Steuerkanzlei für die Buchhaltung reduziert werden können. Ein Beispiel ist das Abtippen des Rechnungsausgangsjournals für die Kundenrechnungen, bzw. das Abtippen der Lohnbuchungen. In fast jeder Warenwirtschaft können diese Daten heute exportiert und in jede Software eingelesen werden. Tun Sie's ganz einfach und lassen sich über unseren hmd.aspclient von Ihrem Mandanten die Daten direkt in die Finanzbuchhaltung schicken.

Nein, nicht per E-Mail vom Mandanten. Dann muss der Anhang, wenn er nicht schon vom Virenscanner gefressen wurde, erst auf die Festplatte kopiert werden und im Importprogramm müssen vom Sachbearbeiter der Pfad und die Datei ausgewählt werden. Das ist EDV zu Fuß und unsicher noch dazu. Sie überlassen dem Mitarbeiter, welche Datei importiert wird. Das kann die EDV deutlich besser, schneller und sicherer entscheiden.

Sprechen Sie mit Ihrem Mandanten über diese beiden Themen. Warten Sie nicht, bis der Mandant seine Daten ins Internet stellt und dann von dort die Auswertungen bekommt. Dann dürfen Sie nur noch die restlichen Monatsbuchungen machen oder haben das Mandat in der Finanzuchhaltung sogar verloren. Darauf sollten Sie es nicht ankommen lassen. Denn die Automatisierung macht auch vor Ihnen nicht halt. Das Internet sowieso nicht.

hmd.asp und hmd.mandantenlösungen & Der Fortschritt:

Bringen Sie Ihren Standort als Steuerberater einfach nach vorne. Weiter entfernte Mandanten sind so nah wie nie. Leben Sie digitale Steuerberatung Tag für Tag. Träumen Sie von abschlussfähigen Buchhaltungen Monat für Monat. Ihre Kollegen haben dieses Ziel ausgegeben. Mit Papier und Spucke ist es nicht realisierbar, Mandanten mehrmals im Monat buchhalterisch zu verarbeiten. Mit digitalen Belegen, Automatisierung und Digitalisierung ist das sicher eine Herausforderung. Aber ein machbarer Prozess. Dieser gesamte Umbau lässt sich sicher nicht kurzfristig umsetzen. Aber wenigstens kleine Schritte in diese Richtung sollten schon gewagt werden. Denn dann steht dem ONLINE-Steuerberater 2.0 oder 4.0 nichts im Wege.

Viele Ihrer Kolleginnen und Kollegen gehen diesen Weg bereits und sind anfangs auch skeptisch gewesen, bzw. sind es immer noch. Sie werden aber tagtäglich eines Besseren belehrt.

Nutzen Sie Ihre Chance jetzt, denn die Trägheit des Berufsstandes ist die Chance eines jeden Einzelnen.