Digitaler Belegtransfer - Rechnungswesen

Zwischen Ihnen und Ihren Mandanten schleppt niemand mehr Belege von A nach B. Manche Dinge haben sich überholt. Eines davon ist es, im besten Fall Ordner und im schlechtesten Fall Kisten voller Belege und Ordner zum Steuerberater zu tragen, darauf zu verzichten, so lange die Finanzbuchhaltung erstellt wird - und sie dann wieder zurückzutragen.

Wenn es später Rückfragen gibt, geht das Ganze von vorne los. Und damit die Mandanten nicht so viele Nachfragen bearbeiten müssen, kopieren Sie die wichtigsten Belege manuell für die Handakte. Das muss heute wirklich nicht mehr sein. Die Lösung ist ganz einfach: bringen Sie Ihren Mandanten bei, die Belege zu scannen bzw. digitalisieren. Das hat so viele Vorteile, dass das klassische Argument „Das dauert viel zu lange“ gar nicht erst zur Geltung kommt.

Wir zeigen Ihnen, wie Sie den digitalen Belegfluss und den Belegtransfer zwischen Ihnen und Ihren Mandanten organisieren können. Die Drehscheibe dafür ist myKanzlei. Wir helfen Ihnen auch dabei, Ihren Mandanten die Vorteile dieser Vorgehensweise zu erklären. Danach gibt es sicher keine Zweifel mehr, dass diese Arbeitsweise die Abläufe bei Ihnen und bei Ihren Mandanten ganz entscheidend erleichtert.

Der Belegtransfer hat noch einen feinen Nebeneffekt: er verhindert, dass Belege und Dokumente „mal eben schnell“ per E-Mail verschickt werden. Und das spielt eine wichtige Rolle für effizienten Datenschutz in Ihrer Steuerkanzlei. Sie greifen so auf einen sicheren und datenschutzkonformen Übertragungsweg zu und können auch in dieser Hinsicht alle Zweifel Ihrer Mandanten aus der Welt schaffen.

Jeder kennt und nutzt heutzutage Dienste wie Dropbox, OneDrive, Google Drive usw. zum Austausch oder zur Sicherung seiner Daten. Dagegen ist im privaten Bereich nichts einzuwenden. GigaByte kostenloser Speicherplatz, Austausch von allen Formaten und Dateien, einfach per Drag'n Drop im Explorer oder Desktop. Passt alles wirklich perfekt. Es ist hoffentlich allen bekannt, dass die hochgeladenen Dokumente und Scan's ausgewertet und zur besseren Vernetzung und Werbung für die Industrie verwertet werden?

Dies ist im Falle geschäftlicher Dokumente und Belege absolut tabu. Egal, auch wenn die Anwendung noch so billig oder trendy ist, bzw. gut in die Windows oder Explorer Umgebung eingebunden ist. Hier spielt der Datenschutz eine übergeordnete Rolle und wird an dieser Stelle von den Anbietern der kostenlosen Dienste missbraucht. Davon sollten Steuerberater, Steuerkanzleien usw. auf jeden Fall Abstand nehmen.

Um eine Alternative zu bieten, haben wir das DatenTransferSystem geschaffen.

Hiermit ist der gesamte Transfer vom Mandanten in die Steuerkanzlei und wieder zurück - vom einem Ende bis zum anderen - komplett verschlüsselt. Hier können Sie über den hmd.aspclient oder das hmd.netarchiv Dokumente und Belege, verschlüsselt und von zwei Virenscannern überprüft, sicher austauschen.

Die Daten werden von jeder Seite nach dem Transfer in einer Datenbank abgelegt. Solange, bis der Empfänger den Abruf ausgeführt hat. Nach dem Abruf werden die Daten gelöscht. Dieses Vorgehen stellt sicher, dass gescannte Belege, Auswertungen usw. immer den bestmöglich abgesicherten Weg zum Empfänger gehen.

Natürlich kann der Mandant als Empfänger seine Auswertungen oder Belege, von jedem Ort der Welt mit Internetverbindung, abrufen und einsehen. In der Steuerkanzlei werden die Dokumente direkt beim Start der Buchhaltung oder des Postbuches abgerufen, archiviert und dokumentiert.

Zeigen Sie mit dem DatenTransferSystem, dass Ihnen Sicherheit, Verschlüsselung, Datensicherheit und Datenschutz wichtig sind. Bieten Sie dies im Rahmen von hmd.asp Ihrem Mandanten kostenlos an.

Mit hmd.dts können

• Dokumente und Belege sicher verschlüsselt ausgetauscht werden.
• Auswertungen direkt dem Mandanten zur Verfügung gestellt werden.
• Buchhaltungsbelege direkt in die Steuerkanzlei gescannt werden.
• SEPA Dateien versandt werden.
• Dokumente und Belege von Verzeichnissen importiert werden.
• MultiPage TIFF-Dateien und PDF verarbeitet werden.

Vorteile mit hmd.dts

• einfaches Scannen im hmd.aspclient
• Transfer von Schnittstellendateien für den Import des Rechnungsbuches
• Transfer von Kontoauszugsdateien
• Transfer von Steuerbescheiden und Postbuchdokumenten
• verschlüsselter Datentransfer zwischen Mandant und Steuerkanzlei
• kostenlose Anbindung im Rahmen von hmd.asp
• Prüfung beim Import auf Dateigröße und Format
• automatische Umwandlung in ein kleineres Format