Lohndokumente voll automatisiert ins hmd.netarchiv übertragen

Bereitstellung aller Dokumente für den Mandanten in die Cloud

Manuelle Prozesse, die Mitarbeiter in Steuerkanzleien oder Unternehmen immer noch zuhauf ausführen und bei denen immer wieder Fehler passieren, müssen durch IT-Lösungen voll automatisiert, sicher und präzise ablaufen. Dann kann nichts mehr vergessen oder übersehen werden. Auch solch' dramatische Fehler, wie z. B. die Bereitstellung von Mandantendaten bei einem anderen Mandanten, gehören der Vergangenheit an. Das hat sicher jeder schon erlebt. Genau für diese Funktionen, absolut zeitgesteuert und ohne Benutzerinteraktion können die durch das hmd.lohn Programm bereitgestellten PDF-Dateien dem hmd.netarchiv, also der Cloud Lösung für Steuerberatungskanzleien übergeben werden.

Dabei geht es im Lohn- und Gehaltsprogramm nicht nur um den hmd.lohn. Nein, auch aus DATEV Lohn & Gehalt, DATEV Lohn RZ und dem SBS Lohn von ADDISON können die bereitgestellten PDF-Dokumente direkt aus der Verzeichnis- bzw. Ordnerstruktur voll automatisiert an das hmd.netarchiv des Mandanten übergeben werden. Möchten Sie nicht nur die Lohnauswertungen für den Mandanten, sondern auch direkt die Lohnabrechnungen aller Mitarbeiter dort ablegen, lässt sich dies ebenso integrieren.

Ein sofort spürbarer Mehrwert für alle Beteiligten!

Durch die sehr einfache, flexible und sichere Verarbeitung aller PDF-Dokumente entsteht für die Steuerkanzlei und den Mandanten ein echter Mehrwert, den beide Partner sofort spüren und nutzen können. Auf einem Server in der Steuerkanzlei wird der sogenannte „Lohnverteildienst“ installiert und dann konfiguriert. Konfiguriert bedeutet, dass das Ablageverzeichnis der PDF-Dateien hinterlegt wird. Die Dateinamen werden einmal als „Erkennung“ eingepflegt, um den Umfang zu definieren und als Sicherheitsfunktion werden „Mitarbeiternamen, Mitarbeiternummern, Mandantennummern usw. als Querverweise festgelegt. Nach diesen wird über die Volltextsuche in der PDF-Datei gesucht, um zu verifizieren, ob die Auswertungen auch zum entsprechenden Mandanten, dem richtigen Zeitraum und zum jeweiligen Mitarbeiter gehören. Erst nach erfolgreicher Prüfung werden die Daten zugestellt.

Nach der Verteilung werden die verteilten Dokumente, auf Wunsch, in ein Sicherungsverzeichnis verschoben und gezippt. Dieses Sicherungsverzeichnis wird dann, in einem angegebenen Rhythmus, immer wieder gelöscht.

Voll automatisiert, aber dennoch flexibel und individuell...

Derzeit verteilen wir voll automatisch alle Lohn & Gehaltsabrechnungen an Mitarbeiter, Lohnsteueranmeldungen, Lohnjournale, Krankenkassenauszahlungslisten, Umlagelisten, Buchungslisten, Beitragsnachweise und Betragsabrechnungen. Gerne können auch noch weitere Listen nach freier Wahl dort mit aufgenommen und automatisiert verteilt werden.

Damit ist sichergestellt, dass der gesamte Auswertungsbereich in Lohn & Gehalt voll automatisiert in Form von PDF-Dokumenten an den Mandanten übergeben werden kann. Auch wenn nachträglich noch neue Auswertungen hinzukommen, Vormonatskorrekturen oder Anpassungen durchgeführt werden, werden diese sofort nach der Bereitstellung als PDF-Datei dem Mandanten übergeben.

Und Ihr Mandant bzw. die Mitarbeiter Ihres Mandanten werden per E-Mail informiert, dass im Postfach neue Auswertungen vorhanden sind oder eine neue Gehaltsabrechnung hinterlegt wurde. Bequem per Mausklick werden Sie zu ihrem hmd.netarchiv geführt und nach der Authentifizierung stehen alle Auswertungen für den Mitarbeiter oder für das Unternehmen zur Verfügung. Entweder als Download zum Ansehen und Drucken oder als Archivfunktion. Damit sind die Zeiten, in denen E-Mails mit Lohn & Gehaltsunterlagen an den Mandanten geschickt worden sind, vorbei. Ebenso ist damit auch die Sicherheit der verschlüsselten Übertragung von Daten von der Steuerkanzlei an den Mandanten gewährleistet.

Mit der hmd.lohn Automatisierung können

• Lohnauswertungen für hmd.lohn bereitgestellt werden.
• Lohnauswertungen für DATEV Lohn & Gehalt bereitgestellt werden.
• Lohnauswertungen für SBS Lohn bereitgestellt werden.
• Lohnabrechnungen für alle Mitarbeiter bereitgestellt werden.
• PDF-Dokumente durch den Volltext zusätzlich überprüft werden.
• Dokumente zusätzlich als Archivfunktion abgelegt werden.
• freie Organisationsstrukturen angelegt werden.
• Zugriffsbeschränkungen für das Unternehmen oder den Mitarbeiter angelegt werden.

Vorteile mit der hmd.lohn Automatisierung

• freie Konfiguration der Ablageverzeichnisse
• freie Konfiguration der Volltextsuche in PDF-Dateien, nach Nummer und Namen
• freie Suchalgorithmen für die Suche nach Dateinamen oder Inhalten
• voll automatischer Dienst ohne Benutzereingriff
• Einhaltung der Vorschriften zur verschlüsselten Übertragung in der AO
• verschlüsselte Übertragung aller Dokumente im hmd.netarchiv
• die Software läuft als „Dienst“ auf einem Ihrer Server
• frei wählbare Archivstruktur für den Mandanten
• Volltextsuche über alle Dokumenteninhalte in der Cloud
• schneller Direktzugriff aus dem hmd.personalcockpit