Volltextsuche

Die Nadel im Heuhaufen suchen

… oder mit der Volltextsuche alles mit einem Griff zur Hand haben.

Mit unserer Volltextsuche, hmd.search, hat das Suchen ein Ende

So haben Sie alle in hmd gespeicherten Dokumente blitzschnell im Zugriff.

In den nächsten Jahren werden die digitalen Dokumente, Belege, Auskünfte, Bescheide, Einsprüche, Termine und sonstige Informationen sehr stark steigen. Dafür sorgen alleine schon unsere Finanzverwaltung und die zunehmende Digitalisierung der Unternehmen und Mandanten. Der Staat treibt dies auch mit dem E-Government und der Förderung der Digitalisierung weiter an. In den Steuerkanzleien wird also der Digitalisierungsdruck immer weiter steigen und Papier wird zunehmend an den Rand gedrängt.

Ohne eine zentrale Ordnung, in der digitale Dokumente, Belege, Schriftstücke, Verträge, Korrespondenz, E-Mails, usw. gespeichert und auch vor allem schnell und reibungslos wiedergefunden werden, geht der Schuss ganz schnell nach hinten los. Heute wird dieser Sache in vielen Unternehmen und Steuerkanzleien nur eine mindere Priorität zugeteilt. Die Fragen nach dem „Warum“ sind einfach zu beantworten. Es funktioniert doch, so wie es heute eingerichtet ist. Warum sollte diese Organisation geändert werden? Alle kennen sich aus und Veränderungen bringen nur Unruhe ins Unternehmen, fordern Investitionen und ob sich das Ganze später auch wirklich rentiert, steht in den Sternen.

Wer diese Meinung langfristig als richtig erachtet, wird den Anschluss zu seinen Berufskollegen und Mandanten früher oder später verlieren. Und das führt unweigerlich zur Abwanderung der Mandate, bzw. es kommen keine neuen hinzu. Wo dieser Weg hinführt ist bekannt. Der Wert der Steuerkanzlei wird vermindert und bei Fusionen oder beim Verkauf sind die gewünschten Ergebnisse unerreichbar.

Was hat das alles mit dem Einsatz der Volltextsuche in einem Unternehmen oder einer Steuerkanzlei zu tun?

Dort liegen die Dokumente, Belege, E-Mails usw. meist in einer Explorer Struktur, die zwar einfach zu handhaben, aber auch genauso gefährlich im Umgang ist. In unserem Dokumentenmanagement, in dem alles unter einer Oberfläche zu finden ist, werden auch die Dokumente gespeichert.

Suchen Sie einfach nach sämtlichen Inhalten aus jeder Datei, jedem Dokument, jedem Beleg, jedem Vertrag, jeder E-Mail, ZIP-Containern, etc. In unserer hmd.search, spielt der Dokumententyp absolut keine Rolle. Ob Grafik, Microsoft Office Dokument, Open Office, PDF usw. Bei uns wird jedes Dokument, egal ob gescannt oder fotografiert, durch die Volltextsuche indiziert und abgelegt.

Der Dienst wird am Server installiert und steuert alle Dokumente in allen Programmbereichen, voll integriert. Ob Rechnungswesen, Kanzleiorganisation, Steuern, Lohn oder ONLINE. Überall wo ein Dokument auftaucht und abgespeichert wird, wird dieses auch sofort live indiziert. Und zwar ohne Verschlagwortung. Ohne Lerndaten. Warum ist dies möglich? Weil das Dokumentenmanagement von hmd aus einer Hand kommt und voll integriert in jeder hmd Software zur Verfügung steht.

Die Volltextsuche steht jedem Mitarbeiter in der Steuerkanzlei, im Unternehmen oder sogar dem Mandanten ONLINE zur Verfügung. Entweder über den hmd.aspclient oder im Browser in unserem hmd.netarchiv. Überall und jederzeit. An jedem Standort und überall auf der Welt.

Zugriffsrechte werden über Mandanten, Bereiche, Gruppen oder auf einzelne Dokumente vergeben, falls dies nötig und gewünscht ist. Damit ist gewährleistet, dass auch digitale Dokumente, die nicht für jeden in der Steuerkanzlei oder im Unternehmen zur Verfügung stehen dürfen, korrekt geschützt und verwaltet werden können.

Mit unserem Löschschutz können sogar Dokumente die versehentlich gelöscht worden sind, mit nur einem Knopfdruck wiederhergestellt werden. Ebenso wie die Verlaufsansicht bei der Veränderung eines Dokumentes, bzw. bei der Verwendung von Klebezetteln zu Dokumenten. Damit haben Sie in jedem Softwareteil der hmd auch immer die volle Sicherheit, was die Verarbeitung der Dokumente und Belege betrifft.

Flexibel, individuell und unkompliziert...

Ob Sie ein Dokument suchen, das ein Jahr alt ist oder zehn Jahre spielt keine Rolle. Im übersichtlichen und sehr schnellen Suchclient der Volltextsuche können Sie diese Einschränkung mit angeben. Dateinamen, Dateiendungen, Sachbearbeiter, Mandanten oder Zeiträume können natürlich bei der Suche mit hinterlegt werden. Was aber viele nicht tun. Denn im Suchfeld wird nur der Suchbegriff eingegeben und schon werden die Treffer angezeigt. Durch die schnelle und effiziente Trefferanzeige muss die Suche selten weiter eingeschränkt werden. Operatoren wie „und“ „oder“ bzw. „oder nicht“ können ebenfalls hilfreich sein.

Manchmal kann es sinnvoll sein, ganze Suchreihenfolgen abzuspeichern, um nicht immer die Parameter neu zu hinterlegen. Im Suchclient kann dies jeder Mitarbeiter für sich tun und damit seine Suchzeit weiter verkürzen.

Mit der hmd.search können

  • Sie inhalte sämtlicher Dokumente und Dateiformate suchen.
  • Sie mandatsbezogen oder übergreifend suchen.
  • Sie sachbearbeiterbezogene Einstellungen vornehmen.

Vorteile mit der hmd.search

  • es ist keine Verschlagwortung nötig
  • sekundenschnelle automatische Indizierung
  • gelöschte Dokumente in die Suche einbeziehen

Sehen Sie hierzu unseren Produktfilm hmd.search & hmd.onlinesearch

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