Das elektronische Postbuch für Ihre Steuerkanzlei

Erfassung der kompletten Korrespondenz in der Steuerkanzlei

Genau wie das gute alte Postbuch aus Papier sorgt auch das elektronische Postbuch von hmd für die sichere Erfassung des kompletten Schriftverkehrs in Ihrer Steuerkanzlei. Was elektronisch hereinkommt, z. B. E-Mails oder via hmd.netarchiv vom Mandanten übertragene Dokumente und Belege, wird digital übernommen. Alles was auf Papier kommt, wird bequem eingescannt.

Da jetzt alles in digitaler Form vorliegt und erfasst ist, ergeben sich viele neue Möglichkeiten: Dokumente und Aufgaben können direkt an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden. Per Knopfdruck haben Sie den Überblick über den gesamten Schriftverkehr und Belegfluss und sehen wer wem was wann weitergeleitet hat. Es herrscht Ordnung und Sie arbeiten absolut GoBD-konform.

Das Postbuch ist im "externen" Bereich, also bzgl. der Kommunikation zwischen Mandant und Steuerkanzlei, revisionssicher. Eintragungen können nicht gelöscht oder nachträglich verändert werden. Einzelne Einträge können höchstens als ungültig markiert werden, deren Inhalt geht dadurch jedoch nicht verloren.

Sicher eingebettet in Ihre hmd-Software

Das hmd.postbuch ist eng verbunden mit Ihren anderen hmd-Programmen. Datenbestände, Aufgaben, Fristen usw. werden unmittelbar und ohne weitere Bedienermaßnahmen sinnvoll untereinander ausgetauscht. Das erleichtet die Arbeit ungemeint, schafft Transparenz und beschleunigt gewisse Arbeitsabläufe deutlich.

Kommt beispielsweise ein Bescheid herein, so wird nicht nur die entsprechende Antwortfrist automatisch für den Sachbearbeiter errechnet, sondern auch im Personalcockpit und/oder im Terminkalender angezeigt. So kann nicht vergessen oder übersehen werden.

Bei Nutzung der hmd-Module für Steuern werden die damit von hmd vorberechneten Beträge automatisch mit den festgesetzten Beträgen aus dem Bescheid verglichen. Mit dem Modul hmd.korrespondenz erstellen sie im Handumdrehen einen Brief mit den entsprechenden Details (ggf. Abweichungen) an den Mandanten.

Mit dem hmd.postbuch kann

• sämtlicher Schriftverkehr revisionssicher und mandantenbezoegen archiviert werden.
• sämtlicher eingehender schriftverkehr als Posteingang erfasst werden.
• ausgehender Schriftverkehr weitestgehend automatisch im Postaufgang erfasst werden.
• eine Rücklaufüberwachung durchgeführt werden.
• manuell ein Posteingang oder -ausgang erstellt werden.
• der Postaufgang im vorläufigen, internen und externen Postbuch gespeichert werden.
• der Posteingang an den zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet werden.
• die Postbuchansicht pro Mandant und Sachbearbeiter angezeigt werden.
• zu jedem Postbeleg eine Bemerkung hinterlegt werden.
• bei der Erfassung von Steuerbescheiden nach der Steuernummer gesucht werden
• eine Prüfungsankündigung mit sämtlichen relevanten Daten erfasst werden.
• Post über einen SB-Verteiler an mehrere Mitarbeiter versendet werden.
• direkt ein neuer Mandantenauftrag angelegt werden.
• direkt in das Bescheidemodul verknüpft werden um den gescannten Bescheid im elektronischen Bescheidebuch zu erfassen.
• direkt ein Vorgang erzeugt werden.

Vorteile mit dem hmd.postbuch

• das hmd.postbuch ist individuell auf jede Kanzleigröße und Organisation anpassungsfähig
• Kanzleidokumente, die der Mandant über hmd.dts, hmd.mandantenlösungen oder hmd.netarchiv an die Steuerkanzlei übermittelt, können direkt im Posteingang abgeholt werden
• Verknüpfung mit dem hmd.auftragsmanager
• bei Ausfall eines Mitarbeiters kann schnell auf alle unerledigten Posteingänge des Sachbearbeiters zugegriffen werden
• Verknüpfung zum Modul hmd.steuercontrol – Übersicht Freigabebrief für E-Bilanz, ESt, KSt. USt, FSt, KAP, EÜR und Bericht
• Erinnerungen  über einen neuen Posteingang
• volle Einbindung in alle relevanten hmd.module, insbesonders in hmd.mandant