hmd.onlineworkflow - Mandantenlösungen in ECHTZEIT

Der digitale Workflow für Eingangsrechnungen ist nicht nur einfach eine Online-Lösung für den Mandanten, in der Eingangsrechnung digital erfasst und verarbeitet werden können, sondern auch in die Steuerkanzleilösung Rechnungswesen integriert sind.

Digitalisierung und Automatisierung in Unternehmen spielen sich nicht nur in der "Industrie 4.0 Welt" ab, sondern auch in ganz normalen Prozessen, die in Unternehmensverwaltungen bzw. in Unternehmen, wo heute die Lieferantenrechnungen vom Eingang bis zur Bezahlung und Freigabe, auf viele unterschiedliche Arbeitsschritte und auf unternehmensspezifische Prozesse geprüft werden. Alle Prüfprozesse jetzt hier darzustellen, ist sicher nicht möglich. Aber zwei Punkte daraus lassen sich kurz und einfach erklären: Prüfung und Bezahlung von Eingangsrechnungen oder die Variante Prüfung, Freigabe, Prüfergruppen und Bezahlung von Eingangsrechnungen. Für beide Prozesse kann der Einsatz der Mandantenlösung hmd.onlineworkflow diesen Vorgang im Unternehmen unterstützen und verbessern.

In unserer Mandantenlösung hmd.onlineworkflow können Sie ebenso nur die Eingangsrechnungen scannen und Ihrem Steuerberater zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung stellen. Die Möglichkeiten von hmd.onlineworkflow passen sich dem Unternehmen und dessen Prozessen an und nicht das Unternehmen an die Software. Ein wichtiger Punkt, wenn Digitalisierung und Automatisierung zwischen Mandant und Steuerberater auch die gewünschten Effekte haben soll. Natürlich immer für beide Parteien.

Über die integrierte Scan- und OCR-Funktion in unserer Mandantenlösung hmd.onlineworkflow werden viele Bereiche für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen automatisiert bzw. schon erkannt. Stehen die Informationen in den Personenkonten der hmd.onlinefibu zur Verfügung, werden diese sofort herangezogen und abgeglichen, sodass der Bediener nur ein Minimum an manuellen Daten erfassen muss. Informationen wie Rechnungsnummer, Datum, Netto- oder Bruttobeträge, Steuersatz usw. erkennt die OCR Funktion automatisch und stellt diese dem Bediener zur Verfügung.

Wird der Absender der Rechnung nicht automatisch erkannt, können die Daten entweder per OCR oder manuell nachgetragen werden. Die Übergabe an die Finanzbuchhaltung erfolgt dann automatisch. Selbstverständlich können die Kontonummernkreise für neue Personenkonten hinterlegt werden, damit später in der Buchhaltung keine Nacharbeiten entstehen.

Im nächsten Schritt können die Rechnungsdaten übernommen werden. Das System versucht alle per OCR erkannten Daten sofort auszulesen und den Feldern zuzuordnen. Je nach Umfang können hier alle Daten für die Fälligkeit, den Zahlungsverkehr, Gutschriften und Weiterberechnung sofort hinterlegt werden.

Hinterlegte Prüfergruppen, die für jedes Unternehmen individuell einstellbar sind und mit unterschiedlichen Personen, bzw. Obergrenzen für Summen verbunden werden können, steht neben der visuellen Prüfung der Rechnung auch eine förmliche und rechtliche Prüfung zur Verfügung.

Mit verschiedenen Kommentaren und der gesamten Verlaufsanzeige, die ein Dokument oder ein Beleg durchlaufen hat, werden alle Anforderungen z.B. an die GoBD, BAFIN, usw. erfüllt. Am wichtigsten ist es aber, den Beleg in seiner Originalform bestehen zu lassen, aber trotzdem Hinweise und Kommentare zu einem Dokument zuzulassen. Durch die Verbindung von Klebezettel und Dokument lassen sich diese beide sofort über die Volltextsuche wieder finden.

Steht am Ende der Prüfung fest, dass der Beleg sofort zahlbar ist, kann dieser mit einem Klick sofort zur Überweisung freigegeben werden. Alle relevanten Daten werden sofort auf den Überweisungsträger kopiert und Sie können völlig ohne Bankensoftware die Überweisung mit Ihrem gewohnten Verfahren durchführen. Entweder mit PIN/TAN oder der Freigabe mit dem QR-Code. Wie gesagt, direkt aus der Software hmd.onlineworkflow. Das am Ende auch der Buchungssatz und die offenen Posten erstellt werden, ist eine Selbstverständlichkeit.

Eines möchten wir in Bezug auf die Mandanten-Lösung hmd.onlineworkflow noch einmal auf den Punkt bringen: Sie arbeiten ONLINE, möglicherweise auf einem Datenbestand mit Ihrem Steuerberater. Sie pflegen automatisch Ihre Personenkonten, denn nur Sie kennen alle Informationen, Sie erstellen das Mahnwesen, den Zahlungsverkehr.

Und alles auf einem Datenbestand, ohne lästigen Import und Export. Das ist eine Mandantenlösung, die der heutige Markt für Digitalisierung und Automatisierung benötigt. Alle anderen Mandantenlösungen gibt es schon.

Mit dem Online Workflow Rechnungseingang hmd.onlineworkflow können

• Belege und Dokumente direkt oder mehrstufig geprüft werden.
• Belege und Dokumente per OCR sofort verarbeitet werden.
• Belege und Dokumente der Finanzbuchhaltung als Buchungsvorschlag bereitgestellt werden.
• Rechnungen vorerfasst und zur Weiterberechnung bzw. Gutschrift verarbeitet werden.
• Sie den gesamten Verlauf des Dokumentes nachvollziehen.
• Personenkonten direkt erfasst und gepflegt werden.
• Zahlungsverkehr und Mahnwesen integriert werden.
• Betrag, Rechnungsnummer & Datumsangaben sofort aus OCR übernommen werden.

Vorteile mit dem Online Workflow Rechnungseingang hmd.onlineworkflow

• Checklisten und Prozesse für Prüfer hinterlegen
• Projekte mit hmd.mandant verknüpfen
• Verwenden von mehreren Prüfern und Prüfergruppen
• Prüfprozess in Erfassen, Bearbeiten und Abschließen trennen
• Export nach hmd, DATEV, DATEV Online Connect
• Notizen und Kommentare zu Dokumenten erfassen
• Erfassung von Teilbereichen per OCR
• Stufenlose Skalierung der Ansichten und Dokumente
• BAFIN fähige Prüfungsgruppen
• Alle Dokumente stehen sofort in der Volltextsuche zur Verfügung
• Archivfunktionen für alle verarbeiteten Dokumente
• Funktionen für Dokumente mit „zustimmen, ablehnen, stornieren, parken und rückgängig“
• Zugriffsrechte und Zugriffsschutz definieren