Online-Archivierung

Mit dem hmd.netarchiv sind immer einen Schritt voraus.

Wir sind uns einig, dass Belege heute gescannt und digital weiterverarbeitet werden sollten. Wenn Sie so weit sind – den Weg dahin bestimmen natürlich Sie und Ihre Mandanten – schaffen wir für jeden Mandanten sein individuelles Belegarchiv in myKanzlei. Wir sammeln die Belege aus Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss und Steuern zusammen, laden Sie in myKanzlei und stellen sie gleichzeitig in unsere Volltextsuche ein.

Sie finden alle Belege und Inhalte in Sekunden.

Ihr Mandant hat ein Handy gekauft. Er weiß nicht mehr genau, wann dies geschehen ist und möchte nachsehen, ob es noch Garantie darauf gibt.

Suche: Handybezeichnung.

Ihr Mandant möchte schnell herausfinden, an wen er ein bestimmtes Produkt verkauft hat. Suche: Artikelnummer.

Sie haben längst verstanden, wie das funktioniert. Helfen Sie Ihren Mandanten in die Welt digitaler Unternehmenslösungen. Die Online-Archivierung ist ein optimaler Einstieg.

So bieten Sie viel mehr Service als die Aktenordner Ihrer Mandanten!

Innerhalb der myKanzlei Produkte für steuerberatende Berufe und Unternehmen dürfte das hmd.netarchiv mit unserem Markenführer hmd.mandantenlösungen eine der beliebtesten Anwendungen bei Steuerberatern, Buchhaltungsservices und Unternehmen sein. Eine absolut cloudbasierte Lösung, die es jedem erlaubt, jederzeit auf seine bereitgestellten Daten zuzugreifen. Die direkte Verbindung zwischen Mandant und Steuerkanzlei bietet ungeschätzte Vorteile, die es allen Beteiligten erlauben, hier die Grenzen der Betrachtung neu zu definieren. Mit der „Cloud made in Germany“ sind auch alle Sicherheitsaspekte, die es zu erfüllen gilt, berücksichtigt worden. Über unser ONLINE-Archiv sind sowohl Berater als auch Mandant in der Lage, Belege und Dokumente, sicher und dokumentiert auszutauschen. Auswertungen aus hmd.rewe, hmd.lohn, der Dauerakte uvm. stehen auf Wunsch ebenso direkt zur Verfügung. Die integrierte Volltextsuche, hmd.onlinesearch, verschafft ihnen permanenten Überblick - auch bei vielen Belegen und Dokumenten.

Ob als einfache Darstellung von Auswertungen oder mit komplexen Strukturen inkl. Dauerakte, Freizeichnungsportal, Bankenzugriff, ONLINE-Archiv oder Mandantensafe, steht für jeden Anwender und jeden Mandanten das passende Instrument zur Verfügung. Über individuelle Steuerkanzleivorlagen können die Darstellungen auch für ganze Mandantengruppen bereitgestellt werden. Die Anpassungen und Erweiterungen passieren dann nur zentral und werden durch die Steuerkanzlei auf alle zugehörigen Mandanten ausgerollt.

In der einfachsten Art stellt die Steuerkanzlei dem Mandanten die Auswertungen aus dem Rechnungswesen digital zur Verfügung. Damit muss der Sachbearbeiter einfach nur in hmd.mandant die Auswertungen als Paket starten. Der Mandant wird per E-Mail über seine neuen Auswertungen informiert. Übersichtlich und als neue Dokumente gekennzeichnet, stehen die Auswertungen im hmd.netarchiv weltweit, Internetzugang vorausgesetzt, zur Verfügung. Natürlich kann auch jede beliebige Sprache ausgewählt werden.

Auf die gleiche Art und Weise, wie bei den Auswertungen im Rechnungswesen, können für das Mandat und seine Mitarbeiter auch die Lohnauswertungen bzw. Abrechnungen automatisch im hmd.netarchiv bereitgestellt werden. Der installierte hmd.onlinedienst überprüft die hinterlegten Verzeichnisse und stellt aus dem hmd.lohn, aus DATEV Lohn, aus SBS Lohn usw. die erzeugten Auswertungen automatisch im hmd.netarchiv bereit.

Der Mandant oder das Unternehmen kann die gescannten Belege einfach der ausgewählten Kategorie zuordnen und in die Steuerkanzlei versenden. Natürlich verschlüsselt und ohne unsichere E-Mails. Direkt in die Finanzbuchhaltung des Mandanten oder in das Postbuch für die Kanzleiorganisation. Wichtig ist immer, dass der gesamte Weg dokumentiert wird und für alle Seiten GoBD konform ist.

Sie möchten gerne Dokumente und Belege von Ihrem MAC PC oder Ihrem LINUX PC an Ihren Steuerberater schicken? Kein Problem, aus Ihrem Ablageverzeichnis, in dem die gescannten Belege liegen, können Sie diese direkt in den Browser im hmd.netarchiv schieben und so ganz einfach an Ihren Steuerberater versenden.

Damit der Zugriffsschutz und die Datensicherheit im hmd.netarchiv für alle Bereiche und Strukturen voll gewährleistet werden, steht im hmd.netarchiv eine komplette Benutzerverwaltung zur Verfügung. Benutzer und Benutzergruppen können so den einzelnen Strukturen zugeordnet werden und so den verschiedenen Berechtigten aus dem Unternehmen die Dokumenten und Belege zum Zugriff freigegeben oder entzogen werden. Auf Wunsch können zusätzlich Dokumente innerhalb der Steuerkanzlei mit Zugriffsrechten versehen werden, um so den unberechtigten Zugriff und den Schutz weiter zu erhöhen.

Werden Dokumente oder Belege der Steuerkanzlei über das hmd.netarchiv oder das hmd.portal zur Verfügung gestellt, steht die Sicherheit an oberster Stelle. Alle Dokumente und Belege, die digital an die Steuerkanzlei versendet werden, durchlaufen die Prüfung von zwei verschiedenen und unabhängigen Virenscannern, die wir für Ihre Sicherheit einschalten, bevor Dokumente oder Belege für die Steuerkanzlei zur Weiterverarbeitung bereitstehen.

Arbeitserleichterung und Zeitersparnis

Eine weitere sehr große Erleichterung stellt das hmd.freizeichnungsportal, innerhalb des hmd.netarchiv, dar. Damit kann der leidige Weg vom Unterschreiben der Vereinbarung bis hin zum Versand der Steuererklärungen bzw. der Abgabe der E-Bilanz per ELSTER, verkürzt und damit auch der Aufwand in der Steuerkanzlei verringert werden. Der Mandant bekommt die gesamte Steuererklärung bzw. die E-Bilanz in einem PDF-Dokument zur Verfügung gestellt. Über ein sicheres Unterschriftsverfahren, mit Hilfe seines Mobiltelefons, kann der Mandant dann seine Steuererklärung unterschreiben. Der gesamte Prozess wird für alle Beteiligten protokolliert und dokumentiert. Mit diesem Ablauf kann der Weg bis zur Abgabe der Steuererklärungen für alle erheblich vereinfacht und verkürzt werden.

Ihr Mandant möchte sein privates Archiv ebenfalls im hmd.netarchiv hintelegen, um digitale Post oder Verträge in einer gesicherten Umgebung zu speichern? Kein Problem. Hierfür steht Ihrem Mandanten eine komplett freie Struktur, die er selbst einrichten und anpassen kann, zur Verfügung. Die entsprechenden Dokumente können per Drag'n Drop hochgeladen werden. Zugriff auf sein Archiv hat der Mandant über jedes Gerät mit Internetzugang. Für spezielle Fälle kann Ihr Mandant auch das Schließfach nutzen und Dokumente dort, mit einem weiteren Kennwortschutz, ablegen.

Nun, dieses Problem ist nicht neu: Die digitale Welt kennt zwar Ordnerstrukturen, aber manchmal lassen sich Dokumente oder Belege einfach nicht wieder finden. Wir haben der Sache - genauer gesagt der Suche - ein Ende gesetzt. Im hmd.netarchiv haben Sie vollumfänglichen Zugriff auf Ihre Dokumente und Belege, inkl. der Volltextsuche über alle Inhalte der Dokumente und Belege. Hier können Sie nach Begriffen wie Rechnungsnummer, Lieferant, Produktname usw. suchen. Alle Details, die als Text auf der Rechnung stehen, stehen Ihnen in der hmd.onlinesearch zur Verfügung. Alleine schon diese Funktion sollte jeden überzeugen.

Hat ein Mandant z. B. mehrere Firmen oder Unternehmen, kann über einen Login sofort der gesamte Firmenpool verwaltet werden. Damit behält jeder den Überblick und muss sich nicht permanent für verschiedene Unternehmen neu anmelden. Ebenso ist es möglich, das Kanzleilogo oder firmenindividuelle Einstellungen zu hinterlegen. Eigene Benutzerprotokolle und Stammdaten fördern weiter die Individualität der Lösung hmd.netarchiv.

Der Banken- und Sparkassensektor ist ebenso auf dem Weg in die digitale Welt, wie das E-Government Programm der Bundesregierung. Warum sollen Mitarbeiter der Kreditinstitute Saldenlisten und BWA’s manuell in das Prüfsystem EBIL eingeben müssen, wenn diese Daten beim Mandanten oder Steuerberater bereits digital zur Verfügung stehen? Mit unserem hmd.netarchiv können die freigeschalteten Institute direkt auf diese Auswertungen zugreifen.

Für den Steuerberater als auch für den Mandanten ist es sehr wichtig, gerade bei voll integrierten Mandantenlösungen, die Beziehung im ONLINE Zeitalter noch enger zu knüpfen. Damit das gelingt, kann die komplette Integration des hmd.netarchiv in die Homepage der Steuerkanzlei - vollkommen transparent - durchgeführt werden. Die Homepage der Steuerkanzlei bzw. des Steuerberaters ist die Zieladresse des Mandanten. Ein Nebeneffekt für eine gut aufbereitete Homepage sind dann noch die externen Zugriffe, die das Ranking bei Google verbessern.

Mit dem hmd.netarchiv können

• dem Mandanten alle Belege und Dokumente ohne E-Mail zur Verfügung gestellt werden.
• Mandanten Belege und Dokumente direkt in die Steuerkanzlei senden.
• dem Mandanten z. B. Lohn-, Buchhaltungs- und Beratungsauswertungen zur Verfügung gestellt werden.
• DATEV-Steuerkanzleien Dokumente aus der DATEV Dokumentenablage bzw. DATEV DMS Pro direkt dem Mandanten zur Verfügung stellen.
• Kreditinstitute auf freigegebenen Auswertungen zugreifen.
• MAC und LINUX Benutzer Dokumente und Belege in die Steuerkanzlei laden.
• Freigaben für ELSTER Steuererklärungen digital unterschrieben werden.
• Dokumente und Belege durch Virenscanner geprüft werden.
• dem Mandanten und dem Mitarbeiter Lohnauswertungen automatisch bereitgestellt werden.
• Mandanten ein eigenes ONLINE Archiv aufbauen.
• auf Wunsch Teile der Dauerakte ONLINE bereitgestellt werden.
• Mitarbeiter und Mandanten gleichermaßen profitieren.
• E-Government Prozesse unterstützt werden.
• EBIL Prozesse der Banken und Sparkassen unterstützt werden.
• mehrere Firmen gleichzeitig verarbeitet werden.
• alle Positionen mit der Volltextsuche durchsucht werden.

Vorteile mit dem hmd.netarchiv

• über das hmd.postbuch sind alle Transaktionen dokumentiert
• Online Dokumenten- und Belegarchiv
• Zugriff vom Tablet, Smartphone oder jedem Browser
• freie Baukastendefinition des Archivs für den Mandanten
• Dokumentensafe für den Mandanten
• Upload und Download von Belegen und Dokumenten zur Steuerkanzlei
• Freizeichnungsportal für Elster und E-Bilanz
• Volltextsuche über alle Beleg- und Dokumenteninhalte
• Zugriff von Banken und Sparkassen auf die Auswertungen der Mandanten
• volle Integration auf der Homepage der Steuerkanzlei mit Kanzleilogo
• verbessertes Google-Ranking für die Homepage
• Prüfung der Dokumente und Belege durch ONLINE Virenscanner
• GoBD konformer Transport der Dokumente und Belege ins Rechnungswesen
• Nutzung eines Dokumentensafes für spezielle Dokumente
• Cloud Lösung „Made in Germany“
• es können derzeit mehrere Fremdsprachen genutzt werden
• abrufbare Zugriffsprotokolle zur Kontrolle