Datensicherung - mit Rechenzentrum

Maximale Flexibilität und Sicherheit

Über das Thema Datensicherung in der Steuerkanzlei und im Unternehmen wurde schon immer und wird auch in Zukunft kontrovers diskutiert werden. Es gibt unterschiedlichste Meinungen zu unterschiedlichsten Szenarien. Welches die beste Software, das beste Speichermedium, die beste Umsetzung oder das beste Konzept ist. Für welche Server, für welche virtuellen Umgebungen, für den Einzelplatz usw.

Letztendlich geht es aber nur darum, schnellstmöglich auf die gesicherten Daten zugreifen zu können und die Wiederherstellung innerhalb kürzester Zeit durchführen zu können. Ob es sich dabei um eine einzelne Datei, einen Ordner, eine Datenbank, eine Festplatte, einen Server oder ganze virtuelle Umgebungen handelt, muss im Vorfeld natürlich geplant und dann im laufenden Betrieb entsprechend umgesetzt werden.

Der Ansatz von hmd.datenarchiv zur Datensicherung ist ein etwas anderer.

Alle anderen Lösungen am Markt sichern Dateien und Ordner, Festplatten und ganze Server. Wir mit unserem hmd.datenarchiv sichern den Inhalt einer Datenbank, einer Tabelle oder eines Feldes in der Tabelle. Dabei wird peinlich genau darauf geachtet, dass Tag für Tag nur die Unterschiede zum Vortag, bzw. zur letzten Veränderung gesichert werden.

Jetzt könnten Sie sagen, dass das Ihre Datensicherung auch kann, weil Sie ja täglich und mit größter Sorgfalt auch die Datenbanken sichern und so speichern das nichts überschrieben wird. Aber haben Sie auch die daraus resultierenden Konsequenzen im Blick? Sie müssen Tag für Tag den gesamten Inhalt der Datenbanken sichern. Damit wird ein Speichervolumen erzeugt, das zwar machbar, aber finanziell sehr belastend ist. Im speziellen Fall des SQL Server Umfeldes gibt es Sicherungen, die nur die Differenzen vom Vortag sichern. Diese Art der Sicherung ist in der Regel in größeren Umgebungen durchsetzbar, da hier Spezialkenntnisse, sowohl für die korrekte Sicherung, als auch für die Wiederherstellung nötig sind.

Nun aber kommt der wirkliche und auch einzigartige Unterschied.

Nämlich in der Wiederherstellung von Daten aus der Datenbank. In Ihrer Sicherung müssen Sie den Stand von gestern komplett wiederherstellen. Wir aber können in den Datenbanken einen einzelnen Mandanten oder ein einzelnes Objekt wiederherstellen. Warum investieren wir so viel Zeit und Mühe in eine solche Entwicklung? Ganz einfach. Weil in einer Steuerkanzlei oder einem Unternehmen mit mehreren Mandanten oder Firmen genau eine solche Lösung gebraucht wird.

Die Daten der hmd-software liegen ausschließlich in Datenbanken. Egal ob Buchungssätze, Dokumente, Belege oder die Historie. Einfach alle. Immer gebunden an ein Objekt, in diesem Fall an einen Mandanten oder eine Firma. Damit ist gewährleistet, dass ein Mandant oder ein Unternehmen einen Datenbestand, egal zu welchem Stichtag in der Vergangenheit, jederzeit wiederherstellen kann.

Umfrage der Münchner-Rückversicherung

"Eine der weltweit größten Risikoquellen liegt in der Bestandssicherung von elektronisch aufgezeichneten bzw. gespeicherten Daten. Die Mehrzahl aller Unternehmer will mit diesem Thema nicht beschäftigt werden, viele wissen nicht einmal, ob es im Unternehmen überhaupt eine verwertbare Datensicherung gibt und in welchen Intervallstufen organisiert ist. Noch schlimmer wird die Befragung, wenn es um die Rekonstruierung gesicherter Datenbestände geht. Nur 9 % aller Unternehmer geben an zu wissen, welche Daten wieder rekonstruiert werden können. Tatsächlich haben sich 2 % aller Unternehmer eine Daten-Rücksicherung wenigstens einmal präsentieren lassen. Wir können diese Erfahrungen nur unterstreichen. Es ist besorgniserregend zu erleben, wie sorglos mit dem Datenbestand umgegangen wird. Man sollte zur Kenntnis nehmen, dass ein umfangreicher Datenverlust geeignet ist, die Existenzgrundlage eines Unternehmens zu gefährden."

Ein weiterer Vorteil liegt ebenfalls auf der Hand. Die erstellte Datensicherung kann als hmd.backup in einem externen Rechenzentrum gespeichert werden. Nach einem Vollbackup, der je nach Größe entweder verschlüsselt per Datenträger einmalig ins Rechenzentrum verschickt und eingespielt oder per Internet hochgeladen wird, folgen viele tägliche „Datenscheiben“ aus den Veränderungen der Datenbanken. Diese liegen bis zu 10 Jahre im Rechenzentrum und können ebenso für die GoBD-konforme Aufbewahrung verwendet werden.

Nun muss nicht immer gleich der gesamte Datenbestand verloren gegangen sein. Es reicht ja schon, wenn Importläufe doppelt verarbeitet worden sind, versehentlich Daten gelöscht oder im großen Umfang geändert worden sind. Da wäre es doch von Vorteil, den Stand des Mandanten oder der Firma von gestern, bzw. dem letzten Sicherungs- Veränderungslauf wiedereinspielen zu können.

Reduzieren Sie Ihr Risiko in der Steuerkanzlei bzw. im Unternehmen auf ein Minimum, wenn es um Ihre Bestandsdaten geht. Gehen Sie nicht blauäugig an die Sache heran und überlassen allein Ihrem IT-Betreuer den gesamten Bereich der Datensicherung. Das ist heute einfach zu wenig und zu unsicher.

Sehr wichtig ist an dieser Stelle einfach nur zu erwähnen, dass die Sicherung des Datenbestandes mit dem hmd.datenarchiv nur eine zusätzliche Datensicherung im Gesamtkonzept der Steuerkanzlei oder des Unternehmens sein darf. Mit dem hmd.datenarchiv werden keine Systemdateien, keine Ordnerstrukturen und Programme bzw. Anwendungen gesichert.

Mit hmd.datenarchiv können

• der gesamte Datenbestand / die Datenbanken von hmd gesichert werden.
• einzelne Tagesschreiben aus dem Bestand wiederherstellt werden.
• einzelne Mandanten zu jedem Tag wiederhergestellt werden.
• einzelne Firmen zu jedem Tag wiederhergestellt werden.
• einfache Umgebungen für die Sicherung verwendet werden.
• alle Daten zusätzlich in einem Rechenzentrum gespeichert werden.

Vorteile mit hmd.datenarchiv

• automatischer Backuplauf Tag für Tag
• einfache Wiederherstellung des Datenbestandes
• geringer Speicherplatz, da nur Differenzen nach der Vollsicherung übertragen werden
• tagesweise Wiederherstellung einzelner Mandanten und Firmen
• kostengünstige Zusatzlösung zur Sicherung der Datenbestände
• verschlüsselte Speicherung der Daten im Rechenzentrum
• Daten werden vor dem Versand ins Rechenzentrum verschlüsselt
• Bereitstellung von Festplatten zur Notfallwiederherstellung aus dem Rechenzentrum