Transparenz in der Betriebsprüfung – Export Mandantendokumente

Bereitstellung der digitalen Belege für die Betriebsprüfung

Mit der Zunahme von digitalen Belegen, Dokumenten, Schnittstellen, Formularen, E-Mails usw. sollten dem Prüfer diese Belege bei der digitalen Betriebsprüfung auf Wunsch zugänglich gemacht werden. In der Steuerkanzlei oder im Unternehmen steht in der hmd-software für jeden Bereich das entsprechende Kennzeichen zu jedem Vorgang bzw. zu jeder Buchung bereit und kann dem Prüfer über den Dokumentenexport zur Verfügung gestellt werden.

Die Frage, welche Dokumente man bereitstellt und ob man dem Betriebsprüfer überhaupt Dokumente ohne Aufforderung zur Verfügung stellt, wollen wir hier nicht aufwerfen. Nur eines steht fest, die Zeit spricht gegen das Papier und für digitale Belege und Dokumente. Diese Entwicklung wird niemand aufhalten können, auch wenn derzeit noch viel Papier im Spiel ist.

Welche Dokumente bereitgestellt werden, bestimmen Sie.

Starten Sie den Dokumentenexport für den Mandanten aus dem Personal Cockpit oder dem Menüpunkt „hmd.datasafe“. Hier können Sie jahresweise auswählen, welche Dokumente aus dem Rechnungswesen bereitgestellt werden sollen. Es werden aber nur Belege und Dokumente exportiert, die eine Verbindung zu einer gültigen Primanotanummer besitzen.

Des Weiteren werden Dokumente exportiert, die im ausgewählten Zeitraum über eine digitale Schnittstelle in die Finanzbuchhaltung importiert worden sind: Importe für den Kontoauszugsmanager, Schnittstellen aus Faktura oder Warenwirtschaftssystemen, Import der Lohnbuchungen, Kassenprogrammen, usw. - einfach alle digitalen Daten, die der Finanzbuchhaltung automatisch zugeführt worden sind und im Rahmen der GoBD archiviert werden müssen.

Die bereitgestellten Dokumente werden in einer xhtml-Datei für die Ansicht des Prüfers ausgegeben. Zur Ansicht ist keine gesonderte Software nötig und so kann jedes beliebige Betriebssystem verwendet werden. Es werden alle Dokumente im Originalformat exportiert, also in diesem Format, wie die Dokumente erstellt worden sind: PDF, Office, Textdateien, Bildformate usw. Für diese Dateien müssen auf dem jeweiligen Notebook oder PC die nötigen Viewer vorhanden sein.

Hier liegt derzeit eines der Probleme der Betriebsprüfer. Diese können digitale Belege nicht darstellen, da die Sicherheit auf den Notebooks der Prüfer das derzeit (06/2016) nicht zulässt. Aber auch hier werden sich Veränderungen ergeben.

Mit dem Dokumentenexport in der hmd.betriebsprüfung können

• alle Belege und Dokumente der Finanzbuchhaltung bereitgestellt werden.
• einzelne Wirtschaftsjahre für den Export ausgewählt werden.
• mehrere Wirtschaftsjahre selektiert werden.
• steuerrelevante Dokumente aus der Eigenorganisation ausgewählt werden.
• Auswahlen festgelegt werden, welche Dokumente exportiert werden.

Vorteile mit dem Dokumentenexport in der hmd.betriebsprüfung

• Schnelle Ausgabe der Rechnungswesen Dokumente für die BP
• Freier Exportpfad auf DVD oder USB-Stick
• Bereitstellung von Dokumenten aus dem Postbuch
• Bereitstellung von Dokumenten aus der Vorgangsverwaltung
• Bereitstellung von Dokumenten aus hmd.mandant
• Übersicht im Webbrowser möglich
• Systemneutrale Darstellung für den Betriebsprüfer

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