Können wir Ihnen behilflich sein?

Dann freuen wir uns auf Ihre E-Mail an
hmd@hmd-software.com

Oder Ihren Anruf unter
08152/988-200 

Ihr hmd.team

Fibu Digitalisierung

Fibu Digitalisierung

Nicht zu verwechseln mit der Automatisierung!

Fibu-Digitalisierung im Rechnungswesen

Nicht zu verwechseln mit der Automatisierung sind die Punkte in der Digitalisierung im Rechnungswesen an etwas andere Bedingungen geknüpft.

Einen Geschäftsprozess in einer Steuerkanzlei zu automatisieren geht an vielen Stellen erst, wenn auch die Digitalisierung umgesetzt worden ist. Digitales Belegbuchen in der Finanzbuchhaltung beim Steuerberater, in der kleinen oder großen Steuerkanzlei oder im Unternehmen bzw. die Verarbeitung von digitalen Belegen wird die Buchhaltung erleichtern.

Papierbelege oder Papierrechnungen lassen sich im IT-Umfeld sehr schlecht automatisieren, bzw. die Einsparungen oder Verbesserungen, die dadurch erzielt werden sollen, sind nicht von Erfolg gekrönt.

Die Digitalisierung im Rechnungswesen ist einer der Unternehmensprozesse, die in allen Branchen umgesetzt werden muss. Wichtig dabei ist immer die gesamte Durchgängigkeit der eingesetzten Softwarelösung. Sonst gehen Informationen verloren, die aber in der Folge wichtig wären. Zum Beispiel bei einer späteren Betriebsprüfung, die wahrscheinlich vom Betriebsprüfer nur digital durchgeführt wird. Fehlen hier Informationen wie die Verfahrensdokumentation oder der Zugriff auf Dokumente und Belege, können sehr schnell Ungereimtheiten auftreten, die die Betriebsprüfung negativ belasten.

Details und mehr Hinweise dazu finden Sie beim Thema Digitalisierung und beim Digitalpaket.

Innerhalb der Softwarelösung für die Finanzbuchhaltung finden wir sehr viele Verbindungen, bei denen digitale Dokumente automatisiert verarbeitet werden können. Angefangen von Schnittstellen und Belegen, die vom Mandanten an die Steuerkanzlei übertragen werden oder innerhalb des Unternehmens digital vorhanden sind.

Über die OCR Erkennung der digitalen Rechnungsbelege, inkl. des Vorschlages für einen zu übernehmenden Buchungsatz, sind gute Rationalisierungsergebnisse möglich. Oder aber einfach nur, dass Ihnen Ihr Mandant die Rechnungen digital zur Verfügung stellt und diese an die Finanzbuchhaltung angebunden werden. Mit der voll integrierten Lösung in der Finanzbuchhaltung ist ein erster Schritt in Richtung Digitalisierung und Automatisierung geschafft.

Weitere Schritte bei der Digitalisierung und Automatisierung im Rechnungswesen, die Sie perfekt mit Ihrem Mandanten abstimmen können, finden Sie hier bei unseren Mandantenlösungen mit mykanzlei:

  • hmd.mandantenlösungen und hmd.webservices als voll integrierte Softwarelösung für Mandanten

  • hmd.onlinefibu falls Ihr Mandant die Fibu oder Teile daraus ONLINE selbst machen möchte

  • hmd.onlinekasse damit Ihr Mandant ONLINE die Kasse immer im Griff hat

  • hmd.onlinesearch damit Ihr Mandant alle Dokumente immer ONLINE hat

  • hmd.onlinefaktura damit Ihr Mandant ONLINE Rechnungen schreiben kann

  • hmd.onlineworkflow damit der Belegfluss ONLINE beim Mandanten nicht ins Stocken kommt

  • hmd.netarchiv für alle Auswertungen ONLINE am jedem Ort zu jeder Zeit

  • hmd.portal für Ihre Verwaltung und Einrichtung der Mandantenlösungen

  • hmd.aspclient damit Sie auch ONLINE voll integriert Belege scannen können

  

Sichergestellt muss einfach sein, dass die Belege nicht per E-Mail transportiert werden. Dies ist zu unsicher und viel zu aufwändig, erst für den Mandanten und dann für den Mitarbeiter in der Steuerkanzlei. Der Aufwand, die Belege in einer kleinen oder großen Steuerkanzlei sind in beiden gleich. In einer großen Steuerkanzlei wahrscheinlich noch höher, da dort die Sicherheitseinstellung für das Internet und Email meistens größer eund eingeschränkter sind. Erst werden die Belege beim Mandanten gescannt, auf die lokalen Festplatte gespeichert, per ZIP gepackt und an den Empfänger der Steuerkanzlei verschickt. Der Sachbearbeiter in der Steuerkanzlei muss die Email hoffentlich abrufen können, speichern, den Anhang zwischenspeichern und die Belege aus dem ZIP Container wieder entpacken. Dann die entsprechende Softwarelösung öffnen und dieser Anwendung die Belege zuführen. Dafür müssen die Belege aber überhaupt erstmal in seinem Mailprogramm ankommen. Hoffentlich war der ZIP Container oder die Einzelbelegdateien nicht zu groß für den E-Mailversand.

Was für eine reine Verschwendung an Ressourcen von Zeit, Mensch und Maschine. Dabei gibt es doch Softwarelösungen, die genau diesen Prozess mit dem Mandanten perfekt abbilden und auch GoBD konform durchführen. Mit unserem hmd.aspclient ist dies genau so möglich. Hier kommen die Belege für die Finanzbuchhaltung direkt in der Fibuerfassung beim Sachbearbeiter an. Und er musste nicht einen Mausklick dafür tun.

Bei der Digitalisierung im Rechnungswesen in der Finanzbuchhaltung geht es aber nicht nur um die gescannten Belege, sondern auch um das ELSTER Verfahren für die Umsatzsteuervoranmeldung, das 1/11, das MOSS Verfahren, die elektronische Abfrage und Prüfung der UST-ID Nummer für Personenkonten, der Import von Schnittstellen, die digitale Bereitstellung von Auswertungen usw.

Finden Sie einfach heraus, was wir in diesem Bereich zu bieten haben:

 

Die Module der hmd.fibu: