Digitalisierung

Optimale digitale Abläufe.

Dank perfekter Automation und Organisation.

Digitalisierung und Automatisierung in der nachhaltigen Steuerkanzlei

Warum Durchgängigkeit der ausschlaggebende Faktor ist.

Das Thema Digitalisierung und Automatisierung ist im Moment in jeder kleinen, mittleren und großen Steuerkanzlei bzw. in jedem Unternehmen in aller Munde. Zu Recht, denn mit der Abkehr vom Papier kann in vielen Tätigkeitsbereichen neben Effizienzgewinnen auch ein Plus an Information, Aktualität und Bearbeitungskomfort realisiert werden. Die Zeiten, in denen man sich bei der Diskussion um Digitalisierung und Automatisierung hauptsächlich darüber gestritten hat, ob sich der Aufwand für das Scannen lohnt, sind längst vorbei. Digitale Prozesse und Prozessschritte bieten in jeder Steuerkanzlei, egal ob kleine Kanzlei oder große Kanzlei nachhaltigere Effekte, als nur ein Blatt Papier digital auf dem Rechner anzuzeigen. Dafür brauchen Sie allerdings auch eine Softwarelösung, die nachhaltige digitale Prozesse optimal unterstützt. Sie brauchen mehr, als nur ein einfaches "Scanmodul".

Ob die Agenda 2020 der Steuerberaterkammer, das Thema Steuerberatung 2020, Steuerberater der Zukunft oder die Zukunft ohne Steuerberater. Überall werden diese Begriffe durch den Äther gejagt und dadurch mehr Verunsicherung als Lösungen für dieses Thema aufgezeigt. Lösungen könnten z. B. ein strukturiertes Herangehen an die Digitalisierung sein. Mitarbeiter und Mandanten mitnehmen, Perspektiven aufzeigen, Wege und Prozesse definieren, einen Zeitplan aufstellen, Meilensteine definieren, Feedback verarbeiten, Ängste und Sorgen ernst nehmen, die IT darauf vorbereiten und sich vor allem Unterstützung suchen. Der Chief Digital Officer (CDO) oder der Digital Chief Officer (DCO) sind eine praktische Unterstützung bei der Umsetzung, bzw. beim Erreichen der erstrebten Ziele.

In vielen kleinen bis großen Steuerkanzleien oder Unternehmen ist dieser Prozess der Digitalisierung und Automatisierung aber noch nicht ganz umgesetzt oder begonnen. Was überall in vielen Softwarelösungen fehlt, ist die komplette und perfekte Durchgängigkeit der Softwarelösungen. An einer Stelle hakt es nahezu immer. Entweder die Softwarelösung für die Steuerkanzlei oder das Unternehmen ist noch nicht auf dem aktuellen und nötigen Entwicklungsstand oder noch viel schlimmer, es werden fremde Module von Herstellern eingebunden, die einen Informationfluss oder einen digitalen Prozess unterbrechen. Diese Unterbrechung des digitalen Prozesses kann durch den Verlust von Informationen oder durch den Start von fremder Software ausgelöst werden.

Nur wenn alle Informationen aus dem digitalen Prozessalltag immer und an jeder Stelle zur Verfügung stehen, wird sich auch die Digitalisierung und Automatisierung in vielen Prozessbereichen weiter durchsetzen. Erst dieser Punkt führt zu mehr Effektivität und Effizienz in kleinen und großen Steuerkanzleien bzw. Unternehmen.

Lassen Sie sich als kleine, mittlere oder große Steuerkanzlei bzw. Unternehmen in allen Bereichen der Digitalisierung und Automatisierung unterstützen. Selbst unsere Bundesregierung hat die Förderungen des Digitalpakets beschlossen. Sowohl auf bundes- als auch auf europäischer Ebene werden Unterstützungsprojekte durch viele Maßnahmen im Rahmen der Digitalisierung gefördert. Fortbildung von Mitarbeiter, digitales Breitband als Internetverbindung, Förderungen von Unternehmen uvm.

Dokumente scannenEinfach nur scannen ist die halbe Miete

Natürlich ist das Scannen oder Digitalisieren von Papier ein ganz wesentlicher Punkt, denn nur auf diese Weise können Vorgänge, die papierbasiert ablaufen, mit Hilfe einer Softwarelösung für kleine, mittlere und große Steuerkanzleien und Unternehmen abgewickelt und umgesetzt werden.

Das Thema Digitalisierung und Automatisierung in Steuerkanzleien oder Unternehmen ist an dieser Stelle allerdings noch lange nicht zu Ende gedacht. Die Tatsache, dass nun alle Informationen und Unterlagen in digitaler Form vorliegen und verarbeitet werden können, stellt ganz neue Anforderungen an die Softwarelösungen, mit denen die Verarbeitung durchgeführt wird. Die Anwender brauchen durchgängige Arbeitsabläufe innerhalb der Softwarelösung für kleine und große Steuerkanzleien bzw. Unternehmen, ohne dass zu externen Hilfsmitteln gegriffen werden muss. Andernfalls schmelzen die Vorteile, die man sich durch die Digitalisierung und Automatisierung erhofft, schnell dahin.

Ein Beispiel: die digitale Rechnung mit dem ZUGFeRD-Standard

Im Juni 2014 wurde der einheitliche Standard zum Austausch digitaler Rechnungen vom „Forum elektronische Rechnung Deutschland“ veröffentlicht und ist seitdem in aller Munde. Die Anzahl der Softwarelösungen, die tatsächlich in der Lage sind, Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Standard zu erstellen oder in der Finanzbuchhaltung zu verarbeiten, ist jedoch nach wie vor überschaubar.

Genau solche Lösungen meinen wir, wenn wir von der Vollständigkeit und Durchgängigkeit der Digitalisierung sprechen. Wenn Sie Rechnungen erhalten, die diesem Standard entsprechen, können Sie auf jede Digitalisierungsmaßnahme verzichten. Sie brauchen auch keine Volltexterkennung, um den Inhalt der Rechnung automatisch als Buchungssatz in der Fibu als Vorschlag zu erhalten. Das alles kann die ZUGFeRD-Rechnung. Wenn Ihre Software solche Möglichkeiten unterstützt, können Sie das Potential, das in der Digitalisierung Ihrer Abläufe steckt, richtig tiefgreifend nutzen.

Mit hmd starten kleine sowie große Kanzleien digital durch

Unsere Steuerberatersoftwarelösung für kleine und große Steuerkanzleien und Unternehmen bietet Ihnen diese Vollständigkeit in der Digitalisierung und Automatisierung, im Rechnungswesen, in den Steuern, in der Kanzleiorganisationim Lohn und bei den Mandantenlösungen voll integriert an. Ihre Mandanten profitieren zusätzlich gleich mit, denn auch in den ONLINE Softwarelösungen für Mandanten und für die Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Mandant haben wir den Fokus auf den ununterbrochenen digitalen und automatisierten Ablauf gesetzt. Einer der ganz wichtigen Punkte die: "nachhaltige Steuerkanzlei".

Um bei obigem Beispiel zu bleiben: Die Umsetzung des ZUGFeRD-Standards liefern wir als einer der ersten Anbieter für Steuerberaterlösungen für alle Anwender aus. Somit können sowohl Rechnungen in der Honorarrechnung nach dem ZUGFeRD-Standard erstellt werden, als auch ZUGFeRD-Rechnungen, die Sie oder Ihre Mandanten erhalten, direkt in die Finanzbuchhaltung übernommen werden.

Zusammenarbeit Kanzlei MandantDas größte Potential:

Abläufe zwischen Steuerkanzlei und Mandant

Wir haben ganz speziell die Zusammenarbeit zwischen kleiner und großer Steuerkanzleien mit den Mandanten unter die Lupe genommen. Um Daten und Informationen von A nach B zu bekommen, wird noch viel Aufwand betrieben, welchen wir für beide Seiten spürbar reduzieren und vereinfachen können – durch vollständige Digitalisierung und Automatisierung.

Das hmd.freizeichnungsportal ist ein gutes Beispiel für die Optimierung dieser Abläufe. Damit können Mandanten die erstellten Steuererklärungen direkt online freigeben. Wenn gewünscht erfolgt selbst die Übermittlung an das Finanzamt nach Freigabe automatisch. Obwohl Mandanten eingebunden sind, erfolgt ein gesamter Arbeitsablauf vollautomatisiert, der bisher manuellen Aufwand auf beiden Seiten verursacht hat. Ihre Mandanten werden sich freuen!

Mit hmd.onlineworkflow erfassen Mandanten Ihre Belege und teilen diese auf Wunsch gleichzeitig in mehrere Kostenstellenbereiche auf. Damit kann die Aufteilung in der Buchhaltung entfallen, die Daten werden direkt in die Kanzleifibu eingespielt. Das schafft Sicherheit und macht die Verbuchung einfacher.

Der digitale Mandant in der kleinen und großen Steuerkanzlei

Viele hmd-Anwender arbeiten bereits digital, und die Mandanten tun es ebenfalls. Für kleine bis große Steuerkanzleien bietet sich hier ein ganz neues Beratungsfeld, die Beratung bzw. Einrichtung des ersetzenden Scannens durch den Steuerberater beim Mandanten und der Einführung einer Verfahrensdokumentation. Diese Beratung gehört laut Bundessteuerberaterkammer zu den berufsrechtlichen Vorbehaltsaufgaben.

Steuerkanzleien jeglicher Größe, mit Ihren Steuernberatern, die Ihre Mandanten auf dem Weg in die digitale Welt unterstützen wollen, können sich umfassend bei uns informieren. Dabei stehen insbesondere die Abläufe beim Mandanten im Vordergrund, die von Anfang an darauf ausgerichtet sein sollten, die Anforderungen der GoBD in Bezug auf das ersetzende Scannen zu erfüllen. Sie finden bei hmd komfortable Softwarelösungen für Ihre Mandanten, die den Einstieg in die Digitalisierung und Automatisierung leicht machen, wie z.B. hmd.onlineworkflow oder hmd.onlinefaktura. Außerdem unterstützen wir Sie bei allen technischen Fragen und helfen Ihnen, die notwendige Verfahrensdokumentation für das ersetzende Scannen zu erstellen.

Der Start in die digitale Welt für kleine, mittlere und große Steuerkanzleien

Erste Schritte in Richtung Digitalisierung und Automatisierung haben Sie längst gemacht, vielleicht sogar ohne, dass es Ihnen großartig aufgefallen wäre. Die digitale Datenübermittlung an Finanzbehörden mit ELSTER ist ein Beispiel. Der Umgang mit Belegen, die Ihre Mandanten einscannen und Ihnen weitergeben ein anderes. Vielleicht sind Sie auch schon viel weiter, und wollen jetzt die Vorteile einer durchgängig digitalen Arbeitsweise umsetzen. Binden Sie Ihre Mandanten, die Umwelt, die Mitarbeiter und Ihre IT-Lösung komplett mit ein. In eine "nachhaltige Steuerkanzlei".

Die Steuerberatung auf dem Prüfstand der Zukunftsfähigkeit des Berufsstandes

Nicht erst seit gestern setzt sich der Trend in der Steuerberatung zur Digitalisierung und Automatisierung stetig fort. Über die Steuerberaterkammer wurde die Agenda 2020 für die Steuerberatung ins Leben gerufen. Zum Zeitpunkt des Erscheines mehr oder weniger belächelt. Heute wird das Thema sehr viel ernster und mit viel Nachdruck fast überall behandelt. Jeder Steuerberaterverband  von Bayern, Thüringen, Sachsen, Köln, Bremen, Westfalen-Lippe usw. versucht in seinen Seminaren und Veranstaltungen das Thema Digitalisierung in der Steuerberatung für seine Mitglieder noch transparenter und greifbarer zu machen.

An der Buchhaltungs- und Lohnfront wird von vielen Dienstleistern außerhalb der Steuerberatung für den Mandanten immer mehr Automatisierung und Digitalisierung versprochen, auf die die Mandanten immer mehr eingehen. Schauerhafte Darstellungen kursieren, das dadurch 99% der Steuerberater gefährdet sind. Ebenso die Vorstellung, dass Buchhaltung und Lohn bald nur noch voll digital ablaufen, ohne auch nur einen Finger krumm zu machen.

Dass sich in den Bereichen Buchhaltung und Lohnabrechnung sehr viel tut und dass diese Bereiche in der Steuerberatung der Zukunft nicht mehr das Kerngeschäft sein werden, ist unumstritten. Wer glaubt sich diesem Trend entziehen zu können, bzw. zu ignorieren, wird in Zukunft eines Besseren belehrt werden.

Wichtig aus unserer Sicht ist, nicht die allgemeine Panikmache in der Steuerberatung bei diesen Dingen im eigenen Unternehmen auszubreiten, sondern sich dem Thema Digitalisierung und Automatisierung in der Steuerberatung zu stellen und die nötigen Maßnahmen zu ergreifen. Gemeinsam mit den Mitarbeitern, den Mandanten und Ihrem Softwareanbieter. Und denken Sie immer daran, dass die Durchgängigkeit der Softwarelösung und die Ausbildung bzw. Information der Mitarbeiter an oberster Stelle stehen sollte. Dann wird sich auch diese Siutation gemeinsam meistern lassen.

Egal, wo Sie gerade stehen: wir nehmen Sie und Ihre Mitarbeiter mit.

  • Dazu gehört unser Digitalpaket
  • Unsere hmd.akademie mit dem Schulungskonzept bringt Ihre Mitarbeiter auf den neuesten Stand
  • Informieren Sie sich über den Chief Digital Officer (CDO) oder den Digital Chief Officer (DCO) im Digitalpaket
  • Setzen Sie auf unsere voll integrierten ONLINE Mandantenlösungen für jeden Bereich
  • hmd.regional: im Rahmen der Seminare informieren wir Sie detailliert über das Thema Digitalisierung und unsere Lösungen dazu.
  • Informieren Sie sich über die "nachhaltige Steuerkanzlei" und die Fördermittel in der Digitalisierung von Kanzleien
  • Finden Sie heraus welcher Kanzleityp Sie sind und lassen Sie sich überraschen
  • Beratungsgespräch in Ihrer Kanzlei: hier können wir gemeinsam ein Konzept erstellen, wie Sie Ihre digitalen Ziele am besten erreichen. Dabei stehen wir Ihnen natürlich laufend zur Seite.
  • Mandantenveranstaltungen: mit diesem Angebot aus der hmd.akademie liefern wir Information und Knowhow für Ihre Mandanten. Sprechen Sie uns einfach an, wir organisieren gemeinsam mit Ihnen ein spannendes Event.
Weitere Informationen zur Digitalisierung finden Sie hier

 

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