Dokumentenmanagement

Papier muss nicht mehr sein

Lange Suchzeiten und Archivierungsaufwand auch nicht.

hmd.mandant: ein ganzes Mandat auf einen Blick!

„Wer suchet, der findet“ lautet ein alter Spruch. Dieses Motto hat jedoch längst ausgedient. Mit hmd.mandant zeigen wir Ihnen, wie die Aufbereitung von Informationen heute funktioniert - so sieht Ihr Dokumentenmanagement der Zukunft aus!

Das Zauberwort: Digitalisierung

Zeitdruck, Massendaten, Termine, Stress und verschiedenen Organisationsmöglichkeiten lassen an vielen Stellen in der Steuerkanzlei oder im Unternehmen den Mitarbeitern keine Wahl. Um die nötigen Informationen schnell und komplett zu finden stehen nicht die geeigneten Methoden zur Verfügung. Also was passiert? Kreative Mitarbeiter erfinden eigene Lösungen und durchbrechen damit die gewünschte und eingeführte Organisation. Dies führt aber bei der Zunahme der Informationen, bzw. beim Ausfall oder beim Wechsel des Mitarbeiters zu Chaos.

Die Digitalisierung schreitet voran, ob wir nun wollen oder nicht. Auch in den Behörden und Ämtern wird dieser Trend fortgeführt. Und wie steht es bei Ihnen in Ihrer Steuerkanzlei oder in Ihrem Unternehmen? Stehen Sie dem weiter kritisch gegenüber oder packen Sie das ganze jetzt an? Dann sollten Sie aber auch die organisatorischen Mittel mit einführen. Was können wir Ihnen im Rahmen unserer Software hier bieten? hmd.mandant und sonst nichts, denn das ist völlig ausreichend.

Warum werden Sie fragen. Weil wir damit alle Bereiche abdecken. Sie möchten klein anfangen und erst einmal nur die Dauerakte oder die Korrespondenz speichern und verwalten? Warum nicht! Über eine Archivstruktur, die wir mit Ihnen gemeinsam entwickeln, individuell angepasst an Ihre Steuerkanzlei und Mandanten. Starr genug um die Struktur für die meisten Mandate zu verwenden, individuell genug um die Struktur für den Rest zu gestalten. Mit ein paar Klicks zu erweitern und eben an die Bedürfnisse bzw. Besonderheiten anzupassen.

Korrespondenz und Dokumentenmanagement

Binden Sie die gesamte Auftragsverwaltung in hmd.mandant mit ein. Inklusive der automatischen oder manuellen Zeiterfassung werden alle Programmzeiten für das Mandat erfasst. Einfach so. Damit nicht genug. Sie möchten sofort die Rechnung dafür schreiben. Auch diese Funktion ist aus den Aufträgen sofort möglich. Natürlich aus hmd.mandant.

Eingehende oder ausgehende Korrespondenz für Mandanten, Adressen oder Geschäftspartner. Egal ob E-Mail, Brief, Fax. Die gesamte Korrespondenz wird darüber abgewickelt. Mit unserer kompletten Integration in die Office Produkte von Microsoft oder Open Office können Sie beide Varianten nutzen. Der eingebundene hmd.email-Client und die Vorlagen bilden dann den Rahmen um die gesamte Korrespondenz.

Automatisch wird die gesamte Korrespondenz dem Postbuch zugeführt. Das dahinter liegende eigene Dokumentenmanagement greift die Dokumente sofort ab und liefert in Sekunden die Volltextsuche hmd.search über den gesamten Inhalt der Dokumente.

Selbst Scannen oder Drag’n Drop stehen zur Verfügung. Digitalisieren Sie einfach Ihre Post oder ziehen Sie bereits bestehende Dokumente vom Desktop oder Ihrer Ordnerstruktur nach hmd.mandant. Selbst gesamte Strukturen können per Knopfdruck importiert und digitalisiert werden. Sie möchten gerne von Ihrer Windows Explorer Ordnerstruktur weg? Dann haben wir die richten Möglichkeiten.

Gelbe Zettel gehören der Vergangenheit an. Heften Sie Notizen, Informationen, Beschreibungen oder Vorgänge einfach an das Mandat. Damit haben Sie immer Zugriff auf die gesamten Informationen. Egal von wo. Ob im Büro, von zu Hause aus oder wenn Sie beim Mandanten sind. Akten und Ordner reduzieren Sie, und damit auch Ihre Ablage.

Qualitätsmanagement inklusive: Ihre Checklisten digital nutzen

Checklisten oder Funktionen zur Abarbeitung von Prozessen sind in vielen Steuerkanzleien oder Unternehmen heute schon Standard. Aber leider auf dem Papier und damit besteht keine Verknüpfung zu den Daten oder Bereichen des Mandanten. Ganz anders in hmd.mandant: Hier können Archivchecklisten, die die Steuerkanzlei selbst entworfen hat und Checklisten, die hmd liefert für bestimmte Prozesse hinterlegt werden. Individuell angepasst auf die Arbeitsschritte in der Steuerkanzlei. Mit Erledigungs- und Rückfragefunktion stehen dann dem Mitarbeiter alle Wege offen. Stehen Prüfungsschritte an, können diese durch die entsprechenden Mitarbeiter freigeben werden.

Flexibel und individuell auf Ihre Anforderungen angepasst.

Sie möchten sich gerne individuelle Auswertungen mit Wertespalten und Gruppierfunktionen selbst erstellen? Mit Zugriff auf die Kanzleidaten anzeigen lassen, Kontensalden einblenden, Auswertungen generieren, Präsentationen in der Wirtschaftsberatung einblenden, Text und Mailvorlagen hinterlegen, abweichende Adressen einbinden, u.v.m. hmd.mandant ist eine Ablage für alle Informationen zum Mandanten. Und werden bei Ihnen mehrere Firmen vom gleichen Mandanten betreut, sind auch diese in nur einer Übersicht darstellbar.

Mit hmd.mandant können Sie klein anfangen und sich ganz langsam der Digitalisierung annähern. Durch die absolut variable und individuelle Struktur ist der Einsatz an allen Stellen möglich.

Mit hmd.mandant können

  • Archivstrukturen für die Steuerkanzlei hinterlegt werden.
  • individuelle Gestaltungen für Mandate herausgestellt werden.
  • Sie die gesamte Auftragsverwaltung individuell anzeigen lassen.
  • Papierdokumente direkt gescannt werden.
  • Checklisten für die Abarbeitung individuell hinterlegt werden.
  • Dokumente direkt dem Mandanten online zur Verfügung gestellt werden.
  • alle Bereiche von der Korrespondenz über die Dauerakte abgedeckt werden.

Die Vorteile von hmd.mandant

  • komplettes Dokumentenmanagement mit Historienverwaltung
  • Volltextsuche über alle Bereiche (Verschlagwortung ist nicht nötig)
  • Zugriffsschutz bis auf Dokumentenebene möglich
  • Zugriffsschutz auf einzelne Register und Bereiche
  • Import aus Ordnerstrukturen möglich
  • digitale Informationen zum Mandat als Notiz oder Beschreibung
  • mehr Mandatsübersicht
  • Einlesen von hmd.lohn- oder DATEV-Lohn-Dokumenten

Weitere Infos zu hmd.mandant finden Sie hier zum Download:

Flyer hmd.mandant »

Produktinfo hmd.mandant »

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