Digitaler Finanzbericht (DiFin) - Jahresabschluss in ECHTZEIT

Im Rahmen des digitalen Jahresabschlusses für alle Gesellschaftsformen die beim Steuerberater, in der Steuerberatung oder im Unternehmen erstellt werden, fügt sich der digitale Finanzbericht (DiFin) als weiterer Baustein in die digitale Welt und das E-Government ein. An den Stellen, wo bisher noch sehr viel manueller Aufwand, Papier und Emailverkehr zwischen Steuerberatung und Bankenwesen eingesetzt worden ist, wird künftig der DiFin (Digitaler Finanzbericht) Einzug halten.

Am 01.04.2018 startet die offizielle Freigabe für DiFin, die bei einer großen Veranstaltung im März 2018 bei der Bundesbank gefeiert wurde. Damit werden alle Beteiligten für den digitalen Finanzbericht, also sowohl die DiFin Empfänger und DiFin Sender aufgefordert am Verfahren teilzunehmen. Alle Banken und Sparkassen werden in den nächsten Monaten aktiv auf Ihre Unternehmenskunden beratend einwirken, damit diese über Ihren Steuerberater bzw. Ihre Steuerberatung die Jahresabschlussauswertungen nicht mehr per Papier, Email, usw. den Geldinstituten zur Verfügung stellen, sondern DiFin als digitales Transferwerkzeug verwenden.

Unsere Digitalisierung des digitalen Finanzbericht (DiFin) im Rechnungswesen für steuerberatende Berufe und deren Mandanten.

Die Digitalisierung der Abgabe zum digitalen Finanzbericht im Jahresabschlusses und im gesamten Rechnungswesen ist das Ziel. Alle digitalen Prozesse zur Erstellung des digitalen Finanzberichtes müssen übersichtlich in ECHTZEIT im gesamten Rechnungswesen sichtbar sein. Dieser Vorteil und der direkte Versand an die teilnehmende Bank ist unschlagbar und einfach. Der digitale Finanzbericht in ECHTZEIT im Rechnungswesen mit der kompletten Digitalisierung ist Ihr Schritt in die richtige Richtung.

Innerhalb der hmd-software wird der digitale Finanzbericht (DiFin) über den hmd.abschluss aufgerufen. Als Basis dienen die Daten der E-Bilanz ab der Taxonomieversion 6.0, die die Grundlage für DiFin darstellt. Ebenso werden alle Ergängungstaxonomien, die im Rahmen des hmd.abschluss zur Verfügung stehen, unterstützt. Aus den über die E-Bilanz bereits bekannten Datenbeständen, wird der digitale Finanzbericht zur Verfügung gestellt.

Wichtig für alle Steuerberater bzw. alle Steuerberatungen ist, dass im Rahmen der Haftung des Beraters keine eigene Vollmacht in Verbindung mit dem Mandanten benötigt wird. Der Steuerberaterverband empfiehlt aber trotzdem, diese mit dem Mandanten im Rahmen der Gesamtvollmacht zu regeln. Sollten Sie keine Vollmacht mit dem Mandanten haben, können Sie bei hmd bequem unser hmd.freizeichnungsportal nutzen, um vor der Abgabe der Daten, diese vom Mandanten digital freizeichnen zu lassen.

Damit auch sichergestellt wird, das alle Daten korrekt, verschlüsselt und nachvollziehbar versendet worden sind, muss jeder DiFin-Sender (hmd stellt sich als DiFin Sender bereit) ein Zertifikat bei der Schufa beantragen. Dieses Senderzertifikat dient der Autorisierung gegenüber den Rechenzentren der Banken und Sparkassen und wird innerhalb der Software von uns mitgeliefert.

Damit überhaupt Daten zwischen Mandant, Steuerkanzlei bzw. Steuerberatung und Geldinstitut ausgetauscht werden können, müssen doch einige Voraussetzungen geschaffen werden. Wir haben den gesamten Prozess weiter unten im Detail beschrieben.

Ganz besonders wichtig sind diese Punkte:

1. Der Mandant muss mit der Bank eine Teilnehmererklärung zu DiFin unterschreiben
2. Diese TVE sollte in der Steuerberatung beim Mandanten abgelegt sein
3. Die Bank oder Sparkasse muss am DiFin Verfahren als Empfänger teilnehmen

Alle Voraussetzungen werden von uns vor dem Versand der Daten live geprüft. Hier finden Sie weitere Informationen zum Thema "Wie setze ich DiFin korrekt um?".

Damit ist wieder ein Stück Digitalisierung und Automatisierung geschafft, das den Alltag in vielen Bereichen für die Steuerberatung erleichtert. Ein Versand von Saldenlisten oder BWA‘s per Fax an Banken und Sparkassen wird damit stark reduziert werden. PDF’s müssen nicht mehr per Email als Sicherheitsrisiko versendet werden und bei den Banken und Sparkassen können die empfangenen Daten digital und schnell ohne manuelle Erfassung weitergegeben und den Prüf- und Auswertungssystem zur Verfügung gestellt werden.

Für die Steuerkanzlei bzw. die Steuerberatung erschließt sich ein weiteres Feld der Digitalisierung, die in Verbindung mit dem Mandanten und den Geldinstituten eine moderne und zukunftsweise Steuerkanzlei ausmacht. Dies bedeutet für alle Steuerberater und Steuerberaterinnen, das hier der digitale Erfolg der Steuerkanzlei weiter vervollständigt wird. 

Alle Vorteile auf einen Blick, um DiFin nutzen zu können - In ECHTZEIT

Mit dem hmd.digitaler-finanzbericht (DiFin) können Sie

• Jahresabschlussdaten der Bilanz werden mit den Handelsbilanzdaten digital übermittelt
• Jahresabschlussdaten der Einnahmen-Überschussrechnung werden digital übermittelt
• die Teilnehmererklärung digital beim Mandanten gespeichert werden
• die Plausiprüfung sofort vor dem Versand durchgeführt werden
• alle Daten aus den E-Bilanzstammdaten übernommen werden
• die PDF Dateien sofort beim Versand erzeugt und hinterlegt werden
• der Fertigstellungsstatus des Abschlusses angezeigt werden

Vorteile mit hmd.digitaler-finanzbericht (DiFin)

• Einfache, in vier Schritten, durchführbarer Versand an das Geldinstitut
• Verwendung der EÜR-Taxonomie 1.0
• Integration aller Erweitungstaxonomien für alle Unternehmensbereiche
• Basis sind die bereits vorhandenen Daten aus der E-Bilanz
• Prüfung ob DiFin Empfänger (Geldinstitut) teilnimmt
• Prüfung ob TVE vom Sender vorliegt und Freigabe erteilt wurde
• Automatische Plausibilitätsprüfungen
• Anbindung an das Dokumentenmanagement (DMS) von hmd
• PDF als Anlage wird automatisch erstellt und archiviert
• PDF kann aus DMS zusätzlich ausgewählt werden
• Voll integrierter Prozess in der hmd.abschluss Erstellung

Ablaufbeschreibung in Kurzform für die Nutzung des digitalen Finanzberichtes (DiFin) 

Prozesse innerhalb der Geldinstitute (DiFin-Empfänger)

• Geldinstitut des Mandanten muss am DiFin Prozess teilnehmen
• Übermittlung erfolgt über die RZ der Banken anhand der BLZ der Bank des Mandanten
• Das Schufa Zertifikat dienst als Autorisierung gegenüber dem Rechenzentrum für den DiFin-Sender
• Die Bundesbank überwacht die gesamte Koordination und Abläufe als übergeordnete Behörde
• Über die BLZ der Bank und der Kontonummerdes Mandanten wird die Teilnahme des Geldinstitutes geprüft

Prozess für den Mandanten

• Mandant muss mit der Bank eine Teilnehmererklärung (TVE) abschließen
• TVE wird bei der Bank hinterlegt
• TVE wird vom Mandant an den Steuerberater als Kopie weiter gegeben
• Prozess ist abgeschlossen

 Prozess für den Steuerberater (DiFin-Sender)

• TVE vom Mandanten wird in der Software von hmd hinterlegt (ähnlich der Mandantenvollmacht)
• Es wäre lt. Steuerberaterverband empfehlenswert, eine Vollmacht vom Mandanten für den Versand zu haben. (Ist aber nicht zwingend notwendig)
• Steuerkanzlei / Steuerberatung erstellt den Jahresabschluss oder EÜR in hmd.abschluss auf Basis der Handelsbilanz
• Hinterlegung von Kundenummer bei der Bank (in aller Regel ist dies die Kontonummer) des Mandanten und des Ansprechpartners in der Kanzlei
• Versand des Jahresabschluss über DiFin
• Der Versand erfolgt nicht direkt an die Bank des Mandanten, sondern an die Rechenzentren der Banken und Sparkassen. Diese verteilen die Daten an die Zielbank des Mandanten direkt automatisch weiter
• Versand einer XBRL/XML Datei mit der aufbereiteten PDF – Datei als Auswertung im Anhang
• Die PDF Datei wird zur Laufzeit der Erstellung der Auswertung mit erstellt und gespeichert

Prozess innerhalb der Softwareapplikation (DiFin-Sender)

• hmd hat über die Schufa ein Zertifikat beantragt und liefert dieses im Rahmen der Software aus
• Über den hmd.abschluss kann der Reiter „DiFin“ gestartet werden und der erstellte Jahresabschluss kann übertragen werden, wenn alle Parameter auf grün sind 
  • Bank nimmt an DiFin teil
  • Die TVE des ist Mandanten vorhanden
  • Der Jahresabschluss ist endgültig/vorläufig
  • Die EÜR-Taxonomie 1.0 ist hinterlegt
  • Die Plausi-Prüfung für DiFin ist ohne Fehler durchgelaufen
• Protokoll und Auswertungen werden im lokalen Dokumentenmanagement gespeichert

Produktinfo hmd.digitaler-finanzbericht